Cara Menggunakan Aplikasi Tugas di Microsoft Teams

Mengelola tugas Anda menjadi jauh lebih mudah.

Microsoft mengumumkan aplikasi Tasks untuk Microsoft Teams tahun lalu, dan dapat dikatakan bahwa itu adalah salah satu aplikasi yang kedatangannya ditunggu-tunggu oleh orang-orang. Melacak berbagai tugas yang harus kita selesaikan sepanjang hari atau pada akhir minggu atau bulan bisa sangat menakutkan. Tentu saja, ada aplikasi berbeda untuk itu di Microsoft.

Tapi justru itulah masalahnya. Atau, setidaknya itu. Aplikasi itu terpisah. Dan Anda harus beralih di antara beberapa aplikasi untuk melacak semuanya. Sangat sulit untuk menjaga kewarasan Anda saat melakukan itu. Tetapi dengan Tasks, Microsoft mengubahnya.

Aplikasi tugas membawa semua kemampuan pelacakan kemajuan terpisah dan aplikasi manajemen tugas Microsoft ke dalam satu tempat. Aplikasi Tasks baru menggabungkan tugas pribadi Anda dari To-Do dan tugas bersama dari aplikasi Planner langsung di Microsoft Teams. Jadi Anda dapat melacak semua tugas Anda dari satu tempat.

Menambahkan Tugas di Microsoft Teams

Aplikasi Tasks mulai diluncurkan awal tahun ini secara bertahap dan sekarang tersedia secara umum untuk semua orang dengan langganan Microsoft 365. Pengguna Microsoft Teams Free tidak memiliki akses ke aplikasi.

Anda dapat menambahkan aplikasi Tasks sebagai aplikasi seluruh sistem di Microsoft Teams atau sebagai tab di saluran. Saat Anda menambahkan Tugas sebagai tab di saluran, itu tidak akan menyertakan tugas pribadi Anda dari To-Do.

Sebelum menambahkan aplikasi Tasks di Microsoft Teams, ada satu hal yang perlu diingat. Anda tidak akan menemukan aplikasi dengan nama "Tugas". Saat ini, Anda akan menemukannya dengan nama 'Planner'.

Secara bertahap, namanya akan berubah menjadi 'Tugas oleh Planner dan To-Do' sebelum akhirnya menjadi 'Tugas'. Perubahan ke yang pertama telah dimulai, dan beberapa pengguna mungkin menemukan aplikasi dengan nama itu alih-alih 'Perencana'. Tapi apa pun namanya, fungsinya sama.

Untuk menggunakan aplikasi Tasks, klik opsi 'More added apps' (tiga titik) pada bilah navigasi di sebelah kiri.

Kemudian, klik pada bilah pencarian 'Temukan aplikasi' dan cari 'Perencana'. Klik pada aplikasi untuk menambahkannya ke daftar Microsoft Teams Anda.

Jendela deskripsi aplikasi akan terbuka. Klik tombol 'Tambah' untuk menginstal aplikasi.

Planner (atau, Tasks by Planner dan To Do, dalam beberapa kasus) akan muncul di bilah navigasi. Anda juga dapat menyematkan aplikasi di bilah navigasi untuk akses di masa mendatang. Klik kanan pada aplikasi dan pilih 'Pin' dari menu opsi.

Menggunakan Tugas di Microsoft Teams

Aplikasi Tugas di Microsoft Teams menampilkan tugas Anda dalam dua bagian: 'Tugas Saya' dan 'Paket Bersama'.

Bagian 'Tugas Saya' menyertakan daftar Anda dari aplikasi Microsoft To-Do, serta tugas apa pun yang telah Anda tambahkan di To Do dan Outlook. Ini juga mencakup bagian untuk 'Ditugaskan kepada Saya' yang menunjukkan tugas apa pun dari Planner yang ditugaskan khusus untuk Anda sehingga Anda selalu dapat memiliki daftar tugas yang berguna.

Bagian Rencana Bersama menyertakan tugas atau rencana dari aplikasi Planner yang telah ditambahkan ke Teams.

Bagian 'Tugas Saya' juga mencakup kategori Penting dan Direncanakan. Kategori Penting menampilkan semua tugas yang telah Anda bintangi, dari To Do serta tugas yang diberikan kepada Anda di Planner.

Kategori Direncanakan memperlihatkan semua tugas Anda yang memiliki Tanggal Jatuh Tempo, dari Yang Harus Dilakukan serta Perencana yang diberikan kepada Anda, diurutkan menurut tanggal sehingga Anda dapat melacak tabel waktu Anda. Ini juga menunjukkan tugas dari Rencana yang bukan merupakan bagian dari Teams Anda tetapi ada di aplikasi Planner asli.

Membuat Tugas Baru

Aplikasi Tasks tidak menampilkan semua tugas Anda dari aplikasi lain ini; Anda juga dapat membuat tugas baru.

Klik opsi 'Daftar atau Paket Baru' di bagian bawah layar untuk membuat daftar atau paket baru.

Jendela untuk membuat tugas baru akan muncul. Berikan daftar atau rencana Anda sebuah judul. Kemudian, buka menu tarik-turun di bawah 'Buat di' dan pilih jenis tugas yang akan dilakukan. Pilih 'Tugas Saya' jika Anda ingin membuat daftar pribadi atau nama tim, dan saluran jika Anda ingin membuat rencana bersama.

Kemudian, klik tombol 'Buat'.

Untuk membuat tugas baru dalam daftar atau paket yang sudah ada, buka daftar/rencana tersebut terlebih dahulu. Misalkan Anda ingin membuat tugas pribadi baru untuk To-Do, buka 'Tugas' di bawah 'Tugas Saya'.

Kemudian, klik opsi 'Tambahkan Tugas'.

Masukkan judul tugas, dan status prioritas atau tanggal jatuh tempo jika ada. Dan klik tombol 'OK' (ikon tanda centang) untuk menyimpan tugas.

Untuk mengedit informasi lebih lanjut tentang tugas, seperti menambahkan deskripsi atau subtugas, klik tugas.

Jendela pengeditan akan terbuka. Buka 'Daftar Periksa' dan tambahkan subtugas untuk tugas yang bertuliskan 'Tambahkan Item'.

Demikian pula, untuk tugas paket bersama yang baru, buka nama Paket dan klik opsi 'Tambahkan Tugas'. Satu-satunya perbedaan untuk tugas baru dalam Rencana adalah kategori kolom. Anda dapat memasukkan detail untuk kategori 'Ditugaskan Ke' dan 'Bucket' saat membuat tugas baru untuk Planner.

Melihat Tugas Anda

Tugas To-Do hanya dapat dilihat sebagai daftar, tetapi tugas Planner mendukung 4 jenis tampilan. Anda dapat menampilkan tugas Anda dalam bentuk Daftar, Papan, Bagan, atau Jadwal.

Secara default, tampilan 'Daftar' akan terlihat.

Tampilan papan menampilkan semua tugas dalam bentuk kartu di papan, yang merupakan tampilan default di aplikasi Planner asli di Microsoft 365.

Tampilan Bagan menampilkan semua statistik yang terkait dengan Rencana dalam bentuk bagan yang membuatnya lebih visual dan, oleh karena itu, lebih mudah untuk melacak semua informasi.

Dan tampilan Jadwal akan menampilkan semua tugas Anda di Kalender sehingga memudahkan untuk melacak tenggat waktu Anda.

Untuk mengubah tampilan, klik opsi yang sesuai di sudut kanan bilah alat di atas tugas.

Menggunakan Tugas sebagai Tab

Anda juga dapat menambahkan Tugas sebagai tab di saluran Teams. Saat ditambahkan di saluran, aplikasi tidak akan menyertakan tugas pribadi Anda dari To-Do. Dengan aplikasi Tasks di saluran, tim Anda dapat membuat rencana secara kolaboratif dan mengatur semua tugas.

Buka saluran tempat Anda ingin menambahkan Planner dan klik ikon '+' di bagian atas untuk menambahkan tab baru.

Cari 'Planner' dari aplikasi dan klik di atasnya. Anda dapat membuat rencana baru atau menambahkan yang sudah ada. Pilih tombol radio yang sesuai dengan opsi yang Anda inginkan, lalu masukkan nama paket (untuk membuat paket baru) atau pilih paket yang sudah ada dari menu tarik-turun. Kemudian, klik opsi ‘Simpan’.

Aplikasi Tasks baru di Microsoft Teams akan memudahkan pengelolaan tugas, tim dan juga pribadi. Dan bulan-bulan mendatang hanya akan melihat peningkatan pada aplikasi, dengan lebih banyak tambahan seperti tugas berulang, daftar Hari Saya, dll. datang juga.