Anda dapat membuat Daftar Drop-Down di Google Spreadsheet menggunakan daftar item dalam rentang sel atau dengan memasukkan item secara manual.
Daftar tarik-turun (juga dikenal sebagai menu tarik-turun atau menu tarik-turun) adalah menu, mirip dengan kotak daftar, yang memungkinkan pengguna memilih opsi dari daftar opsi yang telah ditentukan sebelumnya. Daftar drop-down memastikan bahwa pengguna hanya memasukkan nilai yang tersedia dalam daftar tertentu ke dalam sel.
Saat berkolaborasi di Google Spreadsheet, terkadang, Anda mungkin ingin pengguna lain memasukkan nilai berulang ke dalam kolom. Untuk menghindari ketidakakuratan, kesalahan ketik, dan untuk mengencangkan entri data, Anda mungkin ingin menambahkan daftar drop-down untuk memastikan bahwa pengguna hanya memasukkan nilai yang diberikan.
Misalnya, Anda membuat daftar tugas yang Anda ingin tim Anda lakukan. Dan Anda ingin tim Anda memperbarui status setiap tugas sebagai Selesai, Tertunda, Prioritas, Dilewati, dan Tugas sedang berlangsung. Untuk melakukannya, Anda dapat membuat menu tarik-turun dengan daftar status tugas yang dapat dipilih pengguna alih-alih memasukkan data secara manual.
Dalam tutorial ini, kami akan membahas segala sesuatu tentang membuat dan mengelola daftar drop-down di Google Spreadsheet.
Membuat Daftar Drop-Down di Google Spreadsheet
Drop-down adalah fungsi validasi data yang memungkinkan pengguna untuk mengontrol apa yang bisa dimasukkan ke dalam lembar kerja. Anda dapat dengan cepat membuat tarik-turun menggunakan dialog validasi data di Google Spreadsheet.
Ada dua cara Anda dapat menambahkan menu tarik-turun di Google Spreadsheet. Anda dapat membuat daftar drop-down dengan nilai dalam rentang sel atau menentukan item untuk daftar secara manual.
Buat Menu Drop-Down Menggunakan Rentang Sel di Google Spreadsheet
Anda dapat membuat daftar drop-down di Google Spreadsheet dengan menggunakan daftar item yang terdapat dalam rentang sel.
Pertama, buka spreadsheet Google dan masukkan daftar item dalam rentang sel yang ingin Anda sertakan dalam daftar drop-down. Di sini, dalam contoh spreadsheet ini, kami memiliki daftar nama kota sebagai cabang.
Selanjutnya, pilih sel atau rentang sel tempat Anda ingin membuat daftar Drop Down. Itu bisa di lembar kerja yang sama atau lembar kerja terpisah.
Kemudian, klik menu 'Data' di bagian atas spreadsheet dan pilih opsi 'Validasi data' di tarik-turun.
Atau klik kanan setelah Anda memilih sel dan pilih 'Validasi data' di bagian bawah menu konteks.
Kotak dialog validasi data akan muncul. Di sini, Anda dapat menentukan dan menyesuaikan daftar drop-down Anda dengan pengaturan yang berbeda.
Rentang Sel
Bidang pertama, 'Rentang sel', menentukan lokasi di mana daftar drop-down akan dibuat. Karena kami telah memilih rentang untuk ini, maka secara otomatis terisi.
Anda juga dapat mengubahnya dengan mengklik 'ikon tabel' di bidang Rentang Sel dan memilih rentang sel tempat Anda ingin memasukkan daftar drop-down.
Kriteria
Selanjutnya, bagian Kriteria memiliki daftar opsi di drop-down dan Anda hanya memerlukan dua opsi pertama. Anda tidak dapat membuat menu tarik-turun dengan opsi lain.
Klik pada tarik-turun dan pilih opsi 'Daftar dari rentang' untuk menambahkan rentang sebagai kriteria.
Di bidang di sebelahnya, masukkan referensi/rentang sel yang berisi semua nilai yang ingin Anda sertakan dalam daftar turun bawah. Alih-alih memasukkan rentang secara manual, cukup klik ikon 'Pilih rentang data' (ikon tabel).
Munculan lain bernama Pilih rentang data akan muncul. Sekarang, cukup pilih sel/rentang yang berisi daftar item dan lokasi secara otomatis ditambahkan ke kotak dialog 'Pilih rentang data'. Kemudian, klik 'OK'. Saat Anda memilih rentang dari lembar yang berbeda, nama lembar juga disertakan di lokasi daftar.
Dalam contoh di atas, daftar item di A2:A13 Lembar 3 dan drop-down sedang dibuat di C2:C17 Lembar 4.
Tampilkan daftar tarik-turun di sel
Pastikan kotak centang 'Tampilkan daftar tarik-turun di sel' diaktifkan. Jika opsi ini dibiarkan tidak dicentang, Anda masih dapat memasukkan item dari daftar dengan mengklik dua kali pada sel tetapi Anda tidak akan melihat ikon tarik-turun di sel.
Pada data yang tidak valid
Anda juga dapat memilih apa yang terjadi ketika seseorang memasukkan sesuatu (data tidak valid) yang tidak ada dalam daftar. Anda dapat memilih tombol radio 'Tampilkan peringatan' atau 'Tolak input' untuk pengaturan 'Pada data tidak valid'. Opsi 'Tampilkan peringatan' menerima input pengguna tetapi dengan peringatan sementara opsi 'Tolak input' menolak entri sepenuhnya.
Penampilan
Dengan opsi Appearance, Anda dapat memberikan petunjuk kepada pengguna tentang cara menggunakan daftar drop-down atau jenis nilai apa yang diterima dalam sel.
Untuk mengaktifkan opsi ini, pilih kotak centang 'Tampilkan teks bantuan validasi' dan kotak teks akan muncul tepat di bawahnya. Ketik instruksi yang ingin Anda tampilkan di kotak teks.
Setelah Anda selesai dengan konfigurasi, klik tombol 'Simpan' untuk menerapkan perubahan.
Cara Kerja Drop-Down di Google Spreadsheet
Sekarang, daftar drop-down dibuat di sel C2:C17 dan ketika Anda mengklik ikon drop-down, daftar item akan ditampilkan.
Sekarang, jika pengguna memasukkan nilai yang tidak ada dalam daftar, maka sel tersebut ditandai sebagai data yang tidak valid. Anda dapat melihat penanda di sudut kiri atas sel C6. Ini karena kami memilih opsi 'Tampilkan peringatan' di pengaturan 'Pada data tidak valid' dalam dialog Validasi Data.
Dan saat Anda mengarahkan kursor ke penanda, Anda akan melihat pesan peringatan.
Ini adalah cara Anda membuat daftar tarik-turun dinamis di Google Spreadsheet.
Buat Menu Drop-Down dengan Memasukkan Item Secara Manual di Google Spreadsheet
Jika Anda ingin membuat daftar drop-down statis dan Anda tidak memiliki daftar item dalam rentang sel di spreadsheet, maka Anda dapat menentukan item secara manual di kotak dialog validasi data.
Metode ini dapat berguna jika Anda hanya ingin membuat daftar drop-down sederhana dengan item seperti Ya dan Tidak, Disetujui dan Ditolak, Stok dan terjual habis, dll. Berikut cara melakukannya:
Pilih sel atau grup sel yang ingin Anda tambahkan daftar turun bawahnya.
Klik tab 'Data' di menu dan pilih opsi 'Validasi Data'.
Pada kotak pop-up Validasi Data, pastikan sel atau rentang yang tepat dipilih di bidang 'Rentang sel'.
Di drop-down Kriteria, Anda harus memilih 'Daftar item' kali ini.
Di bidang di sebelahnya, ketik item yang Anda inginkan secara manual di daftar drop-down, dan pastikan untuk memisahkan setiap item dengan koma tanpa spasi. Sebagai contoh kami, kami ingin menampilkan jenis kelamin, jadi kami memasukkan 'Pria, Wanita, dan Tidak Ditentukan'.
Anda dapat menambahkan spasi di dalam nama item tetapi tidak di antara item. Item dapat berupa teks, tanggal, angka, rumus, dan kotak centang.
Pastikan opsi 'Show dropdown list in cell' dicentang. Karena ini adalah daftar statis dan kami tidak menginginkan input lain di dalam sel, kami memilih opsi 'Tolak input'.
Setelah Anda membuat perubahan, klik 'Simpan' untuk menerapkan.
Sekarang, drop-down statis dibuat di setiap sel dari rentang yang dipilih. Klik ikon tarik-turun atau klik dua kali pada sel atau tekan 'Enter' pada sel untuk memilih item.
Jika pengguna memasukkan nilai yang tidak ada dalam daftar, validasi data akan menolak input dan akan menampilkan pesan kesalahan. Ini karena kami memilih opsi 'Tolak input' untuk 'Pada data yang tidak valid' dalam Validasi data.
Kesalahan akan memberi tahu pengguna bahwa mereka memasukkan data yang tidak valid pada sel tertentu dan mereka harus memasukkan salah satu nilai yang ditentukan.
Edit Daftar Drop-Down di Google Spreadsheet
Mungkin ada saatnya Anda ingin menambahkan item baru, mengubah item, atau menghapus item dari daftar drop-down yang sudah dibuat. Dimungkinkan juga untuk menyediakan daftar item baru ke daftar drop-down yang sudah ada sebelumnya.
Masuk ke rentang sel atau lembar dengan sel yang berisi daftar item yang Anda gunakan untuk daftar turun bawah. Buat perubahan yang diinginkan pada konten sel-sel ini. Anda dapat menambahkan item baru, mengedit item yang sudah ada sebelumnya, dan menghapus item dari sel ini.
Ini adalah daftar asli yang kami gunakan untuk membuat drop-down sebelumnya:
Sekarang, kami membuat beberapa perubahan pada daftar. Kami menambahkan item baru Stockholm, menghapus Wina, dan mengubah New York menjadi New Jersey.
Anda juga dapat mengedit item yang dimasukkan secara manual di kotak dialog Validasi data.
Setelah kami mengedit daftar item, daftar drop-down akan diperbarui secara otomatis. Tetapi beberapa entri yang dimasukkan sebelumnya menggunakan drop-down asli ditandai sebagai tidak valid. Karena nilai-nilai ini diedit dalam daftar, mereka ditandai sebagai tidak valid.
Sekarang, ketika Anda mengklik drop-down, Anda akan mendapatkan daftar drop-down yang baru diperbarui.
Catatan: Jika Anda menambahkan atau menghapus item dalam daftar, pastikan untuk mengubah pilihan rentang di Kriteria validasi data untuk memperlihatkan semua item dengan benar di daftar turun bawah.
Salin Daftar Drop Down di Google Spreadsheet
Daripada membuat daftar drop-down yang sama di beberapa lembar, Anda dapat dengan cepat menyalin daftar drop-down dari satu sel ke beberapa sel dalam satu atau beberapa lembar.
Anda dapat menggunakan metode salin dan tempel sederhana untuk menyalin daftar drop-down dengan cepat.
Untuk melakukannya, pilih sel dengan daftar drop-down, klik kanan dan pilih 'Salin' atau tekan 'Ctrl + C'. Kemudian, pilih sel atau rentang sel tempat Anda ingin memasukkan daftar drop-down, klik kanan dan pilih 'Tempel' atau tekan 'Ctrl + V' untuk menempelkan drop-down.
Tetapi metode ini juga akan menyalin pemformatan sel (warna, gaya, batas, dll.) serta entri daftar drop-down.
Untuk menghindari ini, Anda perlu menggunakan fitur khusus tempel. Inilah cara Anda melakukannya.
Pertama, pilih dan salin sel (Ctrl + C) dengan daftar drop-down. Kemudian, pilih sel/rentang di mana Anda ingin menyalin daftar drop-down. Klik kanan pada sel yang dipilih, perluas opsi 'Tempel Spesial', dan pilih opsi 'Tempel validasi data saja'.
Ini akan menyalin daftar drop-down ke lokasi yang Anda inginkan.
Hapus Daftar Drop-Down di Google Spreadsheet
Jika Anda tidak memerlukan menu drop-down lagi dan ingin menghapusnya, Anda dapat dengan mudah melakukannya dengan beberapa klik mouse.
Untuk menghapus daftar turun bawah, pilih sel atau sel tempat Anda ingin menghapus daftar turun bawah. Kemudian, klik menu ‘Data’, dan pilih ‘Validasi data’.
Sekarang, klik tombol 'Hapus validasi' di bagian bawah jendela dialog Validasi data dan klik 'Simpan'.
Itu dia. Daftar drop-down Anda dihapus. Tapi mereka akan meninggalkan Anda dengan data yang kami masukkan menggunakan daftar drop-down tersebut.
