Anda dapat memeriksa kesalahan ejaan dalam satu sel, beberapa sel, seluruh lembar kerja, beberapa lembar kerja, atau seluruh buku kerja Excel.
Kebanyakan orang tahu tentang fitur pemeriksa ejaan dan Koreksi Otomatis Microsoft Word dan Powerpoint, tetapi tahukah Anda bahwa MS Excel juga memfasilitasi fungsionalitas pemeriksa ejaan. Ini tidak sekuat dan secanggih Word, tetapi ia menawarkan fungsi pemeriksaan ejaan dasar. Ini memungkinkan Anda untuk memeriksa ejaan kata-kata di sel lembar kerja dan memastikan lembar Anda bebas dari kesalahan.
Tidak seperti Microsoft Word dan PowerPoint, Excel tidak secara otomatis memeriksa masalah tata bahasa atau memeriksa ejaan saat Anda mengetik (dengan menggarisbawahinya dengan warna merah). MS Excel hanya akan memberi tahu Anda tentang kesalahan ejaan saat Anda menjalankan fungsionalitas pemeriksa ejaan secara manual. Selain itu, Excel tidak memeriksa kesalahan tata bahasa.
Sebagian besar waktu, kita mengabaikan kesalahan ejaan di Excel, karena kita sering bekerja dengan angka dan rumus. Namun terkadang, Anda perlu memeriksa apakah Anda telah membuat kesalahan ejaan saat membuat beberapa laporan dan kumpulan data yang mungkin memiliki teks seperti label kolom dan baris atau di seluruh lembar kerja. Mari pelajari cara melakukan pemeriksaan ejaan dalam satu sel, beberapa sel, seluruh lembar kerja, beberapa lembar kerja sekaligus, atau seluruh buku kerja.
Cara Melakukan Pemeriksaan Ejaan di excel
Anda dapat dengan mudah melakukan pemeriksaan ejaan dalam Microsoft Excel dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
Ada dua cara untuk menjalankan fitur periksa ejaan di Excel: Anda dapat mengakses alat dari Pita Excel atau dengan menggunakan pintasan keyboard.
Pertama, buka spreadsheet dengan beberapa kesalahan ejaan dan pilih sel mana saja. Buka tab 'Tinjau', klik tombol 'Ejaan' di sebelah kiri di grup Pemeriksaan Pita Excel.
Atau, Anda juga dapat menekan tombol fungsi pintasan keyboard F7 untuk membuka kotak dialog Ejaan. Jika Anda memilih satu sel dalam spreadsheet, Excel akan secara otomatis memeriksa kesalahan ejaan di seluruh spreadsheet saat ini.
Either way, itu akan membuka kotak dialog Ejaan. Excel akan mulai memeriksa kesalahan ejaan di lembar kerja Anda dan akan memberikan saran untuk ejaan yang benar.
Dalam dialog Ejaan, pilih saran dari kotak 'Saran:' dan klik tombol 'Ubah' untuk memperbaiki kesalahan ejaan kata. Setelah ejaan itu diperbaiki, itu akan beralih ke kesalahan berikutnya. Kotak ini hanya akan muncul untuk sel dengan kata yang salah eja. Di sini, kita akan memilih kata pertama 'Probabilitas' dari daftar saran untuk menggantikan kata 'Propabilitas' yang salah eja dan klik tombol 'Ubah'.
Setelah semua ejaan telah diperbaiki, Excel akan menampilkan 'Pemeriksaan ejaan selesai. Anda baik untuk pergi' pesan. Klik 'OK' di kotak prompt untuk melanjutkan.
Excel akan menampilkan kotak dialog Ejaan hanya jika ada kesalahan yang ditemukan di lembar. Jika tidak ada kesalahan yang ditemukan, Excel akan menampilkan pesan yang sama di atas.
Jika fitur pemeriksa ejaan tidak berfungsi (yaitu tombol 'Ejaan' di bawah tab Tinjauan berwarna abu-abu.), mungkin karena spreadsheet Anda dilindungi. 'Buka proteksi' lembar kerja Anda sebelum memeriksa kesalahan ejaan.
Berbagai Pilihan Kotak Dialog Ejaan
Sebelum kita mempelajari cara melakukan pemeriksaan ejaan untuk sel, seluruh lembar kerja, beberapa lembar kerja, atau seluruh buku kerja, kita harus memahami berbagai opsi di kotak dialog Ejaan dan cara menyesuaikannya. Anda harus memilih opsi yang sesuai saat mengoreksi kata.
Berikut ini adalah beberapa fungsi yang akan Anda lihat di kotak dialog Ejaan:
- Abaikan Sekali – Saat pemeriksaan ejaan menemukan kata yang diidentifikasi sebagai kesalahan, dan kata tersebut sebenarnya benar untuk tujuan Anda, klik tombol 'Abaikan Sekali' untuk mengabaikan saran kesalahan pemeriksaan ejaan saat ini. Misalnya. Nama, Alamat, dll.
- Abaikan semua – Klik opsi ini, jika Anda ingin mengabaikan semua contoh kata yang salah eja saat ini dan mempertahankan nilai aslinya. Misalnya, jika nama yang sama diulang beberapa kali, mengklik opsi ini akan melewatkan semua kata itu tanpa mengubahnya dan menghemat waktu Anda.
- Tambahkan ke Kamus – Jika Excel menganggap kata saat ini sebagai kesalahan, tetapi itu adalah kata yang benar dan kata yang sering Anda gunakan, maka Anda dapat menambahkan kata yang salah eja ini ke kamus Microsoft Excel, selama kata tersebut digunakan dengan benar. Ini akan menjadikan kata sebagai bagian dari kamus MS dan tidak akan ditandai sebagai kesalahan di masa mendatang di buku kerja apa pun serta di Produk Microsoft lainnya.
- Mengubah – Ketika kesalahan pemeriksaan ejaan terdeteksi, Excel akan menampilkan daftar saran. Pilih salah satu kata yang disarankan dan klik tombol ini untuk mengganti kata salah eja yang dipilih saat ini dengan kata yang benar.
- Ubah Semua – Opsi ini akan menggantikan semua kemunculan kata yang salah eja serta kata saat ini dengan saran yang dipilih.
- Koreksi Otomatis – Mengklik opsi ini akan membuat Excel mengoreksi kata yang salah eja secara otomatis dengan saran yang Anda pilih. Juga, itu akan menambahkan kata ke daftar koreksi otomatis, yang berarti jika Anda mengetik kata yang salah eja yang sama di masa mendatang, Excel akan secara otomatis mengonversinya ke saran yang dipilih.
- bahasa kamus – Anda dapat mengubah bahasa kamus Excel menggunakan drop-down ini.
- Pilihan – Tombol ini akan membawa Anda ke 'Opsi Excel' di mana Anda dapat meninjau atau mengubah pengaturan pemeriksaan ejaan default yang sesuai.
- Urungkan Terakhir – Klik tombol ini untuk membalikkan tindakan terakhir Anda.
Menyesuaikan Pengaturan Pemeriksaan Ejaan Excel
Jika Anda ingin mengubah pengaturan default pemeriksaan Ejaan di Excel, klik 'Opsi' di kotak dialog Ejaan atau buka tab 'File' dan klik 'Opsi.
Di tab Proofing pada Opsi Excel, Anda akan menemukan pengaturan default dari pemeriksaan Ejaan yang dapat Anda sesuaikan sesuai kebutuhan dan persyaratan Anda.
Excel mengabaikan kata-kata yang ada dalam Huruf Besar (HEETHEN), teks yang berisi angka (Rage123), alamat IP/file, atau kode internet dan tidak akan dianggap sebagai kesalahan. Juga, itu menandai kata-kata yang diulang sebagai kesalahan. Misalnya, jika Anda mengetik "Say hello to to my little friend", itu akan menandai, tambahan 'ke' sebagai kesalahan. Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan opsi ini jika Anda mau.
Jika Anda ingin menambah atau mengedit Kamus Excel, Klik opsi 'Custom Dictionaries'.
Kemudian, untuk mengedit daftar kata di Kamus Kustom, pilih 'CUSTOM.DIC' di bawah Daftar Kamus dan klik tombol 'Edit Daftar Kata ...'.
Masukkan kata yang ingin Anda tambahkan ke kamus di bidang 'Kata:' dan klik 'Tambah'. Jika Anda ingin menghapus kata yang sudah ditambahkan dari daftar, pilih kata dan klik 'Hapus' atau 'Hapus semua' untuk menghapus semua kata. Kemudian, klik 'OK' dua kali untuk menutup kedua dialog.
Selain itu, kata apa pun yang ditambahkan ke kamus khusus tidak akan ditandai sebagai kesalahan dalam produk Microsoft lainnya. Jika Anda menambahkan kata ke kamus kustom di Excel, itu tidak akan dianggap sebagai kesalahan di Word atau Powerpoint dan sebaliknya.
Jika Anda ingin mengubah pengaturan AutoCorrect, klik 'Opsi KoreksiOtomatis' di Opsi Excel.
Di sini, Anda dapat menyesuaikan pengaturan AutoCorrect.
Saat mengetik, Anda mungkin sering salah mengeja beberapa kata di lembar kerja Anda. Anda dapat memperbaiki kesalahan ini dengan menambahkan kata-kata tersebut ke daftar AutoCorrect Anda. Dengan cara ini, Excel akan mengoreksi kata-kata ini secara otomatis saat Anda menulis.
Untuk melakukan ini, masukkan kata yang salah eja di bagian 'Ganti' dan pilih kata yang benar dari daftar di bawah atau masukkan di bagian 'Dengan'. Kemudian, klik 'OK' untuk mendaftar.
Periksa Ejaan Satu Sel / Teks di Excel
Excel memungkinkan Anda untuk memeriksa nilai sel tunggal (Word) untuk kesalahan ejaan.
Untuk memeriksa ejaan sel tunggal mana pun dalam dokumen Excel, pilih sel dan klik dua kali di atasnya atau tekan F2 untuk masuk ke mode edit. Pastikan Anda berada dalam mode edit di sel. Jika Anda berada dalam mode edit, Anda akan mengarahkan kursor teks di sel dan 'Edit' di bilah status di sudut kiri bawah jendela Excel (seperti yang ditunjukkan di bawah).
Kemudian, klik tombol ‘Ejaan’ di tab Review atau tekan F7.
Jika Excel menemukan kesalahan ejaan, itu akan menampilkan kotak saran jika tidak, itu akan menampilkan pesan dengan pesan "Pemeriksaan ejaan selesai".
Pilih kata yang benar dan klik 'Ubah' untuk memperbaiki ejaan. Kemudian, klik 'OK' di kotak dialog Periksa ejaan lengkap.
Periksa Ejaan Beberapa Sel/Kata dalam Lembar Kerja Tunggal
Jika Anda ingin memeriksa ejaan beberapa sel secara bersamaan, Anda dapat melakukannya dengan memilih hanya sel tersebut dan menggunakan kotak dialog Ejaan. Metode ini berguna ketika Anda ingin melewati kolom nama atau alamat dari kesalahan pengecekan karena nama dan alamat biasanya ditandai sebagai kesalahan ejaan.
Pertama, pilih sel atau rentang atau kolom atau baris yang ingin Anda periksa ejaannya. Jika Anda memilih sel yang berdekatan, maka Anda cukup menggunakan tombol seret mouse atau Shift + panah untuk membuat pilihan.
Jika Anda ingin memilih sel yang tidak berdekatan (sel yang tidak bersebelahan), Anda dapat menekan dan menahan tombol Ctrl dan klik pada sel yang ingin dipilih. Jika Anda memiliki banyak sel untuk dipilih, tekan dan lepaskan Shift + F8 lalu klik sel sebanyak yang Anda inginkan untuk memilihnya. Kemudian, tekan Shift + F8 lagi untuk mematikan mode pemilihan.
Setelah Anda memilih sel, alihkan ke tab 'Tinjau' dan pilih 'Ejaan' pada Pita atau tekan F7.
Kotak dialog Ejaan akan muncul dengan beberapa saran untuk mengganti kata pertama yang salah eja (jika Excel menemukannya) di sel atau rentang yang dipilih.
Kemudian, pilih saran yang benar, klik opsi 'Ubah' atau gunakan 'KoreksiOtomatis' untuk secara otomatis memilih ejaan yang benar dan pindah ke kata salah eja berikutnya.
Atau, Anda juga dapat mengklik 'Abaikan Sekali' untuk mengabaikan saran dan beralih ke kata salah eja berikutnya.
Setelah, kata salah eja pertama telah diperbaiki, itu akan menunjukkan saran untuk kata salah eja berikutnya di kotak dialog yang sama. Pilih opsi yang sesuai untuk memperbaiki kesalahan. Demikian pula, Anda dapat memperbaiki semua kata yang salah eja, satu per satu.
Setelah semua kata yang salah eja telah diperbaiki, Anda akan melihat prompt 'berhasil'.
Periksa Ejaan Seluruh Lembar Kerja
Untuk memeriksa ejaan seluruh lembar kerja di Excel, pilih sel mana saja di lembar kerja yang ingin Anda periksa atau klik tab lembar kerja tempat Anda ingin menjalankan pemeriksaan ejaan, dan klik opsi 'Ejaan' (atau tekan F7 ) di bawah tab 'Tinjau'.
Excel akan mulai memeriksa kesalahan dan memberikan saran untuk memperbaikinya.
Saat Anda menjalankan pemeriksaan ejaan, itu memeriksa ejaan dari sel yang dipilih saat ini dan seterusnya hingga akhir lembar kerja. Jika Anda memilih sel A1, Excel akan mulai memeriksa semua sel di baris pertama (dari kiri ke kanan), lalu pindah ke baris kedua dan memeriksa semua sel di baris kedua (dari kiri ke kanan) dan kemudian pergi ke baris ketiga dan seterusnya.
Misalnya, jika Anda memilih A4, itu hanya akan melewati semua sel Baris 4 (horizontal) dan kemudian baris di bawahnya. Setelah memeriksa semua sel setelah A4, Excel akan menampilkan kotak prompt, "Apakah Anda ingin melanjutkan pemeriksaan di awal lembar?". Klik 'Ya' untuk melanjutkan pemeriksaan ejaan dari awal seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Periksa Ejaan Beberapa Lembar Sekaligus
Di Excel, Anda dapat memeriksa ejaan untuk beberapa lembar kerja secara bersamaan. Begini caranya:
Untuk memeriksa ejaan untuk beberapa lembar kerja, tekan dan tahan tombol Ctrl dan pilih beberapa tab lembar yang ingin Anda periksa. Lakukan pemeriksaan ejaan dengan mengklik tombol 'Ejaan' di bawah tab 'Tinjau' atau tekan F7.
Ini akan memulai proses pemeriksaan ejaan, dan satu per satu, semua kesalahan akan muncul di kotak dialog.
Pilih opsi yang sesuai untuk memperbaiki semua kesalahan dan kotak dialog akan meminta Anda untuk memberi tahu Anda dengan pesan konfirmasi.
Periksa Ejaan Semua Lembar Kerja dalam Buku Kerja Sekaligus
Jika Anda memiliki banyak lembar kerja di buku kerja Anda, Anda dapat dengan mudah memeriksa ejaan semuanya sekaligus.
Untuk memeriksa ejaan semua lembar kerja dalam buku kerja, klik kanan pada tab lembar kerja mana pun dan pilih 'Pilih Semua Lembar' dari menu konteks.
Ini akan memilih semua lembar kerja di buku kerja Anda. Kemudian, tekan F7 atau klik tombol 'Ejaan' di bawah tab Tinjau pita. Ketika semua lembar kerja dipilih, semua tab akan ditampilkan dengan latar belakang putih, seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Sekarang Excel akan memeriksa ejaan semua lembar kerja di buku kerja.
Periksa Ejaan Kata-kata dalam Rumus
Jika Anda mencoba memeriksa teks yang merupakan bagian dari rumus, itu tidak akan berfungsi dan pemeriksaan ejaan kembali ke awal lembar kerja. Anda hanya dapat memeriksa teks yang ada di dalam cangkang rumus dalam mode edit.
Jika Anda ingin memeriksa ejaan kata dalam rumus, klik dua kali sel dengan rumus atau pilih kata di dalam rumus di bilah rumus. Kemudian, tekan F7 atau klik tombol 'Ejaan' di bawah tab Tinjau pita untuk menjalankan pemeriksaan ejaan.
Sorot Kesalahan Ejaan menggunakan Excel VBA Macro
Anda bahkan dapat menggunakan Makro Excel untuk menemukan dan menyorot kata yang salah eja di lembar kerja saat ini. Untuk ini, Anda harus membuat makro di editor VBA. Inilah cara Anda melakukannya:
Pertama, buka lembar kerja di mana Anda ingin menyorot kata-kata yang salah eja. Kemudian, klik tombol 'Visual Basic' di bawah tab 'Pengembang' atau tekan tombol pintas Alt + F11 untuk membuka editor Excel VBA.
Di editor Microsoft VBA, klik menu 'Sisipkan' dan pilih opsi 'Modul'.
Kemudian, salin dan tempel kode berikut di editor Modul:
Sub ColorMispelledCells() Untuk Setiap cl Dalam ActiveSheet.UsedRange Jika Bukan Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Kemudian _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Next cl End SubSetelah menempelkan kode, klik tombol 'Jalankan' di bilah alat atau tekan tombol 'F5' untuk menjalankan makro.
Setelah Anda menjalankan makro, periksa lembar kerja Anda. Dan semua sel dengan kata yang salah eja akan disorot seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Itu semua yang perlu Anda ketahui tentang pemeriksaan ejaan di Excel.