Memiliki ruang tunggu di rapat Anda agar tetap aman dan bebas dari gangguan
Ruang Tunggu adalah fitur yang sangat didambakan dalam ekosistem konferensi virtual. Mereka melindungi rapat Anda dari kecelakaan keamanan seperti orang yang tidak diinginkan menjatuhkan dan mengganggu seluruh rapat. Sejauh mana bencana itu bisa menjadi sangat jelas awal tahun ini dalam bentuk Zoombombing.
Sejak saat itu, semua penyelenggara rapat, baik yang mengadakan rapat atau kelas profesional, telah menyadari pentingnya ruang tunggu.
Apa itu Ruang Tunggu?
Ruang tunggu dalam ekosistem pertemuan virtual adalah semacam penyangga. Semua peserta rapat melewatinya sebelum dipersilahkan masuk ke ruang rapat. Tuan rumah rapat memiliki kendali penuh atas siapa yang harus masuk ke rapat. Dengan cara ini, tamu tak diundang tidak bisa begitu saja masuk ke rapat. Seperti yang Anda lihat, mereka sangat fungsional dan diperlukan untuk melindungi rapat Anda.
Cara Menggunakan Ruang Tunggu di Webex
Pengguna Webex telah meminta ruang tunggu atau lobi dalam rapat selamanya di mana peserta dapat menunggu sebelum bergabung ke rapat. Sebelumnya, Anda bisa memiliki ruang tunggu di Personal Meeting Room, tetapi tidak di pertemuan terjadwal. Tetapi Webex Meeting versi 40.9 telah mengubah itu.
Cara Menggunakan Ruang Tunggu di Ruang Pertemuan Pribadi
Setiap pengguna Webex memiliki ruang pertemuan pribadi di Webex yang memiliki tautan yang dapat disesuaikan dan tidak pernah kedaluwarsa. Ini unik hanya untuk Anda dan selalu tersedia; Anda tidak perlu memesannya terlebih dahulu untuk menggunakannya. Semua rapat dadakan yang Anda adakan di Webex berlangsung di Ruang Rapat Pribadi ini.
Sekarang, secara default, rapat di Ruang Pribadi juga tidak memiliki ruang tunggu. Tetapi Anda dapat mengonfigurasi pengaturan untuk memilikinya. Webex memiliki opsi untuk mengunci rapat. Saat rapat dikunci, setiap peserta yang mencoba bergabung akan masuk ke lobi. Tuan rumah kemudian dapat membiarkan mereka masuk jika mereka mau.
Untuk mengunci Rapat Ruang Pribadi, buka bilah alat rapat dan klik ikon 'Opsi lainnya' (menu tiga titik).
Kemudian, aktifkan sakelar untuk opsi 'Kunci Rapat' dari menu.
Setiap peserta yang bergabung setelah Anda mengunci rapat harus menunggu di lobi. Anda akan mendapatkan pemberitahuan di layar Anda bahwa ada peserta yang menunggu di lobi. Klik untuk melihat daftar.
Anda dapat menerima mereka semua dalam satu klik dengan memilih semuanya, atau hanya menerima peserta yang ingin Anda izinkan. Pilih peserta, dan klik tombol 'Akui'.
Sekarang, Anda harus melakukan ini untuk setiap rapat Ruang Pribadi yang ingin Anda kunci. Tetapi mengingat Anda akan menjadi yang pertama dalam rapat karena itu dadakan, itu bukan masalah besar. Solusi ini sangat cocok untuk orang yang mungkin tidak menginginkan ruang tunggu di setiap pertemuan.
Namun bagi orang yang menginginkan fungsi ruang tunggu secara default di semua rapat, ada cara lain. Mengonfigurasi pengaturan kecil ini secara otomatis mengunci setiap Rapat Ruang Pribadi segera setelah dimulai.
Buka webex.com dan masuk ke ruang Rapat Webex Anda. Dari menu navigasi di sebelah kiri, klik 'Preferensi'.
Lalu, buka 'Kamar Pribadi Saya'.
Pengaturan kamar pribadi Anda akan terbuka. Gulir ke bawah ke pengaturan 'Kunci otomatis'. Kemudian klik kotak centang di sebelahnya untuk memilihnya.
Saat Anda memilihnya, menu tarik-turun untuk waktu akan dapat diklik. Klik dan pilih '0' dari opsi.
Kemudian klik tombol 'Simpan'.
Sekarang semua ruang pertemuan pribadi Anda akan memiliki ruang tunggu secara default.
Catatan: Untuk dapat menerima orang dari lobi dalam rapat terkunci, Anda harus menggunakan aplikasi desktop Rapat Webex, aplikasi desktop Tim Webex, atau perangkat ruang atau meja yang terdaftar di Cisco Webex. Jika tidak, Anda tidak akan dapat menerima orang tanpa membuka kunci rapat.
Cara Menggunakan Ruang Tunggu dengan Rapat Terjadwal
Untuk pertemuan terjadwal, memiliki ruang tunggu sangat penting. Jika peserta lain tiba sebelum tuan rumah, mereka harus berada di ruang tunggu dari tempat tuan rumah mengizinkan mereka masuk.
Namun sebelumnya, Anda tidak dapat memiliki fungsi ruang tunggu ini dalam rapat terjadwal di Webex. Setiap peserta yang tiba sebelum tuan rumah tidak dapat bergabung ke rapat sama sekali jika rapat terkunci. Mereka harus menyegarkan diri dan mencoba kembali bergabung dalam pertemuan setelah tuan rumah tiba. Seperti yang dapat Anda bayangkan, itu sama sekali tidak intuitif. Bagaimana peserta mengetahui kedatangan tuan rumah dalam rapat?
Namun mulai Webex 40.9 dan seterusnya, Anda dapat memiliki ruang tunggu untuk tamu dalam rapat terjadwal. Tamu adalah pengguna yang tidak masuk ke akun Webex mereka atau pengguna eksternal yang tidak memiliki akun Webex di situs Anda. Jadi setiap tamu yang datang sebelum tuan rumah harus menunggu di ruang pertemuan. Tetapi setiap anggota organisasi yang tiba sebelum tuan rumah akan dapat bergabung secara langsung.
Buka webex.com dan masuk ke ruang rapat Anda. Kemudian, buka 'Rapat' dari menu navigasi di sebelah kiri.
Klik tombol 'Jadwalkan' untuk menjadwalkan rapat baru.
Atau Anda juga dapat mengedit rapat yang telah dijadwalkan sebelumnya dengan pengaturan baru. Buka rapat, dan klik tombol 'Edit'.
Kemudian, setelah menjadwalkan rapat seperti yang Anda inginkan, gulir ke bawah dan klik 'Tampilkan Opsi Lanjutan'.
Beberapa opsi akan diperluas di bawahnya. Klik pada 'Opsi penjadwalan'.
Di Opsi Penjadwalan, buka 'Rapat Tidak Terkunci'. Pengaturan default untuk opsi ini diatur ke 'Tamu dapat bergabung ke rapat'. Klik tombol radio untuk 'Tamu menunggu di lobi sampai tuan rumah mengizinkan mereka' untuk memilihnya.
Sekarang, seperti halnya pengaturan untuk Ruang Rapat Pribadi Anda, Anda akan melihat opsi untuk 'Kunci Otomatis'. Ini mungkin membuat Anda bertanya-tanya mengapa Anda tidak bisa mengunci rapat untuk mengaktifkan ruang tunggu seperti dengan Ruang Rapat Pribadi.
Mengunci rapat saja tanpa mengaktifkan pengaturan sebelumnya tidak akan membuat ruang tunggu bagi tamu yang datang sebelum tuan rumah. Sebaliknya, mereka akan langsung memasuki rapat. Jadi mengaktifkan opsi sebelumnya adalah penting. Tetapi penting juga untuk diingat bahwa itu hanya membuat ruang tunggu sampai Anda bergabung dengan rapat. Untuk membuat ruang tunggu setelahnya, Anda harus mengunci rapat.
Sekarang, Anda dapat mengaktifkan 'Kunci Otomatis' saat menjadwalkan rapat, atau Anda dapat mengunci rapat dari bilah alat rapat setelah Anda bergabung dengan rapat; itu sepenuhnya terserah Anda. Setelah rapat dikunci, semua peserta, tamu, dan anggota organisasi harus melalui ruang tunggu.
Terakhir, klik tombol 'Simpan' atau 'Jadwalkan'.
Untuk rapat terjadwal, tidak ada opsi umum yang akan membuat ruang tunggu untuk setiap rapat. Anda harus melakukan langkah-langkah ini untuk setiap rapat yang Anda jadwalkan.
Ruang tunggu dalam rapat virtual sangat penting untuk menghindari kecelakaan. Dan meskipun Anda dapat memiliki ruang tunggu dalam rapat Webex, mekanismenya tidak sesederhana dan sesederhana itu. Tetapi begitu Anda tahu caranya, Anda dapat memastikan rapat Anda seaman yang seharusnya.