Apa itu File CSV, dan Bagaimana Cara Membuka atau Membuatnya?

Panduan lengkap tentang apa itu file CSV, dan cara membuat, membuka, mengimpor, atau mengekspornya.

File CSV mengacu pada ekstensi file 'Nilai yang dipisahkan koma', yang memungkinkan Anda menyimpan data tabular untuk mengelola kumpulan data atau database. Ini adalah file teks biasa yang hanya dapat berisi angka dan nilai teks yang dipisahkan atau dibatasi oleh koma.

CSV adalah format file yang sangat populer dan serbaguna yang sering digunakan untuk bertukar data antara aplikasi yang berbeda. Karena mudah diatur dan dimanipulasi, file CSV banyak digunakan dalam aplikasi konsumen, bisnis, keuangan, dan ilmiah. Banyak program menawarkan opsi untuk mengimpor atau mengekspor file dalam format CSV.

Pada artikel ini, kita akan membahas apa itu file CSV, cara membuat dan mengeditnya, cara membuka file CSV, dan cara mengimpor/mengekspor file CSV.

Apa itu file CSV dan Apa Strukturnya?

File CSV kadang-kadang disebut sebagai Nilai yang Dipisahkan Karakter atau File Dibatasi Koma adalah file apa pun yang diakhiri dengan '.csv'. Ini adalah format pertukaran data yang umum digunakan oleh program spreadsheet atau database seperti Microsoft Excel, Google Sheets, MySQL, dll. CSV memudahkan untuk mentransfer data kompleks antara aplikasi yang tidak dapat berbicara satu sama lain, selama kedua aplikasi mendukung format CSV.

File CSV hanya boleh berisi huruf, angka, dan karakter (karakter ASCII atau Unicode yang dapat dicetak), yang dipisahkan (atau dipisahkan) dengan karakter koma. Karena mereka adalah file teks biasa, file CSV mudah untuk diimpor atau diekspor. Dengan file CSV, Anda dapat dengan mudah mengekspor informasi besar dan kompleks dari satu program, lalu mengimpor informasi dalam file CSV tersebut ke program lain.

Dalam file CSV, nilai biasanya dipisahkan dengan koma tetapi terkadang nilai tersebut dapat menggunakan karakter lain untuk memisahkan nilai, termasuk:

  • Titik koma (;)
  • Tab (\t)
  • Ruang angkasa ( )
  • Tanda Petik Tunggal atau Ganda (") (“")
  • Pipa (|)

Struktur file CSV

File CSV memiliki struktur sederhana dan sebenarnya dieja dengan namanya (nilai yang dipisahkan koma). File CSV menggunakan koma untuk memisahkan setiap nilai data tertentu (kolom) pada satu baris, dan baris yang berbeda muncul pada baris yang berbeda. Misalnya, saat Anda mengonversi tabel data menjadi file CSV, baris/baris pertama berisi judul kolom (dibatasi) tabel, lalu setiap baris berisi baris tabel.

Ini akan lebih dipahami dengan sebuah contoh. Katakanlah Anda memiliki spreadsheet ini yang berisi tabel data:

Dan beginilah tampilan data di atas dalam file berformat CSV:

Nama Depan,Nama Belakang,Jenis Kelamin,Country Franklyn,Unknow,Laki-laki,France Loreta,Curren,Wanita,Prancis Philip,Gent,Pria,France Shavon,Benito,Wanita,France Shavonne,Pia,Wanita,Prancis

File CSV bisa lebih rumit dari ini dengan lebih banyak bidang atau nilai pada setiap baris dan dapat berisi ribuan baris. File CSV tidak akan mendukung font, desain, atau pemformatan apa pun, hanya berisi teks biasa. Kesederhanaan inilah yang membuat CSV menjadi file pilihan untuk mengekspor dan mengimpor data ke program lain.

Membuat file CSV

Ada dua cara untuk membuat file CSV – satu, Anda dapat membuat file CSV dengan mengekspor atau menyimpan file dalam format CSV menggunakan aplikasi; dua, buat file CSV menggunakan editor teks.

Buat file CSV menggunakan Editor Teks

Anda tidak memerlukan spreadsheet atau perangkat lunak database khusus untuk membuat file CSV, Anda dapat membuat file CSV menggunakan editor teks apa pun yang mumpuni seperti Notepad, Vim, Notepad++, dll. Yang perlu Anda lakukan hanyalah memasukkan string nilai ( kolom), yang dipisahkan dengan koma, dan baris dipisahkan oleh baris baru. Berikut caranya:

Pertama, buka editor teks seperti Notepad, lalu masukkan nama kolom atau baris pertama data (catatan) yang dipisahkan koma ke baris pertama. Misalnya, kami mengetik header berikut di baris file:

Nama, Jenis Kelamin, Negara, Usia

Dan, pastikan untuk mengetik tanpa spasi yang tidak perlu dalam string.

Kemudian, ketikkan nilai Anda ke baris kedua, menggunakan format yang sama seperti baris pertama. Di sini, kami memasukkan nama sebenarnya, diikuti oleh jenis kelamin, diikuti oleh negara, dan kemudian usia. 

Dulce,Wanita,Amerika Serikat,32

Lanjutkan menulis nilai Anda untuk setiap item ke setiap baris berikut. Jika Anda ingin mengosongkan bidang (nilai) apa pun, pastikan untuk menambahkan koma, atau bidang yang tersisa di baris akan digeser ke kiri saat Anda mengimpor file ke dalam tabel. Pada contoh di bawah, kami meninggalkan bidang negara di baris ke-7, tetapi kami menambahkan koma untuk meninggalkan sel kosong saat kami memasukkan data ke dalam tabel.

Aturan untuk Membuat file CSV

Internet Engineering Task Force (IETF) mendefinisikan bagaimana file CSV harus disusun dan diformat dengan standar 'RFC4180'. Menurut ini, ada beberapa aturan lagi yang perlu Anda ikuti untuk memformat data dalam file CSV. Di sini, 'CRLF' adalah singkatan dari 'carriage return' dan 'linefeed', yang berarti jeda baris.

  • Simpan setiap baris data pada baris terpisah, dipisahkan oleh jeda baris (CRLF).
Philip,Pria,Prancis,36
  • Anda tidak harus mengikuti baris terakhir data (baris) dengan jeda baris.
Philip,Pria,Prancis,36 Mara,Wanita,Inggris,25
  • Anda dapat menyertakan baris header opsional dengan daftar nama kolom di baris pertama file dengan format yang sama dengan baris lainnya. Header dapat berisi nama yang terkait dengan bidang dalam file.
Nama Depan,Nama Belakang,Jenis Kelamin,Negara Philip,Pria,Prancis,36 Mara,Wanita,Inggris,25
  • Pastikan setiap bidang dalam daftar tajuk dan setiap catatan dipisahkan dengan koma. Setiap catatan/baris harus berisi jumlah bidang yang sama di seluruh file. Dan kolom terakhir di baris tidak boleh diikuti koma.
Nama Depan, Nama Belakang, Jenis Kelamin, Negara Shavon, Benito, Wanita, Prancis
  • Jika Anda menyertakan bidang dalam tanda kutip ganda, maka tanda kutip ganda mungkin tidak muncul di dalam bidang.
"Sherron", "Wanita", "Britania Raya", "65" Belinda,Wanita,Islandia,68
  • Jika Anda ingin koma, tanda kutip ganda, titik koma, atau pemisah baris muncul di bidang, lalu sertakan bidang dalam tanda kutip ganda.
Shavonne,Wanita,"Fra;nce", "10.000"

Setelah Anda selesai mengikat data Anda di Notepad (editor teks), klik menu 'File' dan pilih opsi 'Simpan' atau tekan Ctrl+S.

Kemudian, ketik nama untuk file Anda dan akhiri nama file dengan ekstensi “.csv”.

Selanjutnya, pilih opsi ‘Semua File (*.*)’ dari drop-down ‘Simpan sebagai tipe’, lalu klik tombol ‘Simpan’.

Itu saja yang diperlukan untuk membuat file CSV menggunakan editor teks.

Buat file CSV menggunakan Aplikasi Spreadsheet

Cara termudah untuk membuat file CSV adalah dengan mengekspor file ke format CSV atau menyimpannya dalam format CSV. Sebagian besar spreadsheet, database, dan aplikasi lain memberi Anda opsi untuk mengekspor data ke file CSV atau menyimpannya sebagai file CSV. Anda juga dapat mengunduh kumpulan data dalam file CSV. Di banyak aplikasi, file CSV dibuat dengan mengklik menu 'File' dan memilih opsi 'Ekspor' atau 'Simpan Sebagai'.

Menggunakan Microsoft Excel

Microsoft Excel memungkinkan Anda untuk menyimpan file sebagai file CSV menggunakan fitur 'Simpan Sebagai'. Untuk membuat file CSV menggunakan Microsoft Excel, buka Excel lalu buka file yang sudah ada yang ingin Anda simpan dalam format CSV atau buat dokumen baru.

Untuk membuat dokumen baru untuk CSV, pertama, tambahkan tajuk kolom atau nama bidang untuk setiap bagian data yang ingin Anda sisipkan (misalnya nama depan, nama belakang, alamat, kota, negara bagian, dan kode pos) ke dalam sel yang terletak di baris 1 di bagian atas lembar kerja.

Kemudian, masukkan data Anda ke dalam spreadsheet di kolom yang sesuai. Seharusnya hanya ada satu catatan berturut-turut.

Untuk menyimpan spreadsheet Anda sebagai file CSV, klik 'File' dan pilih opsi 'Save As'.

Di halaman atau jendela Simpan Sebagai, ketikkan nama file Anda ke dalam bidang 'Nama File'.

Kemudian, pilih format 'CSV UTF-8(Dibatasi koma) (*.csv)' atau 'CSV (Dipisahkan koma) (*.csv)' dari tarik-turun 'Simpan sebagai tipe:' dan klik tombol 'Simpan' .

Saat Anda mengklik 'Simpan', hanya lembar aktif yang akan disimpan sebagai file CSV. Anda sekarang telah membuat file CSV menggunakan Excel.

Menggunakan Google Spreadsheet

Google Spreadsheet memungkinkan Anda mengunduh spreadsheet sebagai file CSV menggunakan fitur unduhan. Untuk melakukannya, buka spreadsheet yang ingin Anda unduh sebagai file CSV di Google Spreadsheet. Atau, Anda dapat membuat spreadsheet baru di Google Spreadsheet seperti yang kami lakukan di bagian di atas.

Setelah Anda selesai memasukkan data Anda ke dalam spreadsheet, klik menu 'File', kemudian perluas sub-menu 'Unduh' dan pilih opsi 'Nilai yang dipisahkan koma (.csv, lembar saat ini)'.

Ini akan mengunduh lembar saat ini di spreadsheet sebagai file CSV. Lembar Excel dan Google mungkin berisi rumus, gaya, gambar, pemformatan, dan hal-hal lain, tetapi tidak dibawa ke file CSV.

Catatan: Meskipun sebagian besar program spreadsheet mendukung banyak lembar, format CSV tidak mendukung 'lembar' atau 'tab' dan informasi pada lembar tambahan tidak akan direkam ke dalam CSV saat Anda mengekspor atau menyimpan file. Hanya lembar saat ini yang disimpan.

Membuka File CSV

Karena file CSV sangat sederhana, mereka dapat dengan mudah dibuka dengan editor teks apa pun (seperti Notepad) atau program spreadsheet (seperti Microsoft Excel, Google Spreadsheet). Di sebagian besar program ini, Anda cukup mengklik File > Open dan pilih file CSV untuk membukanya.

Buka File CSV di Editor Teks (Notepad)

Karena kesederhanaannya, editor teks apa pun yang dapat membuka file '.txt' dapat membuka file '.csv'. Saat Anda membuka file CSV di editor teks seperti Notepad, itu tidak akan menampilkan data yang diformat atau terstruktur. Sebagai gantinya, itu hanya akan menunjukkan kepada Anda nilai yang dipisahkan oleh koma atau pembatas lainnya.

Namun, Notepad mungkin mengalami masalah saat membuka file CSV jika file CSV berukuran besar (file dengan ukuran dalam GB). Dalam hal ini, coba gunakan editor teks yang lebih kuat seperti Notepad++, Vim, Sublime Text, dll. Notepad memberikan cara sederhana dan mudah untuk melihat file CSV.

Untuk membuka file CSV di Notepad atau editor teks default Anda, klik kanan file CSV di File Manager atau Windows Explorer, lalu pilih 'Edit' (Jika Anda memiliki Windows 11, pilih 'Show more options lalu pilih 'Edit '). Atau, Anda dapat mengklik kanan file, memindahkan kursor ke opsi 'Buka dengan', lalu pilih 'Notepad' atau editor teks lainnya.

Sekarang, Anda akan melihat data di dalam file CSV dalam plaintext.

Anda juga dapat membuka editor teks pilihan Anda, lalu klik 'File' dan kemudian opsi 'Buka'.

Di kotak dialog 'File Open', navigasikan ke file CSV dan pilih. Kemudian, klik 'Buka'

Sekarang, Anda dapat membaca dan mengedit data seperti yang Anda lakukan dengan file lainnya.

Buka file CSV di Microsoft Excel

Meskipun Anda dapat dengan mudah melihat file CSV dengan editor teks sederhana tanpa memerlukan aplikasi spreadsheet seperti MS Excel, itu tidak menarik secara estetika. Sebagian besar aplikasi spreadsheet mampu membuka dan memodifikasi file CSV, yang juga membuatnya lebih mudah dipahami.

Jika Anda telah menginstal Microsoft Excel di komputer Anda, maka itu akan menjadi program default untuk membuka file '.csv'. Cukup mengklik dua kali file CSV akan membukanya di Excel. Jika tidak terbuka di Excel, Anda dapat mengklik kanan file CSV dan memilih 'Buka Dengan', dan pilih 'Excel'.

Atau, jika Anda sudah membuka Excel, klik tab 'File' dan kemudian klik 'Buka'.

Di jendela 'Buka', navigasikan ke lokasi yang berisi file CSV Anda. Jika Anda tidak dapat menemukan file yang ingin Anda buka, klik menu tarik-turun di sebelah bidang 'Nama file' dan ubah jenis file menjadi 'File Teks (*.prn, *.txt, *.csv)' . Ini hanya akan menampilkan file teks di lokasi yang dipilih.

Setelah Anda menemukan file, pilih, dan klik 'Buka' untuk membukanya di Excel.

Catatan: Jika nilai di dalam file CSV tidak dibatasi oleh koma (,), nilai tidak boleh dipisahkan menjadi sel individual dalam kolom, dan semua nilai dalam baris dapat dikelompokkan ke dalam satu kolom.

Buka file CSV di Google Spreadsheet

Jika Anda tidak memiliki program spreadsheet berbayar seperti Microsoft Excel, Anda dapat menggunakan program spreadsheet gratis seperti Google Spreadsheet untuk melihat/mengedit file CSV Anda secara online. Membuka file CSV di Google Spreadsheet semudah Microsoft Excel.

Pertama, buka file spreadsheet kosong di Google Spreadsheet. Di bilah menu, klik 'File', dan klik 'Open'.

Di kotak dialog Buka file, pilih tab 'Unggah' dan klik tombol 'Pilih file dari perangkat Anda'. Atau, jika Anda telah mengunggah file CSV ke Google Drive, pilih dari tab 'Drive Saya' dan klik 'Buka'. Anda juga dapat menarik dan melepas file dari komputer ke jendela dialog 'Buka file'.

Kemudian, temukan file CSV yang ingin Anda buka di drive lokal Anda, pilih, dan klik 'Buka' untuk mengunggah file.

Setelah file selesai diunggah, itu akan secara otomatis diformat dan dimuat ke dalam lembar kosong saat ini. Sekarang, Anda dapat mengedit file seperti yang Anda lakukan dengan file lainnya.

Anda juga dapat menginstal dan menggunakan suite kantor gratis LibreOffice Calc untuk membuka dan mengedit file CSV Anda.

Lihat file CSV menggunakan PowerShell

Anda juga dapat melihat dan membaca file CSV yang ada di Windows PowerShell menggunakan Impor-CSV cmdlet. Begini caranya:

Pertama, buka Windows PowerShell dan gunakan perintah 'cd' untuk mengubah direktori ke direktori tempat file CSV Anda berada. Misalnya, kami menggunakan direktori perubahan perintah berikut di sistem kami:

cd C:\Users\rajst\Documents

Kemudian masukkan perintah berikut dan tekan Enter:

Impor-Csv .csv

Pada perintah di atas pastikan untuk mengganti dengan nama file file CSV Anda:

Impor-Csv Contact.csv

Dan nama file tidak boleh mengandung pembatas (seperti spasi) di dalam namanya. Perintah di atas akan mengonversi konten di dalam file CSV dan menunjukkannya kepada Anda dalam daftar seperti yang ditunjukkan di bawah ini.

Mengimpor File CSV ke dalam Aplikasi

Banyak program menggunakan file CSV untuk mengimpor data. Baik itu daftar kontak dari Google Kontak, kumpulan data dari program spreadsheet, atau sejumlah besar informasi dari program database, Anda dapat menggunakan file CSV untuk mengekspor data. Kemudian, file CSV tersebut dapat digunakan untuk mengimpor data ke program apa pun yang mendukung jenis data tersebut. Juga, jika bidang atau nilai dalam file CSV dibatasi oleh pembatas lain (selain koma), maka cara terbaik untuk membuka file adalah dengan mengimpornya ke dalam aplikasi.

Anda dapat menemukan opsi 'Impor', 'Impor CSV', Impor/Ekspor, atau 'Impor Nilai yang Dipisahkan Koma' pada program yang mendukung file CSV untuk mengimpor data ke dalamnya. Mari kita lihat cara mengimpor file CSV ke berbagai aplikasi.

Impor File CSV ke Excel

Terkadang, saat Anda mendapatkan file dari Internet atau menerima file dari rekan kerja, file tersebut mungkin dalam format CSV. Juga, saat Anda mencoba membuka file CSV secara langsung di Excel, hal itu dapat menyebabkan masalah. Jadi cara terbaik untuk membuka file di Excel adalah dengan mengimpor data ke Excel agar data tidak berubah.

Untuk mengimpor data di Excel, buka program Excel dan buat buku kerja baru atau buka yang sudah ada. Buka tab 'Data' dan klik tombol 'Dari Teks/CSV' dari bagian Dapatkan & Ubah Data di Pita.

Dalam dialog Impor Data, pilih file CSV yang ingin Anda impor ke program Excel Anda, dan klik 'Impor'.

Jendela lain akan muncul, di sini, pilih pembatas Anda (Koma), dan klik tombol 'Muat'.

File CSV akan diimpor ke lembar Excel baru sebagai tabel.

Biasanya, saat Anda mengimpor file CSV ke buku kerja Excel, data akan diimpor ke lembar kerja baru dengan nama yang sama. Tetapi jika Anda ingin mengimpor data ke lokasi tertentu di spreadsheet saat ini, ikuti langkah-langkah berikut:

Untuk mengimpor file CSV ke lokasi tertentu di spreadsheet saat ini, buka lembar kerja tempat Anda ingin mengimpor data. Kemudian, alihkan ke tab 'Data' dan klik tombol 'Dari Teks/CSV'. Kemudian, pilih file CSV yang ingin Anda impor.

Di jendela berikutnya, klik panah tarik-turun di sebelah tombol 'Muat' dan pilih opsi 'Muat Ke'.

Kotak dialog Impor Data kecil akan muncul. Di sini, pilih opsi 'Lembar kerja yang ada', dan klik tombol pemilihan rentang (Panah ke atas) untuk memilih rentang sel.

Kemudian, pilih rentang sel tempat Anda ingin menyisipkan konten file CSV di lembar saat ini. Setelah Anda memilih rentang, klik 'panah bawah' kecil di jendela Impor Data yang diciutkan.

Terakhir, klik 'OK' untuk mengimpor data.

Sekarang, file CSV diimpor ke lembar kerja yang ada di lokasi yang dipilih.

Impor File CSV ke Google Spreadsheet

Mengimpor file CSV ke Google Spreadsheet lebih mudah daripada Excel. Selain itu, Google Spreadsheet memberi Anda beberapa opsi impor lebih banyak daripada Excel. Berikut cara mengimpor file CSV ke Google Spreadsheet:

Pertama, buka spreadsheet baru atau file yang sudah ada di Google Spreadsheet. Di bilah menu, pilih menu 'File', lalu klik opsi 'Impor'.

Di jendela dialog Impor file, pilih tab 'Unggah', dan klik tombol 'Pilih file dari perangkat Anda' atau seret dan lepas file di sini dari drive lokal Anda.

Setelah file diunggah, kotak dialog 'Impor file' lainnya akan muncul. Di sini, pilih lokasi impor Anda dan jenis pemisah (pembatas) dan klik tombol 'Impor data' untuk mengimpor file CSV.

Di tarik-turun Impor lokasi, Anda memiliki opsi berbeda untuk tempat Anda ingin memuat data CSV di Google Spreadsheet. Pilih opsi yang sesuai.

  • Buat spreadsheet baru – Pilih opsi ini untuk membuat file spreadsheet baru di Google drive Anda dan mengimpor data file CSV Anda ke dalamnya.Nama file akan sama dengan nama file CSV Anda.
  • Sisipkan lembar baru – Pilih opsi ini untuk menyisipkan lembar baru (dengan nama file CSV) ke dalam spreadsheet saat ini dan memuat data ke dalamnya.
  • Ganti spreadsheet – Opsi ini akan menggantikan seluruh spreadsheet saat ini dengan hanya satu lembar data file CSV.
  • Ganti lembar saat ini - Opsi ini memungkinkan Anda mengganti hanya lembar/tab spreadsheet saat ini dengan konten file CSV.
  • Tambahkan ke lembar saat ini - Pilih opsi ini jika Anda menambahkan data file CSV di akhir data lembar saat ini.

Katakanlah Anda memiliki daftar kontak atau data pelanggan yang tidak lengkap, dan rekan kerja Anda mengirimi Anda file CSV yang berisi data lainnya. Anda dapat menggunakan opsi ini untuk menggabungkan data rekan kerja Anda di akhir data Anda di lembar saat ini.

Misalnya, Anda memiliki daftar kontak yang tidak lengkap ini di spreadsheet Anda:

Untuk menambahkan file CSV ke lembar saat ini, pilih file CSV di jendela dialog 'Impor data', pilih opsi 'Tambahkan ke lembar saat ini' untuk Lokasi impor, dan klik 'Impor data'.

Ini akan menambahkan data file CSV ke akhir kumpulan data lembar saat ini seperti yang ditunjukkan di bawah ini.

  • Ganti data pada sel yang dipilih – Opsi ini akan menggantikan data pada sel yang dipilih dengan data file CSV.

Untuk melakukannya, pertama, pilih sel atau rentang tempat Anda ingin mengganti data.

Kemudian, pilih opsi 'Impor' dari menu 'File', dan pilih file CSV. Di kotak dialog 'Impor file', pilih 'Ganti data di sel yang dipilih' untuk lokasi Impor dan pilih tombol 'Impor data'.

Ini akan menggantikan data di lokasi sel yang dipilih dengan data dari file CSV Anda.

Impor file CSV ke Google Kontak

Google hanya menerima file '.CSV' atau file 'Vcard' untuk mengimpor daftar kontak ke Google Kontak. Jika Anda ingin mengimpor daftar kontak dari file CSV ke Google Kontak, ikuti langkah-langkah berikut:

Pertama, buka Google Kontak dengan mengklik tombol wafel di halaman Google dan pilih 'Kontak' dari drop-down.

Pada halaman Google Kontak, klik tombol 'Impor' pada panel navigasi.

Jendela Impor kontak akan muncul. Di sana, klik tombol 'Pilih file'.

Kemudian, pilih file CSV Anda di jendela Unggah File dan klik 'Buka'

Setelah file diunggah, nama file CSV Anda akan muncul di sebelah tombol 'Pilih file. Kemudian, klik opsi 'Impor'.

Daftar kontak dari file CSV akan diimpor ke aplikasi Google Kontak Anda.

Sebagian besar aplikasi spreadsheet, program database, dan aplikasi lain menyediakan opsi untuk mengimpor file CSV, tetapi satu-satunya langkah untuk mengakses opsi itu mungkin sedikit berbeda. Anda dapat menemukan fitur Impor di bawah menu 'File' di sebagian besar aplikasi.

Itu semua yang perlu Anda ketahui tentang file CSV, cara membuatnya, cara membukanya, dan cara mengimpor dan menggunakannya.