Panduan untuk menyelenggarakan Zoom Meeting yang aman
Pindah ke perangkat lunak kolaborasi aliran kerja online seperti Zoom cukup menantang bagi banyak bisnis. Dan sekarang laporan tentang Zoom Meetings yang diretas oleh tamu tak diundang menakutkan bagi bisnis ini dan orang-orang yang merupakan sistem konferensi video online baru.
Jadi, inilah panduan bertahan hidup kami dalam situasi pandemi ini ketika tidak menggunakan perangkat lunak kolaborasi gratis seperti Zoom bukanlah suatu pilihan. Zoom melakukan banyak hal lebih baik daripada kompetisi, gratis.
Apa itu Bom Zoom?
Internet dan FBI menyebut kegagalan Zoom Meetings yang diretas sebagai 'Zoom Bombing'.
Namun, Zoom Bombing tidak benar-benar meretas rapat Zoom. Ini hanya memanfaatkan cara Zoom Meeting dibuat dan dioperasikan. Dan hal baiknya adalah, Anda dapat mencegahnya dengan menyesuaikan pengaturan Zoom Meeting.
Misalkan, Anda mengatur Zoom Meeting dan mengirim undangan ke semua orang yang ingin Anda ikuti rapat. Ini adalah prosedur normal dan berfungsi dengan baik untuk membuat rapat Zoom dengan cepat. Namun, jika beberapa jiwa malang yang telah Anda kirimi undangan, secara tidak sengaja membocorkan tautan undangan atau surat, maka itu dapat digunakan oleh siapa saja untuk bergabung dalam pertemuan.
Tamu yang tidak diinginkan dan tidak diundang ini dalam rapat Zoom kemudian dapat mengebom rapat dengan banyak cara. Zoombombing terburuk dilakukan melalui berbagi layar.
Dengan pengaturan default dalam rapat Zoom, setiap peserta dapat membagikan layar mereka dalam rapat. Zoombomber dapat memanfaatkan fitur ini dan membagikan konten yang tidak sosial atau tidak aman untuk bekerja melalui berbagi layar kepada semua orang dalam rapat. Yang pada dasarnya adalah pengeboman pertemuan Anda.
Cara Mencegah Bom Zoom
Tamu yang tidak diinginkan dan tidak diundang dapat dengan mudah mengebom rapat Zoom, tetapi itu tidak berarti Zoom tidak cukup aman. Begitulah cara rapat Zoom dibuat sehingga pengeboman lebih mudah bagi siapa saja yang memiliki tautan undangan.
Meskipun Anda tidak dapat mengontrol siapa yang bisa mendapatkan tautan undangan atau email ke Rapat Zoom Anda, Anda dapat memastikan bahwa tamu yang tidak diinginkan tidak dapat bergabung dalam rapat.
Dalam keadaan ketika Anda tidak dapat menentukan tamu sebagai 'tidak diinginkan' karena Anda mengirimkan undangan terbuka kepada siapa saja yang ingin bergabung ke rapat, Anda setidaknya dapat membatasi peserta untuk membagikan konten layar mereka dengan hanya mengizinkan tuan rumah untuk berbagi layar dalam rapat Zoom.
Nonaktifkan Berbagi Layar untuk Peserta
Dengan menonaktifkan kemampuan berbagi layar untuk peserta rapat Zoom, Anda dapat memastikan tidak ada yang mengebom rapat dengan konten yang tidak diinginkan.
Anda dapat menonaktifkan Berbagi Layar di Zoom dengan mengakses pengaturan Berbagi Layar dari bar kontrol host di jendela rapat Zoom. Klik ikon panah atas di sebelah tombol Bagikan Layar, dan pilih 'Opsi Berbagi Lanjutan' dari menu.
Kemudian, atur pengaturan berikut di layar opsi berbagi lanjutan:
- Berapa banyak peserta yang dapat berbagi pada saat yang sama?
Satu peserta dapat berbagi pada satu waktu
- Siapa yang bisa berbagi?
Hanya Tuan Rumah
Membatasi berbagi layar hanya untuk tuan rumah dapat mencegah metode pengeboman Zoom paling umum yang dapat dieksploitasi oleh peserta.
Anda juga dapat membatasi Berbagi Layar secara permanen ke host hanya dari halaman pengaturan Akun Zoom Anda. Untuk itu, buka tautan zoom.us/profile/setting di browser web dan masuk ke akun Anda.
Pada tab 'Rapat' di layar pengaturan akun Zoom Anda, gulir ke bawah hingga Anda melihat opsi 'Berbagi layar' di bawah bagian 'Rapat (dasar)'. Kemudian, ubah pengaturan 'Siapa yang dapat berbagi?' ke 'Hanya Tuan Rumah', dan klik tombol Simpan.
Sekarang setiap Rapat Zoom yang Anda atur akan menonaktifkan Berbagi Layar untuk para peserta. Hanya Anda yang dapat berbagi layar dalam rapat.
Buat Ruang Tunggu untuk Menyetujui Secara Manual Siapa yang Dapat Bergabung dalam Rapat
Untuk membatasi tamu yang tidak diinginkan bahkan bergabung dengan rapat Zoom Anda, Anda dapat membuat ruang tunggu untuk secara individual menyetujui orang yang ingin berpartisipasi dalam rapat.
Ruang Tunggu di Zoom memungkinkan Anda mengontrol siapa saja yang dapat bergabung ke rapat terlepas dari tautan undangan yang telah diberikan kepada mereka.
Untuk mengaktifkan Ruang Tunggu, buka halaman zoom.us/profile/setting di browser web dan masuk dengan akun Zoom Anda. Kemudian gulir ke bawah pada halaman hingga Anda melihat opsi 'Ruang tunggu' di bawah bagian 'Dalam Rapat (Lanjutan)'. Anda juga dapat mencari 'Ruang tunggu' di halaman dengan menggunakan pintasan 'Ctrl + F'.
Nyalakan sakelar sakelar di sebelah 'Ruang tunggu' untuk mengaktifkan fitur tersebut.
Sekarang ketika orang yang diundang mencoba untuk bergabung ke rapat, Anda akan melihat pop-up di bar Host Controls di jendela rapat Zoom dengan untuk 'Mengakui' orang tersebut ke dalam rapat atau 'Melihat ruang tunggu'. Klik 'Akui' jika Anda ingin mengizinkan orang yang diundang.
Untuk melihat ruang tunggu di Zoom, klik opsi 'Kelola Peserta' di bilah kontrol host untuk membuka jendela daftar peserta di sisi kanan layar.
Jika Anda memiliki peserta di ruang tunggu, mereka akan ditampilkan di bagian atas daftar peserta di bawah bagian '## orang sedang menunggu'. Arahkan kursor ke nama peserta yang ingin Anda izinkan ke rapat dan klik tombol 'Akui'.
Untuk menonaktifkan Ruang Tunggu untuk Zoom Meeting tertentu, klik tombol 'Lainnya' di bawah daftar peserta di jendela rapat, dan batalkan pilihan opsi 'Masukkan Peserta di Ruang Tunggu'.
Dengan cara ini Anda dapat menonaktifkan atau mengaktifkan Ruang Tunggu dengan cepat kapan pun Anda mau.
Kunci Rapat Zoom
Mengunci rapat Zoom adalah cara termudah untuk memblokir tamu yang tidak diinginkan masuk ke rapat Anda. Setelah semua peserta yang Anda undang secara pribadi telah bergabung dengan rapat, Anda dapat menguncinya sehingga tidak ada orang lain yang dapat masuk.
Klik opsi 'Kelola Peserta' di jendela rapat Zoom untuk membuka tampilan daftar peserta. Kemudian, klik tombol 'Lainnya' di bagian bawah daftar peserta dan pilih opsi 'Kunci Rapat' dari menu.
Dialog konfirmasi akan ditampilkan di layar untuk memastikan bahwa Anda memahami apa yang terjadi saat Anda mengunci rapat. Klik tombol 'Ya' untuk mengonfirmasi.
Saat Anda ingin mengizinkan seseorang masuk ke ruang rapat yang terkunci, Anda dapat membuka kunci rapat untuk sementara dari menu yang sama. Hanya kali ini Anda akan melihat opsi 'Buka Kunci Rapat'.
Kunci rapat lagi setelah mengizinkan seseorang masuk, sehingga aman dan terlindungi dari tamu yang tidak diinginkan dan tidak diundang.
Kesimpulan
Untuk menjaga agar Rapat Zoom Anda aman dari Pemboman Zoom, Anda perlu memastikan bahwa Berbagi Layar hanya diaktifkan untuk penyelenggara rapat, dan menggunakan Ruang Tunggu atau Kunci Rapat Zoom untuk mencegah orang yang tidak diinginkan masuk ke rapat Anda.