Buat catatan otomatis dalam rapat dengan menggunakan fitur Transkripsi Langsung di Microsoft Teams.
Microsoft Teams dulunya cukup unggul dalam gerombolan aplikasi Kolaborasi Workstream. Namun akhir-akhir ini, ia telah mendorong batas-batasnya lebih jauh untuk tetap relevan di zaman yang berubah. Berkat perubahan drastis dalam keseluruhan persamaan seputar cara kami bekerja dan persaingan yang ketat, Microsoft Teams secara konsisten menghadirkan A-game-nya.
Tambahan terbaru untuk gudang fitur yang ditawarkan Teams adalah Transkripsi Rapat Langsung. Transkripsi langsung tersedia selama rapat, dan Anda tidak perlu merekam rapat untuk membuat transkripsi ini.
Transkripsi dapat sangat meningkatkan pengalaman rapat Anda. Mereka tidak hanya membuat rapat Anda lebih produktif dengan mengotomatiskan catatan rapat untuk Anda. Meskipun tidak harus membuat catatan secara manual merupakan nilai tambah yang besar. Mereka juga membuat pertemuan lebih inklusif bagi peserta yang tunarungu atau tuna rungu, berada di tempat yang bising, atau memiliki tingkat kemahiran bahasa yang berbeda.
Apa Bedanya Transkripsi dengan Teks Otomatis?
Microsoft Teams telah memiliki fitur teks langsung untuk beberapa waktu sekarang. Jadi, apa istimewanya Transkripsi Pertemuan? Perbedaan terbesar adalah ketersediaan.
Transkripsi tersedia setelah rapat. Dan Anda dapat mengunduh dan membaginya dengan siapa saja. Itulah mengapa kami menyebutnya "catatan rapat otomatis". Tetapi Teams tidak menyimpan teks.
Selain itu, saat Anda mengaktifkan teks, teks tersebut hanya terlihat oleh Anda tetapi transkripsi dapat dilihat oleh semua orang, meskipun pengguna dapat memilih untuk menyembunyikannya.
Jika alasan utama Anda ingin mengaktifkan transkripsi adalah untuk membuat rapat lebih inklusif dan mudah diakses, Anda dapat menggunakan transkripsi atau teks. Tetapi untuk memiliki catatan seluruh pertemuan, transkripsi adalah cara yang harus dilakukan.
Prasyarat untuk Menggunakan Transkripsi di Tim Misrosoft
Ada beberapa hal yang terkait dengan penggunaan transkripsi di Microsoft Teams. Pertama, ini hanya tersedia untuk rapat terjadwal, dan bukan untuk saluran atau rapat 'Bertemu Sekarang'. Jadi, jika agenda Anda bersifat inklusif dan lebih mudah dipahami dalam rapat saluran atau rapat dadakan, Anda dapat menggunakan teks langsung.
Selain itu, fitur ini hanya tersedia jika bahasa lisan adalah bahasa Inggris AS. Selain itu, ini hanya dapat digunakan dari aplikasi desktop dan hanya tersedia untuk lisensi tertentu. Ini pada dasarnya berarti bahwa pengguna gratis Microsoft Teams dan jenis lisensi yang dikecualikan tidak memiliki akses ke fitur tersebut.
Organisasi dengan lisensi berikut memiliki akses ke Transkripsi di Teams: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, SKU Microsoft 365 Bisnis Premium.
Pengguna GCC, GCC-Tinggi, dan DoD tidak memenuhi syarat untuk menggunakan fitur ini.
Transkripsi juga harus diaktifkan untuk organisasi oleh admin TI. Jika Anda tidak dapat menemukan opsi untuk transkripsi, Anda harus menghubungi admin.
Mengaktifkan Transkripsi untuk Organisasi Anda
Jika Anda adalah admin TI untuk organisasi Anda, buka pusat admin Teams.
Admin TI organisasi dapat mengaktifkan transkripsi untuk semua orang dengan memasukkannya ke dalam kebijakan global atau orang tertentu dengan memiliki kebijakan yang berbeda untuk pengguna yang berbeda.
Dari panel navigasi di sebelah kiri, klik opsi untuk 'Rapat'.
Beberapa opsi akan diperluas di bawahnya. Pilih 'Kebijakan rapat' dari ini.
Untuk mengaktifkan opsi bagi seluruh organisasi, klik opsi atau ‘Global (Default seluruh organisasi)’.
Gulir ke bawah ke bagian 'Audio & Video'. Kemudian, pastikan opsi 'Izinkan Transkripsi' aktif.
Untuk mengaktifkannya secara selektif, Anda memiliki dua opsi. Anda dapat mengaktifkannya untuk seluruh organisasi, lalu membuat kebijakan khusus di mana opsi untuk Transkripsi tidak diaktifkan dan menetapkan kebijakan tersebut kepada pengguna yang tidak ingin Anda akses fiturnya. Atau Anda bisa pergi ke arah yang berlawanan, di mana opsi tidak diaktifkan secara global, tetapi hanya dalam kebijakan khusus dan Anda dapat menetapkannya ke pengguna yang Anda inginkan untuk dapat mengakses fitur tersebut.
Untuk membuat kebijakan rapat baru, buka halaman 'Kebijakan rapat' dan klik tombol 'Tambah'.
Beri nama pada kebijakan dan konfigurasikan seperti yang Anda inginkan. Klik tombol 'Simpan'.
Untuk menetapkan kebijakan kepada pengguna, pilih dan klik tombol 'Kelola Pengguna'.
Sebuah panel akan muncul di sebelah kanan. Cari pengguna yang ingin Anda tetapkan kebijakannya dan klik tombol 'Terapkan'.
Anda juga dapat menetapkan kebijakan ke grup pengguna mana pun di organisasi Anda.
Menggunakan Fitur Transkripsi dalam Rapat
Menggunakan fitur dalam rapat adalah berjalan-jalan di taman. Tetapi ingat bahwa Anda hanya dapat menyalin rapat terjadwal. Mulai atau bergabung dengan rapat terjadwal dari acara kalender Anda.
Penyelenggara rapat dan orang-orang dari penyewa yang sama dapat memulai transkripsi. Tamu, orang dari penyewa lain, dan pengguna anonim (orang yang tidak ingin diidentifikasi dalam transkripsi) tidak dapat memulai transkripsi dalam rapat.
Untuk memulai transkripsi, buka 'Tindakan lainnya' dari bilah alat rapat.
Kemudian, pilih 'Mulai Transkripsi' dari opsi.
Anda akan melihat pemberitahuan bahwa transkripsi telah dimulai, dan Anda harus memberi tahu semua orang bahwa mereka sedang ditranskripsi. Tetapi peserta lain juga akan melihat pemberitahuan bahwa rapat sedang ditranskripsi. Meskipun demikian, Anda harus memberi tahu semua orang sebagai rasa hormat kepada peserta yang telah bergabung dari telepon.
Panel transkripsi akan muncul di sebelah kanan. Transkrip juga akan menyertakan nama pengguna dan ikon profil peserta serta cap waktu.
Semua peserta rapat dapat menampilkan atau menyembunyikan panel transkrip kapan saja. Klik tombol 'Tutup' pada panel untuk menyembunyikannya.
Anda juga dapat membuka menu Tindakan lainnya dan memilih 'Sembunyikan transkrip' dari sana.
Untuk menampilkan panel, pilih 'Tampilkan transkrip' dari menu Tindakan lainnya.
Penyelenggara dan penyaji rapat dapat menghentikan transkripsi dan memulai ulang transkripsi kapan saja selama rapat. Untuk menghentikan transkripsi, navigasikan ke menu Tindakan lainnya dan pilih 'Hentikan Transkripsi'.
Semua orang akan mendapatkan pemberitahuan bahwa Anda berhenti menyalin. Transkripsi akan otomatis berhenti saat semua orang meninggalkan rapat.
Mengunduh dan Berbagi Transkripsi
Transkrip rapat tersedia untuk diunduh secara otomatis setelah rapat di acara kalender. Buka 'Kalender' dari panel navigasi di sebelah kiri.
Kemudian, buka acara untuk pertemuan yang dijadwalkan.
Halaman rapat akan memiliki tab tambahan di bagian atas: 'Rekaman dan Transkrip'.
Seluruh transkrip akan tersedia untuk dilihat di sana. Untuk mengunduhnya, klik tombol unduh.
Anda dapat mengunduh transkrip sebagai file .vtt (format populer untuk transkrip) atau file .docx (dokumen Word).
Transkripsi tersedia untuk diunduh dari akun peserta hingga penyelenggara rapat menghapusnya.
Peserta seluler tidak dapat melihat transkripsi di aplikasi seluler. Untuk membuatnya dapat diakses oleh peserta seluler, unduh file dan unggah ke obrolan. Buka obrolan rapat dan klik tombol 'Lampirkan' untuk mengunggah file.
Peserta seluler kemudian dapat menemukan file di obrolan mereka.
Menyembunyikan Identitas Anda dalam Transkripsi
Tim dapat mengidentifikasi orang yang berbicara dan transkripsi rapat secara otomatis menyertakan nama pengguna dan nama orang tersebut. Jika Anda ingin tetap anonim dalam transkripsi, Anda dapat menyembunyikan identitas Anda. Tetapi Anda harus melakukannya sebelum rapat.
Klik ikon 'Pengaturan dan lainnya' (menu tiga titik) di sebelah ikon profil Anda di bilah judul. Kemudian, pilih 'Pengaturan' dari menu.
Pengaturan akan terbuka. Dari menu navigasi di sebelah kiri, buka 'Teks dan transkrip'.
Kemudian, matikan sakelar untuk 'Identifikasi saya secara otomatis dalam teks dan transkrip'.
Transkripsi adalah fitur hebat dan Microsoft Teams pasti membuatnya mudah digunakan. Jadi, lain kali Anda ingin membuat catatan rapat atau ingin membuat konten rapat dapat diakses oleh semua orang, Anda dapat menyalin seluruh rapat.