Apa yang paling ditakuti oleh para profesional? Sebagian besar dari Anda tidak akan menebaknya dengan benar, itu kehilangan email mereka. Orang umumnya menerima dan menyimpan semua file dan data penting di email mereka. Ini tidak hanya menyimpannya di satu tempat tetapi juga dapat diakses kapan saja dari mana saja di seluruh dunia.
Ketika berbicara tentang email, nama pertama yang muncul di benak kita adalah 'Gmail'. Sebagian besar pengguna di seluruh dunia lebih memilih Gmail daripada layanan email lainnya di seluruh web. Ini dapat dikaitkan dengan fakta bahwa itu dikembangkan oleh Google, antarmuka yang sederhana dan mudah, dan banyak fitur yang ramah pengguna.
Mengapa Anda Harus Mencadangkan Email Anda
Ini adalah pertanyaan pertama yang muncul di benak Anda ketika Anda mendengar tentang cadangan email dan merupakan pertanyaan yang benar-benar valid karena sebagian besar pengguna memilih untuk tidak melakukannya, karena kurangnya kesadaran. Tetapi Anda harus menyadari bahwa di dunia sekarang ini, serangan cyber, akun diretas, penyalahgunaan, dan kehilangan data melalui internet adalah hal biasa. Jika Anda memiliki dokumen atau file penting di email Anda, Anda harus membuat cadangan, sehingga Anda dapat dengan mudah mengambilnya kembali jika akun Anda diretas, email terhapus secara tidak sengaja, atau Anda kehilangan akses ke akun.
Apa lagi yang bisa saya lakukan? Mencadangkan email Anda adalah solusi tetapi fokus Anda harus meningkatkan keamanan dengan menjaga kata sandi yang kuat. Kata sandi yang kuat sangat efektif untuk mencegah orang lain meretas akun Anda dan data Anda disusupi. Namun, memiliki cadangan tidak ada salahnya, itu akan bertindak sebagai tindakan tambahan.
Unduh Email Satu per satu dari Gmail
Salah satu cara termudah untuk mencadangkan email Anda adalah dengan mengunduhnya ke komputer Anda. Setiap kali Anda menerima atau mengirim email ke seseorang melalui Gmail, Anda memiliki opsi untuk mengunduhnya.
Jika Anda tidak ingin mencadangkan semua email Anda kecuali beberapa email tertentu, opsi untuk mengunduh email satu per satu dari Gmail adalah opsi yang bagus dan efektif. Namun, jika Anda ingin mengunduh email secara massal, kami menyarankan Anda untuk memeriksa metode lain di halaman ini.
Saat Anda membuka email, Anda akan melihat tiga titik di kanan atas untuk membuka menu. Di menu konteks, Anda akan melihat opsi untuk membalas, meneruskan, melaporkan email, memblokir pengirim, dan mengunduh email di antara banyak lainnya.
Setelah Anda mengklik opsi 'Unduh pesan', email akan diunduh ke folder 'Unduhan' default di sistem Anda. Disarankan untuk menyimpan semua email yang Anda unduh dalam satu folder dan mengkategorikannya menggunakan sub-folder.
Cadangkan Semua Email di Gmail dengan Google Takeout
Google Takeout memungkinkan Anda mengunduh semua data di akun Google Anda, baik untuk membuat cadangan atau menggunakannya dengan layanan lain. Ia bekerja dengan hampir semua layanan yang ditawarkan oleh Google. Saat Anda menggunakan Google Takeout, itu membuat cadangan semua email di akun Anda.
Membuat Cadangan dengan Google Takeout
Untuk menggunakan Google Takeout untuk membuat cadangan email di akun Gmail Anda, buka takeout.google.com di browser web di komputer Anda.
Saat Anda membuka Google Takeout, semua layanan Google dipilih secara default. Karena kami tertarik untuk membuat cadangan Gmail saja, klik 'Batalkan pilihan semua' untuk menghapus centang semua layanan terlebih dahulu.
Setelah Anda membatalkan pilihan semua, gulir ke bawah dan centang kotak di sebelah 'Mail'.
Sekarang, Anda akan melihat opsi untuk memilih data yang ingin Anda buat cadangannya. Klik 'Semua data email termasuk' untuk memilih/membatalkan pilihan berbagai opsi data.
Jika Anda ingin membuat cadangan semua surat, centang kotak 'Sertakan semua pesan di Surat'. Jika Anda ingin membuat cadangan barang-barang yang dipilih, hapus centang pada kotak centang pertama dan buat pilihan yang diperlukan dari daftar, lalu klik 'OK' di bagian bawah.
Setelah Anda selesai dengan semua pilihan, gulir ke bawah dan klik 'Langkah berikutnya'.
Langkah selanjutnya adalah memilih frekuensi, jenis file, dan ukuran. Pertama, Anda harus memilih frekuensi dari keduanya, baik sekali atau setiap dua bulan selama setahun. Centang kotak di belakang opsi yang ingin Anda pilih.
Bagian selanjutnya adalah untuk jenis dan ukuran file. Anda memiliki dua opsi untuk jenis file, ZIP atau TGZ. Manfaat file '.zip' adalah dapat dibuka dengan mudah di sebagian besar komputer.
Terakhir, pilih ukuran file yang diinginkan dari daftar. Jika cadangan lebih besar dari ukuran yang dipilih, file akan dibagi dua. Terakhir, klik 'Buat Ekspor' di bagian bawah.
Proses membuat cadangan memakan waktu cukup lama tergantung pada data di email Anda dan seberapa besar file yang dibuat. File yang lebih kecil dibuat relatif lebih cepat daripada file besar yang mungkin memakan waktu berhari-hari.
Mengunduh Cadangan Gmail yang Dibuat oleh google Takeout
Setelah Anda meminta cadangan, Anda akan menerima email dari Google yang mengonfirmasi hal yang sama. Selain itu, Anda akan menerima tautan unduhan untuk cadangan yang dibuat di email lain, yang mungkin memakan waktu beberapa jam tergantung pada ukuran file. Tautan unduhan berlaku untuk jangka waktu 7 hari sejak hari permintaan dibuat.
Saat Anda menerima email, buka dan klik tombol 'Unduh'. Periksa juga berapa banyak file yang telah dibuat dan ukuran masing-masing untuk referensi di masa mendatang.
Setelah Anda mengklik tombol 'Unduh', Anda akan diminta untuk memverifikasi identitas Anda dengan memasukkan kata sandi Google Anda. Setelah Anda selesai, unduh file ke komputer Anda. File dalam format '.zip' karena ini adalah pengaturan default dan kami tidak mengubahnya sebelumnya.
Juga, jangan pernah mengunduh file di komputer atau sistem publik yang Anda bagikan dengan orang lain, karena datanya dapat disalahgunakan.
Teruskan Email yang Ingin Anda Cadangkan di Gmail
Ini adalah cara sederhana lain untuk membuat cadangan tempat Anda mengaktifkan penerusan email ke alamat lain. Salah satu kelemahan utama adalah Anda hanya dapat mengaktifkan penerusan untuk surat masuk dan bukan yang Anda kirim. Selain itu, Anda hanya dapat membuat cadangan untuk email yang Anda terima setelah menyiapkan fitur penerusan. Anda tidak boleh menambahkan alamat email orang lain sebagai alamat penerusan karena data dapat disusupi.
Menambahkan ID Email untuk Meneruskan Surat
Untuk mengaktifkan penerusan email, buka Gmail dan klik 'Pengaturan' di sudut kanan atas.
Ketika Anda mengklik 'Pengaturan', kotak 'Pengaturan cepat' akan terbuka yang memiliki pengaturan dasar untuk menyesuaikan tampilan dan parameter lainnya. Untuk membuka pengaturan Gmail lengkap, klik 'Lihat semua pengaturan'.
Anda sekarang akan melihat berbagai tab di bagian atas, buka 'Penerusan dan POP/IMAP'.
Di bagian 'Penerusan dan POP/IMOP', Anda akan memiliki banyak opsi untuk mengonfigurasi pengaturan penerusan. Untuk mengaktifkan penerusan, klik 'Tambahkan alamat penerusan', opsi pertama di atas, di sebelah bagian 'Penerusan'.
Anda sekarang memiliki kotak untuk memasukkan alamat email tempat Anda ingin meneruskan semua surat dan kemudian klik 'Berikutnya' di bagian bawahnya.
Jendela baru sekarang terbuka di mana Anda harus mengonfirmasi ID email dengan mengklik 'Lanjutkan'.
Selanjutnya, klik 'OK' di kotak konfirmasi yang muncul untuk mengonfirmasi perubahan.
Mengonfirmasi Permintaan Penerusan
Saat Anda menambahkan ID email untuk meneruskan email, konfirmasi dikirim ke alamat penerusan. Untuk mengonfirmasi, ada dua opsi, baik menggunakan kode konfirmasi atau dengan mengklik tautan dalam surat.
Setelah mengklik link konfirmasi, halaman baru akan terbuka. Klik 'Konfirmasi' untuk mengizinkan menerima email dari ID utama Anda.
Mengubah Pengaturan Penerusan Email
Buka akun Gmail yang ingin Anda buat cadangannya dan buka 'Penerusan dan POP/IMAP' seperti yang kami lakukan sebelumnya. Sekarang, centang kotak di belakang ‘Teruskan salinan…’ dan pilih opsi ‘Simpan salinan Gmail di kotak masuk’ seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah. Ini akan memastikan bahwa email Anda diteruskan dan disimpan sebagaimana adanya di kotak masuk di akun utama Anda.
Setelah melakukan perubahan, gulir ke bawah ke bawah dan klik 'Simpan Perubahan' untuk menerapkannya.
Mencadangkan Email di Gmail dengan Aplikasi Pihak Ketiga
Kami telah melihat beberapa metode yang patut dicontoh untuk mencadangkan email di Gmail, tetapi kami belum membahas aplikasi pihak ketiga yang membantu. Dengan email yang menjadi mode utama komunikasi profesional dan berbagi file, kebutuhan akan pencadangan kini lebih dari sebelumnya.
Untuk memanfaatkan segmen ini, banyak aplikasi telah diluncurkan khusus untuk membuat email dan cadangan lainnya untuk pengguna. Ada beberapa aplikasi yang sangat hebat di web dengan fitur menarik yang tidak hanya membuat cadangan tetapi juga membutuhkan lebih sedikit perhatian dan keterlibatan Anda.
Catatan penting: Menggunakan layanan pihak ketiga berarti Anda mengizinkan orang lain untuk memiliki akses ke Email Anda saat mereka membantu mencadangkan data Anda. Kami sangat menyarankan untuk tidak menggunakan layanan pihak ketiga (tidak peduli seberapa aman) kecuali Anda benar-benar membutuhkannya dan sepenuhnya memahami ruang lingkup risiko yang mungkin terjadi.
Aman
UpSafe membantu pengguna mencadangkan data dan email Google mereka. Ini adalah salah satu aplikasi paling populer di segmen ini, namun tidak memiliki fitur pengaturan frekuensi, yang berarti Anda harus mengingat untuk mencadangkan setiap kali.
Cadangan Gmail SysTools
Ini adalah aplikasi hebat lainnya yang menawarkan lebih banyak penyesuaian dalam hal jenis file cadangan dan memungkinkan Anda untuk menambahkan beberapa akun Gmail juga untuk cadangan.
Gmvault
Ini mungkin salah satu aplikasi paling tepercaya, bukan hanya karena banyaknya penyesuaian dan fitur, tetapi juga ukurannya yang kecil dan antarmuka yang sederhana. Selain itu, Anda dapat mengatur frekuensi untuk pencadangan otomatis dan duduk santai.
Sekarang kita telah membahas sebagian besar metode pencadangan email, Anda akan merasa mengenal dan berorientasi dengan konsep tersebut. Juga, seperti yang dibahas sebelumnya, membuat cadangan harus menjadi satu-satunya pendekatan Anda. Kata sandi yang kuat sangat membantu dalam meminimalkan kemungkinan peretasan.