Semua yang perlu Anda ketahui tentang mengundang seseorang ke Rapat Microsoft Teams
Microsoft Teams adalah salah satu aplikasi Kolaborasi Workstream terkemuka yang tersedia untuk banyak orang. Aplikasi WSC berubah dari pilihan menjadi kebutuhan dalam beberapa bulan terakhir. Organisasi di seluruh dunia telah berpegang teguh pada aplikasi seperti Microsoft Teams untuk menjaga bisnis mereka tetap mengambang seperti yang dilakukan Rose pada pintu itu (RIP Jack).
Baik Anda ingin mengadakan rapat video, atau berbagi dan berkolaborasi dalam file dengan anggota tim Anda, struktur organisasi Microsoft Teams membuatnya semakin mudah untuk melakukannya. Dengan menggunakan Microsoft Teams, Anda tidak hanya dapat mengadakan rapat video dengan anggota organisasi Anda, tetapi juga orang luar, baik mereka memiliki akun Microsoft Teams atau tidak.
Undang Orang Selama Rapat
Baik itu rapat ad-hoc yang hanya dapat terjadi di saluran tim, atau rapat terjadwal yang berlangsung di saluran, setiap anggota tim yang memiliki akses ke saluran tersebut dapat bergabung ke rapat dari sana. Tapi itu bukan satu-satunya cara bagi orang untuk bergabung dengan pertemuan Anda. Anda dapat mengundang siapa saja – anggota organisasi serta tamu – ke rapat di Microsoft Teams kapan saja selama panggilan berlangsung.
Klik ikon 'Tampilkan Peserta' pada bilah alat panggilan dalam rapat. Daftar peserta akan terbuka di sisi kanan layar.
Sekarang, jika Anda ingin mengundang seseorang yang berasal dari organisasi yang sama dengan Anda – anggota tim dan non-tim – klik kotak teks 'Undang seseorang' dan mulailah mengetik nama mereka.
Saran untuk anggota organisasi akan muncul di bawah kotak teks. Pilih orang yang ingin Anda undang.
Segera setelah Anda mengklik nama mereka, Microsoft Teams akan mulai memanggil mereka. Mereka dapat menerima panggilan untuk bergabung ke rapat.
Untuk mengundang seseorang dari luar organisasi Anda, klik tombol 'Salin Info Gabung' di sebelah kotak teks undangan.
Info rapat akan disalin ke papan klip Anda. Saat Anda menempelkan info bergabung, itu akan menjadi tautan 'Bergabung dengan Microsoft Teams Meeting'. Kirim melalui email, pesan, atau cara lain apa pun kepada orang yang ingin Anda undang.
Mereka kemudian dapat bergabung ke rapat dari tautan dalam pesan sebagai Tamu. Tidak masalah apakah orang tersebut memiliki akun Microsoft Teams atau tidak. Siapa pun dapat bergabung ke rapat dari tautan undangan.
Catatan: Tamu harus diterima ke rapat oleh seseorang yang sudah ada di rapat setelah mereka bergabung.
Undang Orang Sebelum Rapat
Pelanggan Microsoft Teams Office 365 Business juga memiliki fungsionalitas tambahan selain pengguna Microsoft Teams Free. Selain menyelenggarakan rapat ad-hoc, mereka juga dapat menjadwalkan rapat jauh sebelumnya. Dan menjadwalkan pertemuan tidak hanya untuk keuntungan Anda. Anda juga dapat mengundang orang saat menjadwalkan rapat sehingga mereka dapat mengetahui dan mengelola jadwal mereka untuk mengakomodasi rapat.
Di layar penjadwal, klik 'Tambahkan peserta yang diperlukan' untuk mengundang orang. Untuk anggota organisasi, mulai masukkan nama mereka dan klik nama orang tersebut ketika muncul di bawah kotak teks.
Untuk orang di luar organisasi Anda, masukkan ID email mereka ke dalam kotak teks.
Email undangan akan dikirim secara otomatis ke semua orang dengan tautan rapat serta tanggal dan waktu rapat setelah Anda mengeklik tombol 'Kirim' pada penjadwal rapat.
Penerima kemudian akan dapat bergabung pada saat rapat dari tautan undangan mereka.
Cukup mudah untuk mengundang siapa saja ke rapat Microsoft Teams, baik mereka berada di organisasi yang sama dengan Anda atau tidak. Selain itu, Anda dapat mengundang orang tidak hanya selama rapat, tetapi juga sebelumnya untuk rapat terjadwal.