Mengirim email yang seharusnya tidak Anda miliki? Tidak perlu khawatir; Microsoft Outlook akan menyimpan persembunyian Anda.
Pernahkah Anda mengirim email yang salah ke seseorang dan merasa dunia akan kiamat? Atau bahkan tidak salah, hanya yang tidak lengkap dan sekarang Anda pikir Anda akan terlihat seperti orang bodoh di depan rekan kerja Anda? Pengguna Microsoft Outlook tidak perlu khawatir tentang kejahatan ini.
Microsoft Outlook memiliki fitur untuk mengingat atau mengganti email Anda dan orang lain tidak akan pernah tahu tentang kecelakaan apa pun di pihak Anda. Tentu saja, ada beberapa ikatan.
Kapan Anda Dapat Mengingat Email?
Fitur penarikan atau penggantian hanya berfungsi ketika orang lain belum membuka dan membaca email Anda. Melihat email di panel baca tidak dihitung. Dan Anda hanya dapat menggunakannya jika Anda dan penerima memiliki akun email Microsoft 365 atau Microsoft Exchange di organisasi yang sama. Recall/ Replace adalah fitur Microsoft Exchange, dan tidak tersedia untuk akun MAPI atau POP.
Catatan: Fitur Recall tidak tersedia jika organisasi Anda belum mengaktifkannya.
Cara Mengingat Email
Buka aplikasi Outlook di desktop Anda (tidak akan berfungsi dengan Outlook online) dan masuk ke akun Microsoft 365 Anda. Sebelum mencari tombol Recall, Anda dapat mengetahui apakah akun Anda memenuhi syarat untuk menggunakan opsi ini jika Anda tidak yakin.
Buka opsi menu 'File' dan klik di atasnya.
Informasi Akun akan terbuka. Pastikan jenis akunnya adalah 'Microsoft Exchange' dan bukan MAPI atau POP.
Jika itu adalah akun Microsoft Exchange dan penerima juga berada di sistem email yang sama, Anda siap melakukannya. Klik tombol kembali untuk kembali ke jendela utama dan pergi ke folder 'Item Terkirim'.
Buka email yang ingin Anda ingat. Klik dua kali untuk membukanya. Satu klik pada email, seperti yang biasa kita lakukan, akan membukanya di panel baca. Anda tidak dapat mengingat email dari panel baca. Email akan terbuka di jendela terpisah. Dari tab 'Pesan', pilih 'Tindakan' lalu pilih 'Ingat Pesan ini' dari menu tarik-turun.
Jika Anda tidak dapat menemukan opsi 'Tindakan' pada tab 'Pesan', maksimalkan jendela Anda ke layar penuh karena beberapa opsi menghilang di jendela sebagian atau alihkan ke tab 'File'.
Dari tab File, pilih 'Info' dari menu navigasi di sebelah kiri.
Kemudian, klik opsi 'Kirim Ulang atau Panggil Ulang' dan pilih 'Ingat Pesan Ini' dari menu tarik-turun.
Setelah Anda mengklik opsi Recall (dari salah satu tab), sebuah kotak dialog akan terbuka, dan Anda dapat memilih apakah Anda ingin memanggil kembali email seluruhnya atau menggantinya. Memanggil email akan menghapusnya dari kotak masuk penerima, sedangkan opsi ganti akan menghapus email sebelumnya dan menggantinya dengan yang baru.
Mari kita periksa perbedaan antara kedua opsi. Untuk sekadar mengingat email, pilih opsi 'Hapus salinan pesan ini yang belum dibaca'.
Centang opsi 'Beri tahu saya jika penarikan berhasil atau gagal untuk setiap penerima' sebelum memanggil kembali surat tersebut. Dengan cara ini Anda akan mendapatkan pesan yang akan memberi tahu Anda apakah penarikan berhasil. Centang opsi ini apakah Anda berencana untuk memanggil kembali atau mengganti email untuk mengetahui status penarikan tersebut.
Sekarang, klik OK. Hanya itu yang perlu Anda lakukan dan pesan akan dipanggil kembali jika penerima belum membacanya.
Untuk mengganti email, pilih opsi 'Hapus salinan yang belum dibaca dan ganti dengan pesan baru' dan klik OK.
Outlook akan membuka email asli Anda di kotak tulis. Anda dapat mengeditnya untuk mencerminkan apa yang ingin Anda kirim sekarang dan klik tombol 'Kirim'. Email baru akan menggantikan email sebelumnya di kotak masuk penerima.
Anda akan mendapatkan pemberitahuan jika penarikan pesan berhasil.
Apa yang Terjadi di Pihak Penerima?
Saat penarikan berhasil: Jika penerima belum membaca pesan asli saat Anda mengingat/mengganti pesan, pesan asli dihapus dan diganti dengan pesan ganti (jika ada). Juga, penerima diberitahu bahwa Anda telah mengingat sebuah pesan.
Ketika penarikan kembali gagal: Pesan asli dan pesan yang dipanggil kembali tersedia di folder penerima. Jika penerima membuka pesan asli saat permintaan penarikan sedang diproses, penerima akan diberi tahu bahwa Anda mencoba mengingat pesan tersebut. Tapi pesan asli masih tersedia di folder mereka.
Apakah Anda telah mengirim email dengan fakta yang salah atau tidak cukup, Microsoft Outlook akan menjadi penyelamat Anda. Ingat pesan dalam beberapa klik, dan tidak ada yang akan lebih bijaksana tentang campur aduk Anda. Tapi ingat, Anda harus bertindak cepat, karena begitu penerima membaca email Anda, tidak akan ada gunanya.