Jika Anda ingin mencetak label surat dari daftar alamat yang Anda pertahankan di lembar bentang Excel, Anda dapat menggunakan fitur Gabungan Surat Microsoft Word
Microsoft Excel adalah tempat yang ideal untuk menyimpan informasi kontak dan alamat pelanggan. Anda dapat dengan mudah mengatur milis/daftar alamat di Excel. Tetapi mencetak label surat, amplop, kartu ucapan, atau apa pun bisa menjadi pekerjaan yang sulit.
Katakanlah Anda ingin mengirim surat massal ke milis yang Anda pertahankan dalam spreadsheet Excel, cara terbaik yang dapat Anda lakukan adalah dengan menggunakan fitur gabungan surat Microsoft Word. Dengan membuat dokumen gabungan surat di Microsoft Word, dan menautkannya ke lembar kerja Excel, Anda dapat menarik data dari daftar Excel, ke dalam label yang dapat dicetak untuk surat.
Cara Membuat Label Surat di Word dari Lembar Excel
Dengan fitur Gabungan Surat Microsoft Word, Anda dapat membuat lembar label surat dari Lembar Excel yang dapat Anda cetak. Jika Anda tidak tahu cara mencetak massal label Anda dari Excel, baca panduan langkah demi langkah ini.
Siapkan Milis Anda di Excel
Untuk membuat dan mencetak label surat, pertama-tama, Anda perlu mengatur lembar kerja Anda dengan benar. Ketik tajuk kolom di sel pertama setiap kolom dan isi informasi masing-masing di bawah tajuk kolom tersebut. Karena kita ingin membuat label surat, buat kolom untuk setiap elemen yang ingin Anda tambahkan ke label (seperti nama depan, nama belakang, alamat, dll.).
Misalnya, jika Anda akan membuat label surat dari lembar Excel, mungkin akan ada informasi kontak dasar berikut (sebagai judul kolom):
- Nama depan
- Nama keluarga
- Alamat jalan
- Kota
- Negara
- Kode Pos
Lihat tangkapan layar di bawah ini:
Saat Anda memasukkan data di Excel, pisahkan informasi menjadi kolom individual. Misalnya, daripada membuat kolom nama tunggal, pisahkan nama menjadi kolom terpisah seperti judul, nama depan, nama tengah, nama belakang, yang akan memudahkan penggabungan data dengan dokumen Word.
Saat Anda memasukkan data, pastikan lembar kerja Anda tidak berisi baris atau kolom kosong. Simpan lembar kerja setelah Anda selesai memasukkan data.
Beri nama Milis
Setelah Anda membuat kumpulan data, beri nama pada data yang disajikan di lembar kerja. Untuk melakukannya,
Pilih daftar alamat di lembar Excel, termasuk header. Selanjutnya, buka tab 'Rumus' dan klik 'Tentukan Nama' dari grup Nama yang Ditentukan.
Kotak dialog baru akan terbuka, masukkan nama di kotak 'Nama', dan klik 'OK'. Jika nama memiliki lebih dari satu kata, tambahkan garis bawah (_) di antara keduanya (Tidak boleh ada Spasi atau Tanda hubung).
Konfirmasi Format File
Anda perlu menghubungkan dokumen Word ke lembar kerja Excel yang berisi milis untuk mencetak label Anda. Jika Anda menghubungkan Word ke Excel untuk pertama kalinya, Anda harus mengaktifkan format konversi yang memungkinkan Anda mengonversi file di antara dua program Microsoft.
Untuk melakukan ini, Pertama, buka program Microsoft Word. Klik pada tab 'File' dan pilih 'Opsi' di bagian bawah panel kiri.
Jendela 'Opsi Kata' baru akan terbuka. Di dalamnya, klik 'Lanjutan di panel kiri dan gulir ke bawah ke bagian 'Umum'. Centang opsi 'Konfirmasi Konversi Format File pada Buka' dan klik 'OK'. Ini akan memungkinkan Anda mengimpor data dari Excel dengan mudah.
Siapkan Dokumen Gabungan Surat di Word
Selanjutnya, Anda perlu mengatur dokumen label utama di MS Word untuk label surat yang ingin Anda tambahkan.
Buka dokumen Word kosong. Buka 'Surat' dan klik ikon 'Mulai Gabungan Surat'. Kemudian, opsi 'Label' dari drop-down.
Anda juga dapat memilih opsi 'Step-by-Step Mail Merge Wizard' yang akan memandu Anda melalui proses tersebut.
Jendela dialog 'Opsi Label' akan muncul, Di sini, Anda dapat memilih pemasok label dan nomor produk Anda. Kami memilih produsen label 3M sebagai vendor kami karena itulah merek yang kami gunakan. Tetapi jika Anda menggunakan vendor tertentu, mis. Avery, maka Anda dapat memilih mereka sebagai gantinya.
Selanjutnya, klik tombol 'Rincian' di sudut kiri bawah jendela Opsi Label dan kotak dialog baru akan terbuka. Di sini, Anda dapat mengubah margin, tinggi, lebar, nada, dan ukuran label. Klik 'OK' setelah melakukan perubahan.
Sekarang, halaman Word akan muncul seperti ini:
Hubungkan Lembar Kerja ke Label Word
Sekarang, Anda telah menyiapkan label kosong di Microsoft Word untuk menerima informasi dari Excel. Selanjutnya, Anda harus menghubungkan dokumen kata ke lembar kerja yang berisi milis/daftar alamat Anda untuk mentransfer data ke label Anda.
Buka tab 'Surat' di dokumen Word, dan pilih opsi 'Pilih Penerima'. Di tarik-turun, klik opsi 'Gunakan Daftar yang Ada'.
Arahkan ke spreadsheet Excel dengan milis di jendela Pilih Sumber Data, pilih file dan klik 'Buka'.
Jika Anda melihat kotak dialog Konfirmasi Sumber Data, pilih 'File Database OLE DB' dan klik tombol 'OK'.
Jendela pop-up lain bernama Select Table akan muncul. Jika Anda telah menamai daftar alamat Anda (Customer_Mailing_List), pilih dan klik 'OK'. Jika tidak, pilih lembar kerja yang berisi daftar Anda dan klik 'OK'.
Seperti yang Anda lihat, dokumen kata sekarang diisi dengan label alamat yang bertuliskan '«Rekam Berikutnya»'.
Edit Daftar Penerima untuk Gabungan Surat
Klik opsi 'Edit Daftar Penerima' di tab 'Surat'.
Jendela 'Penerima Gabungan Surat' akan muncul yang mencantumkan semua penerima dari daftar alamat Anda. Semua akan dipilih secara default. Di sini, Anda dapat mengurutkan, memfilter, menambahkan, atau menghapus penerima dari daftar Anda.
Kosongkan kotak centang di samping nama penerima yang tidak Anda inginkan di label Anda.
Tambahkan Bidang Gabungan Surat
Sekarang, Anda harus menambahkan bidang gabungan surat ke dokumen sebelum Anda dapat menyelesaikan penggabungan. Saat Anda menambahkan bidang gabungan surat ke label Anda, bidang tersebut akan menjadi tempat penampung untuk tajuk kolom di lembar kerja Anda. Setelah penggabungan selesai, placeholder akan diganti dengan data dari milis Excel Anda.
Untuk menambahkan bidang gabungan surat, klik 'Blok Alamat' dari grup Bidang Tulis & Sisipkan di tab Surat.
Di sini, Anda dapat menentukan format yang sesuai agar nama penerima muncul di label. Anda melihat pratinjau pola alamat yang dipilih di bawah bagian 'Pratinjau'. Klik 'OK' untuk menambahkan bidang.
Jika bagian dari blok alamat Anda hilang atau tidak cocok dengan format alamat yang dipilih, itu berarti judul kolom daftar alamat Anda di Excel berbeda dari bidang gabungan surat Word default. Klik tombol 'Cocokkan Bidang' untuk mencocokkan bidang yang tepat dengan bidang yang diperlukan untuk blok alamat.
Di jendela 'Cocokkan Bidang', periksa apakah bidang yang diperlukan untuk blok alamat cocok dengan kolom di buku kerja Anda. Jika tidak, klik tombol tarik-turun di sebelah bidang yang diperlukan dan cocokkan dengan judul kolom pada file Excel Anda. Setelah selesai, klik 'OK'.
Sekarang, '«AddressBlock»' akan muncul di label pertama dokumen Anda.
Selanjutnya, Anda perlu menyalin format label dan tata letak label pertama (<>) ke label lainnya di dokumen word. Untuk melakukannya, klik 'Perbarui Label' di panel Tulis & Sisipkan di bawah tab Surat.
Lakukan Gabungan Surat
Sebelum kita menggabungkan dokumen Word dan File Excel, mari kita lihat bagaimana label yang sudah jadi akan terlihat.
Untuk meninjau hasil Anda, pilih opsi 'Pratinjau Hasil' dari bilah atas.
Sekarang, Anda dapat melakukan gabungan surat yang sebenarnya.
Anda dapat memformat label yang saat ini dipratinjau di tab Beranda. Anda bahkan dapat mengubah jenis font label, ukuran font, warna font, dll sesuai keinginan Anda. Setelah Anda selesai memformat label yang sedang dipratinjau, klik 'Perbarui Label' di bawah tab Surat untuk menerapkan pemformatan ke semua label.
Untuk melakukan penggabungan, buka tab 'Surat', klik opsi 'Selesai & Gabungkan' di grup Selesai. Pilih opsi 'Edit Dokumen Individual' dari drop-down.
Jendela pop-up kecil yang disebut 'Gabungkan ke Dokumen Baru' akan diminta. Di dalamnya, pilih 'Semua' di bawah Gabungkan catatan dan klik 'OK' untuk menyelesaikan.
Sekarang informasi dari daftar alamat Anda akan ditransfer ke label Anda dan dokumen baru akan muncul dengan label surat dari daftar alamat Excel Anda. Anda sekarang dapat mengedit, memformat, mencetak, dan menyimpan dokumen label ini seperti dokumen Word lainnya.
Kiat Bonus: Tambahkan Perbatasan ke Label
Sulit untuk memotong label tanpa batas. Untuk menambahkan batas, klik ikon plus (+) di sisi kiri atas teks.
Sekarang semua label dalam dokumen dipilih, klik ikon 'Border' pada menu mengambang dan klik 'All Borders' dari opsi.
Segera, Anda akan melihat batas antara label yang berbeda.
Yang tersisa untuk dilakukan sekarang adalah mencetak label Anda, memotongnya, menempelkannya di surat, dan mengirimkan surat Anda.