Jadi semua orang dapat merencanakan kalender mereka sebelumnya
Rapat Zoom telah menjadi penyelamat saat bekerja dari rumah. Meskipun memulai rapat Zoom di tempat cukup membantu, layanan ini juga memberi Anda opsi untuk menjadwalkan rapat terlebih dahulu sehingga Anda dapat mengatur kalender kerja Anda secara efisien.
Rapat Zoom terjadwal juga merupakan pilihan ideal untuk rapat berulang atau kelas online yang diadakan pada jadwal tertentu. Menjadwalkan pertemuan juga memberi para peserta persiapan untuk pertemuan tersebut.
Cara Menjadwalkan Rapat Zoom
Buka klien desktop Zoom di PC Anda. Kemudian, klik opsi 'Jadwal' di Layar Beranda Aplikasi Zoom.
Jendela penjadwal akan terbuka di mana Anda harus memilih semua pengaturan rapat Anda.
Beri nama rapat di bagian 'Topik'.
Kemudian, tentukan tanggal dan waktu pertemuan. 'Zona Waktu' dipilih secara default menggunakan zona waktu komputer Anda. Klik pada menu tarik-turun untuk memilih zona yang berbeda. Jika rapat berulang, pilih kotak centang 'Berulang'.
Saat Anda memilih 'kotak centang Berulang', kotak tanggal dan waktu akan hilang dan sebuah pesan akan muncul di tempatnya meminta Anda untuk memeriksa pengulangan atau pengulangan waktu menggunakan kalender Anda.
Kemudian, pilih ID Rapat. Anda dapat memilih opsi 'Hasilkan Secara Otomatis' atau gunakan 'ID Rapat Pribadi' Anda untuk rapat yang tidak berulang.
Catatan: Untuk rapat berulang, Anda tidak dapat menggunakan 'ID Rapat Pribadi' karena sudah dipesan sehingga Anda dapat memulai atau menjadwalkan rapat kapan saja.
Tuan rumah juga dapat mengatur hal-hal lain seperti kata sandi rapat, pengaturan audio, dan video, dan kalender mana yang akan digunakan untuk menjadwalkan rapat. Pengguna dapat memilih 'Outlook', 'Google Kalender', atau 'Kalender Lainnya' sebagai opsi mereka.
Klik 'Opsi lanjutan' untuk memperluas lebih banyak opsi di mana Anda dapat memilih untuk mengaktifkan ruang tunggu, atau bergabung sebelum menjadi tuan rumah, membisukan peserta saat masuk, atau merekam rapat secara otomatis di komputer lokal. Pilih kotak centang untuk setelan yang ingin Anda terapkan.
Kemudian, klik 'Jadwalkan' untuk menjadwalkan rapat.
Setelah mengklik tombol 'Jadwal', kalender yang dipilih oleh pengguna terbuka di mana acara ditambahkan. Jika 'Kalender Lain' dipilih, Anda dapat menyalin informasi rapat ke kalender Anda.
Cara Mengundang Orang Lain Untuk Rapat Terjadwal
Saat Anda menjadwalkan rapat dengan Zoom, Anda dapat mengirim undangan rapat kepada orang lain sehingga mereka dapat bersiap terlebih dahulu dan menyesuaikan jadwal mereka di sekitarnya.
Di klien desktop Zoom, klik tab 'Rapat' dari bagian atas layar.
Pertemuan yang dijadwalkan akan dicantumkan di sana. Pilih rapat yang ingin Anda undang orang lain.
Informasi tentang rapat akan muncul di sisi kanan layar. Klik 'Salin Undangan' dan informasi rapat akan disalin. Tempelkan informasi tersebut dalam surat atau sarana lain yang Anda inginkan untuk mengirimkan undangan.
Dengan Zoom, Anda tidak hanya dapat mengadakan rapat dengan banyak orang, Anda juga dapat menjadwalkan rapat untuk mengatur kalender dengan lebih baik dan selalu mengikuti semua acara. Zoom juga memiliki opsi untuk mengirim undangan rapat terjadwal ke orang lain sehingga mereka juga dapat mengetahui rapat dan mengatur hari kerja mereka dengan lebih baik.