Pemformatan bersyarat memungkinkan Anda menyorot data penting dan menerapkan pemformatan khusus ke sel yang memenuhi kriteria tertentu.
Pemformatan bersyarat Excel adalah fitur canggih yang memungkinkan Anda mengubah format sel berdasarkan kondisi (atau kriteria). Pemformatan bersyarat membantu menyoroti, menekankan, atau membedakan data yang disimpan dalam lembar bentang Excel.
Semua aturan pemformatan bersyarat didasarkan pada logika sederhana: Jika kondisinya benar, maka pemformatan khusus akan diterapkan; jika kondisinya salah, maka pemformatan tidak akan diterapkan.
Pemformatan bersyarat membantu Anda menyoroti data penting dalam kumpulan data, menekankan anomali, dan memvisualisasikan data menggunakan bilah data, warna, dan kumpulan ikon. Dalam tutorial ini, kita akan menjelajahi cara menerapkan pemformatan bersyarat untuk menyorot sel atau rentang sel berdasarkan suatu kondisi.
Cara Menerapkan Pemformatan Bersyarat Excel
Misalnya, Anda bertanggung jawab mengelola daftar inventaris yang besar dengan beberapa item dan jumlahnya masing-masing dalam stok. Dan jika jumlah stok barang tertentu di bawah, katakanlah 50, penting bagi Anda untuk mengetahuinya, sehingga Anda dapat mengisi ulang.
Jika daftar inventaris tersebut memiliki kumpulan data dengan ratusan baris, tidak terlalu efektif untuk menelusuri baris demi baris untuk melihat apakah ada angka di kolom tersebut yang berada di bawah '50'. Di situlah fitur Pemformatan Bersyarat berguna. Dengan beberapa klik dengan mouse Anda, Anda dapat menyorot semua nilai dalam kolom yang kurang dari '50'.
Pemformatan Bersyarat dengan Aturan Sorotan
Dalam contoh kami, kami memiliki lembar kerja yang berisi catatan penjualan beberapa produk. kami ingin menyoroti jumlah penjualan yang kurang dari 500.
Untuk melakukannya, pertama-tama pilih rentang sel yang ingin Anda terapkan aturan (kondisi). Dalam contoh kami, kami ingin menyorot jumlah yang kurang dari 500 di kolom 'Jumlah', jadi pilih kolom D. Anda dapat menyorot nilai dalam rentang sel atau beberapa rentang sel, atau bahkan seluruh lembar.
Lalu buka tab 'Beranda' dan klik 'Pemformatan Bersyarat'. Pilih 'Sorot Aturan Sel' dari drop-down dan karena kami ingin menemukan kurang dari 500 nilai, klik opsi 'Kurang Dari'. Excel menawarkan tujuh aturan sorotan yang telah ditetapkan. Anda dapat menggunakan salah satu dari mereka untuk menyorot data.
Selanjutnya, kotak dialog 'Kurang Dari' akan muncul. Di dalamnya, masukkan '500' di kotak 'Format sel yang KURANG DARI' dan pilih pemformatan untuk sorotan di drop-down di sebelahnya.
Sekarang, sel yang berisi kurang dari 500 nilainya akan disorot dalam pemformatan yang dipilih.
Mari kita lihat cara menyorot nilai yang berisi string teks tertentu. Dalam contoh berikut, kami ingin menyoroti semua karyawan dari New South Wales (NSW).
Untuk melakukannya, buka tab Beranda -> Pemformatan Bersyarat -> Sorot Aturan Sel -> Teks yang Berisi.
Anda dapat menggunakan opsi lain di menu tarik-turun horizontal 'Sorot Aturan Sel' untuk menyorot Nilai Duplikat, Tanggal, Lebih Besar dari, Sama dengan, atau Antara nilai.
Di kotak dialog Teks yang Berisi, masukkan 'NSW' di kotak dan pilih pemformatan, dan klik 'OK'.
Hasil:
Pemformatan Bersyarat dengan Aturan Atas/Bawah
Aturan Atas/Bawah adalah aturan pemformatan bersyarat bawaan yang berguna lainnya yang tersedia di Excel. Aturan ini memungkinkan Anda untuk menarik perhatian ke atas (n) jumlah item, bagian atas (n) jumlah persen, bagian bawah (n) jumlah item, bagian bawah (n) jumlah persen, atau nilai sel yang berada di atas rata-rata atau di bawah rata-rata.
Katakanlah Anda memiliki catatan nilai siswa dalam spreadsheet dan Anda ingin mengetahui 10 pemain terbaik (10 peringkat teratas) dari daftar itu. Dengan pemformatan bersyarat, Anda dapat menyorot 10 tanda teratas atau 15 teratas, atau (n) jumlah item teratas. Untuk menyorot 10 item teratas dalam rentang sel, pertama, pilih rentang (Total) di tabel.
Lalu, buka 'Pemformatan Bersyarat', luaskan 'Aturan Atas/Bawah' dan pilih opsi '10 item teratas..'.
Di kotak dialog 'Top 10 item', ubah jumlah peringkat menggunakan panah kecil di bidang kiri. Jika Anda ingin menyorot 20 peringkat teratas (nilai total) dalam daftar nilai Anda, maka atur angkanya menjadi 20. Defaultnya sudah 10, jadi kami menyimpannya. Pilih pemformatan sel di bidang kanan dan klik 'OK'
10 nilai teratas dari kolom 'Total' disorot seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Katakanlah Anda ingin menemukan nilai di bawah rata-rata di kolom 'Ujian 1' di lembar nilai yang sama. Untuk melakukannya, buka tab Beranda -> Pemformatan Bersyarat -> Aturan Atas/Bawah -> Di Bawah Rata-Rata.
Anda dapat menyiapkan pemformatan bersyarat Anda sendiri alih-alih memilih salah satu ketentuan yang telah ditentukan sebelumnya. Untuk membuat pemformatan Anda sendiri, pilih opsi 'Format Kustom' di jendela 'Di Bawah Rata-Rata'.
Jendela Format Sel baru akan terbuka, di sini Anda dapat menyesuaikan sel pemformatan Anda. Kami memilih warna oranye untuk menyorot tanda di bawah rata-rata. Sekali, Anda selesai klik 'OK' dua kali untuk melihat hasilnya.
Hasil:
Terapkan Data Bar
Bilah Data hanyalah bilah horizontal di sel Anda. Ukuran bilah relatif terhadap nilai sel masing-masing dengan nilai sel lain dalam rentang yang dipilih. Itu berarti nilai bilah pendek rendah dibandingkan dengan nilai sel lain dan bilah panjang berarti nilainya tinggi dibandingkan dengan nilai sel lainnya.
Pertama, pilih rentang sel yang ingin Anda visualisasikan dengan bilah data.
Selanjutnya, buka 'Pemformatan Bersyarat' di tab 'Beranda', lalu luaskan 'Bilah Data' di tarik-turun dan pilih bilah data pilihan Anda.
Perbedaan antara format Data Bar dan format lainnya adalah format ini ditampilkan di semua sel alih-alih memenuhi kondisi tertentu.
Terapkan Skala Warna
Skala warna sangat mirip dengan bilah data karena keduanya mengkorelasikan nilai sel individual dengan nilai sel lain dalam rentang yang dipilih. Namun, bilah data memvisualisasikan nilai sel dengan panjang bilah, sementara skala warna melakukannya dengan gradien warna.
Setiap opsi skala warna menggunakan dua atau tiga pola gradien warna. Satu warna diberikan untuk nilai tertinggi, warna lain diberikan untuk nilai terendah dan semua nilai lainnya di antaranya mendapatkan perpaduan dari dua warna tersebut.
Untuk ini, kami akan menggunakan contoh yang sama yang kami gunakan untuk bilah data. Pilih rentang sel, buka Beranda -> Pemformatan Bersyarat -> Skala Warna. Kemudian, pilih rentang warna dari menu dropdown horizontal Color Scales.
Ketika kami memilih rentang warna pertama, warna merah diberikan ke nilai terendah, warna hijau dialokasikan ke nilai tertinggi, dan semua nilai di antaranya adalah warna yang diberikan yang merupakan perpaduan warna merah dan hijau (seperti yang ditunjukkan di bawah). Karena kuning dibuat dengan menggabungkan merah dan hijau pada intensitas yang sama, sel-sel dengan nilai rata-rata diberikan padanya.
Terapkan Set Ikon
Kumpulan Ikon adalah metode lain untuk memvisualisasikan data di dalam setiap sel dan menghubungkan sel satu sama lain.
Pilih sel dan klik Beranda -> Pemformatan Bersyarat -> Kumpulan Ikon. Anda dapat memilih salah satu dari kumpulan ikon ini yang lebih sesuai dengan kebutuhan Anda. Untuk contoh kita, kita akan memilih opsi pertama di bawah Directional.
Panah merah, kuning, dan hijau yang masing-masing menunjukkan barang berharga rendah, sedang, atau tinggi.
Hapus pemformatan bersyarat
Untuk menghapus pemformatan bersyarat, kembali ke opsi 'Pemformatan Bersyarat' di tab 'Beranda' dan klik 'Hapus Aturan'. Kemudian, pilih aturan mana yang ingin Anda hapus.
Kami akan memilih 'Hapus Aturan dari Seluruh Lembar' untuk menghapus semua pemformatan bersyarat dari lembar kerja.
Sekarang, Anda telah mempelajari cara menggunakan pemformatan bersyarat untuk memformat sel dengan kondisi prasetel Excel.