Jadwalkan rapat penting agar semua anggota dapat hadir
Platform kolaborasi seperti Microsoft Teams telah sepenuhnya mengubah permainan kerja jarak jauh, dan memang demikian. Banyak organisasi beralih dari email ke aplikasi seperti Microsoft Teams untuk komunikasi antar rekan kerja karena fitur luar biasa yang ditawarkan platform ini.
Salah satu fitur yang ditawarkan Microsoft Teams yang disukai pengguna di seluruh dunia adalah kemampuan untuk mengadakan rapat terjadwal di platform. Selain rapat ad-hoc, pengguna juga dapat menjadwalkan rapat. Sebelumnya, hanya pelanggan Microsoft 365 Business yang dapat mengadakan rapat saluran atau pribadi terjadwal. Namun kini Microsoft juga telah menambahkan opsi untuk pengguna Microsoft Teams Free. Dan menjadwalkan rapat di Teams dengan anggota organisasi serta orang luar (umumnya dikenal sebagai tamu di dunia rapat Microsoft Teams) semudah mungkin.
Cara Menjadwalkan Rapat jika Anda Pengguna Gratis Microsoft Teams
Buka aplikasi desktop Microsoft Teams atau buka teams.microsoft.com. Pilih opsi 'Rapat' dari bilah navigasi di sebelah kiri.
Catatan: Jika tidak ada opsi 'Rapat', coba perbarui aplikasi desktop Microsoft Teams Anda karena opsi baru baru saja mulai diluncurkan. Jika memperbarui ke versi terbaru masih tidak menunjukkan opsi, satu-satunya yang tersisa adalah menunggu fitur tersebut diluncurkan kepada Anda.
Tab Rapat akan terbuka. Anda akan melihat dua opsi: 'Temui Sekarang' dan 'Jadwalkan Rapat'. Klik 'Jadwalkan Rapat' untuk membuka jendela penjadwal.
Beri judul rapat Anda dan tentukan tanggal dan waktu untuk durasi rapat. Kemudian klik tombol 'Jadwal'.
Tim akan menjadwalkan pertemuan. Beberapa opsi untuk membagikan undangan akan muncul di layar Anda. Anda dapat membagikan informasi rapat dengan menyalinnya dan mengirimkan tautannya melalui email atau aplikasi perpesanan apa pun, atau Anda dapat mengirim undangan menggunakan Google Kalender atau Kalender Outlook dengan membuat acara. Pilih opsi yang Anda inginkan.
Catatan penting: Jangan lewati langkah ini tanpa setidaknya menyalin informasi rapat. Setelah Anda menutup jendela ini, Anda tidak akan dapat mengakses informasi lagi. Anda juga harus menyimpan tautan rapat untuk diri sendiri jika Anda memilih untuk tidak membuat acara kalender karena saat ini, Microsoft Teams tidak memiliki kalender bawaan untuk pengguna gratis untuk melacak rapat terjadwal. Artinya, Anda tidak akan dapat bergabung ke rapat atau mengundang orang lain ke rapat yang baru saja dijadwalkan jika Anda melewati langkah ini.
Saat ini, pengguna gratis hanya dapat mengadakan rapat terjadwal secara pribadi dan tidak di saluran. Jadi hanya orang dengan tautan undangan rapat yang dapat bergabung ke rapat.
Cara Menjadwalkan Rapat jika Anda adalah Pengguna Microsoft 365 Business
Pelanggan Microsoft 365 Business dapat menjadwalkan rapat dari aplikasi Microsoft Teams, atau mereka juga dapat menggunakan Outlook untuk menjadwalkan rapat di Teams.
Jadwalkan Rapat dari Microsoft Teams
Buka aplikasi desktop Microsoft Teams atau buka teams.microsoft.com dan masuk dengan akun Microsoft Anda. Kemudian, pilih opsi 'Kalender' dari bilah navigasi di sebelah kiri.
Di kalender, klik tombol 'Rapat Baru' untuk menjadwalkan rapat.
Layar untuk membuat rapat baru akan terbuka. Tambahkan judul rapat, lalu ketik nama peserta di kotak 'Tambahkan peserta wajib' untuk mengundang orang.
Jika Anda ingin seseorang di luar organisasi Anda bergabung ke rapat, ketik alamat email mereka di dalam kotak untuk mengirimi mereka tautan undangan ke rapat.
Setelah Anda menambahkan semua peserta, atur waktu untuk rapat. Anda juga dapat menggunakan 'Asisten Penjadwalan' untuk menemukan waktu luang dari kalender semua orang untuk mengatur waktu rapat yang cocok untuk semua orang.
Microsoft Teams juga memungkinkan rapat diulang pada jadwal tertentu. Pilih opsi yang sesuai dari menu tarik-turun. Jika Anda tidak ingin mengulang rapat, biarkan pengaturan ke 'Tidak berulang'.
Selanjutnya adalah pengaturan 'Tambah saluran' yang menentukan pengaturan privasi rapat. Kosongkan agar rapat Anda tetap pribadi. Untuk membuka rapat bagi anggota tim, pilih saluran. Anda juga dapat memilih beberapa saluran untuk rapat.
Rapat akan diposting di saluran yang Anda pilih di bawah tab 'Postingan', tempat anggota tim dapat mengatur agenda, berbagi file, atau menambahkan komentar mereka.
Klik tombol 'Kirim' atau 'Simpan' (mana saja yang muncul berdasarkan apakah ada peserta dalam daftar Anda) untuk menjadwalkan rapat.
Jadwalkan Rapat Tim dari Outlook
Pengguna juga dapat menjadwalkan rapat Teams dari Microsoft Outlook. Buka aplikasi Outlook dan alihkan ke tampilan kalender. Klik ikon 'Kalender' di bagian bawah panel navigasi kiri untuk beralih.
Secara default, Microsoft Teams memiliki add-in Outlook. Klik 'Rapat Tim Baru' di tampilan kalender Outlook.
Layar untuk menjadwalkan rapat akan terbuka. Atur nama rapat, tambahkan peserta untuk mengirim undangan rapat, atur waktu rapat, dan klik tombol 'Kirim' untuk mengirim undangan rapat.
Catatan: Saat ini, pengguna dapat menjadwalkan rapat dari Outlook, tetapi tidak dapat memilikinya di saluran mana pun.
Mengadakan rapat di Microsoft Teams sangat nyaman. Pengguna dapat menjadwalkan rapat dari Microsoft Teams atau menggunakan aplikasi Outlook. Pengguna Teams dengan langganan Microsoft 365 Business juga dapat menggunakan asisten penjadwalan yang memungkinkan pengguna menemukan waktu rapat yang cocok untuk semua orang.
Penjadwal untuk pengguna Microsoft Teams Free cukup mendasar saat ini, tetapi mengingat ini adalah fitur yang baru diterapkan, mungkin akan mendapatkan pembaruan penting dalam beberapa bulan mendatang. Anda juga dapat mengirim tautan undangan ke orang-orang yang bukan bagian dari organisasi Anda sehingga mereka dapat bergabung ke rapat sebagai 'Tamu'.