Gunakan pengaturan status di Microsoft Teams untuk memberi tahu tim Anda jika Anda tersedia
Microsoft Teams telah menjadi salah satu aplikasi Kolaborasi Workstream paling populer. Dan untuk organisasi yang menggunakannya, sekarang ini adalah mode komunikasi utama di antara anggota tim yang menyalip email. Dan memang demikian. Microsoft Teams memiliki banyak alat untuk membuat komunikasi dan kolaborasi lebih efektif dan produktif daripada cara tradisional.
Bahkan ketika Anda bekerja dari rumah dan tidak berada di ruang fisik yang sama, ada banyak alat untuk menghindari kemungkinan miskomunikasi dan menjaga produktivitas. Salah satu alat yang mungkin Anda abaikan tetapi harus mulai diperhatikan adalah berbagai pengaturan Status yang tersedia di Microsoft Teams dan semua cara Anda dapat menggunakannya.
Pengaturan Status apa yang tersedia di Microsoft Teams
Ada dua jenis pengaturan status yang tersedia untuk Anda di Teams – Status Kehadiran Pengguna dan Status Kustom.
Apa itu Status Kehadiran Pengguna
Status Kehadiran Pengguna adalah bagian dari profil Anda di Microsoft Teams (dan juga di seluruh Microsoft 365) yang memungkinkan pengguna lain mengetahui status ketersediaan Anda. Itu muncul sebagai titik kecil berwarna hijau/ merah/ kuning/ abu-abu di sebelah gambar profil Anda.
Sekilas status dan anggota lain dalam tim Anda akan mengetahui apakah Anda sedang online, dalam rapat, tidak diganggu, dll. Anda mendapatkan intinya. Sebenarnya, ini dimaksudkan untuk memberi tahu orang lain tentang keadaan umum ketersediaan Anda.
Apa itu Status Kustom?
Selain status kehadiran pengguna, ada juga status Kustom di Microsoft Teams yang dapat Anda gunakan untuk memberi tahu orang lain tentang keadaan pasti ketersediaan Anda. Di mana status kehadiran Pengguna hanya dapat memberi tahu seseorang bahwa Anda tidak berada di meja kerja, status khusus dapat memberi tahu alasan yang tepat di balik status ini, seperti memberi tahu seseorang bahwa Anda pergi saat makan siang dan akan kembali dalam satu jam.
Ini adalah pesan khusus kecil yang dapat Anda tampilkan untuk waktu yang singkat. Pengguna lain dapat melihatnya saat mereka mengarahkan kursor ke gambar profil Anda. Dan itu juga muncul ketika seseorang mengirimi Anda pesan melalui obrolan pribadi atau @menyebut Anda jika Anda menginginkannya.
Menggunakan Pengaturan Status di Microsoft Teams
Mengatur status Anda di Microsoft Teams untuk menunjukkan ketersediaan Anda kepada pengguna lain cukup mudah.
Mengatur Status Kehadiran Anda
Anda mungkin telah memperhatikan bahwa meskipun Anda belum pernah mengubah pengaturan status Anda sebelumnya, secara otomatis ada perubahan dalam status Kehadiran Anda. Itu karena Microsoft Teams secara otomatis menampilkan status Anda tergantung pada keadaan yang berbeda.
Anda juga akan menemukan bahwa opsi status tertentu tidak tersedia bagi Anda untuk ditetapkan sebagai status Anda, namun Anda dapat melihatnya sebagai status kehadiran pengguna lain. Seperti "Dalam rapat", "Mempresentasikan", "Fokus", dll. Opsi ini tidak hanya "tidak tersedia" untuk Anda, tetapi juga tidak tersedia bagi siapa pun untuk mengaturnya sendiri. Status ini dikonfigurasi aplikasi, yaitu, Microsoft Teams mengubah status ini. Itu bisa mengubahnya menjadi "Dalam rapat" saat Anda, baik, dalam rapat, atau "Mempresentasikan" saat Anda berbagi layar dalam rapat, dan seterusnya.
Tetapi pilihan untuk Anda terbatas. Untuk mengatur status Kehadiran yang dikonfigurasi pengguna, klik tombol profil di bilah Judul aplikasi Teams.
Menu konteks akan muncul. Buka opsi Status (status saat ini) pada menu.
Akan muncul submenu dengan pilihan status sebagai berikut: Tersedia, Sibuk, Jangan Ganggu, Be Right Back, dan Tampil Jauh. Klik pada status yang ingin Anda tampilkan. Ada juga opsi 'Reset Status' jika Anda ingin mengembalikan kehadiran ke status yang dikonfigurasi aplikasi.
Saat Anda menyetel status sendiri, status yang dikonfigurasi aplikasi dalam banyak kasus akan ditimpa karena prioritasnya tinggi. Misalnya, jika Anda menetapkan status sebagai 'Jangan Ganggu', Teams tidak akan mengubahnya menjadi 'Dalam Rapat' atau 'Dalam Panggilan' seperti yang biasa dilakukan.
Namun, tidak semua patung yang dikonfigurasi pengguna adalah override proof. Bahkan jika Anda menyetel status ke 'Tersedia', Teams akan menggantinya menjadi 'Away' setelah mendeteksi ketidakaktifan selama lebih dari lima menit di sebagian besar waktu.
Selain itu, saat Anda menetapkan status sendiri di Microsoft Teams, semua status memiliki periode kedaluwarsa default. Jadi, bahkan jika Anda lupa untuk mengubah kembali status Anda, Anda tidak akan tetap dalam mode Jangan Ganggu atau Sibuk selamanya.
| Status yang Dikonfigurasi Pengguna | Kedaluwarsa Default |
|---|---|
| Sibuk | 1 hari |
| Jangan ganggu | 1 hari |
| Yang lain | 7 hari |
Mengatur Status Kustom
Untuk mengatur pesan status khusus, klik tombol profil, lalu buka 'Setel pesan status' dari menu.
Kotak tulis untuk pesan status akan terbuka. Tulis status yang ingin Anda tampilkan kepada orang lain; panjang maksimum untuk status khusus adalah 280 karakter. Anda juga dapat @menyebut seseorang dalam status Anda.
Setelah membuat status, centang opsi 'Tampilkan saat orang mengirimi saya pesan' jika Anda mau. Saat opsi ini diaktifkan, setiap kali seseorang mengirimi Anda pesan pribadi atau @menyebut Anda di saluran, Teams akan menampilkan status Anda di atas kotak tulis mereka. Jadi, tidak akan ada kemungkinan mereka kehilangan status Anda dan menyalahkan Anda nanti karena tidak merespons.
Anda juga dapat mengatur tanggal kedaluwarsa untuk status yang penyelesaiannya, Teams akan menghapus status Anda secara otomatis. Secara default, ini akan menampilkan 'Hari ini' sebagai opsi yang dipilih. Klik untuk memperluas menu tarik-turun. Kemudian, pilih salah satu opsi dari 'Tidak Pernah', '1 Jam', '4 Jam', 'Hari Ini', 'Minggu Ini'. Anda juga dapat memilih 'Kustom' untuk menentukan tanggal dan waktu.
Sekarang, ketuk 'Selesai' untuk menyimpan status.
Status kustom Anda akan disetel dan terlihat oleh orang lain bersama dengan status kehadiran Anda.
Tip: Ada juga status Di Luar Kantor yang dapat Anda atur di Microsoft Teams yang, lucunya, sebenarnya tidak dapat disetel dari Microsoft Teams. Baca cara mengatur Di Luar Kantor di Microsoft Teams di posting blog terperinci kami di sini.
Ikuti Status Pengguna Lain di Microsoft Teams
Selain mengatur status Anda sendiri untuk memberi tahu orang lain, Anda juga dapat mengikuti status pengguna lain di organisasi Anda. Saat Anda mengikuti status seseorang, Anda akan mendapatkan pemberitahuan setiap kali mereka muncul Tersedia atau Offline. Harus Anda akui, mendapatkan notifikasi lebih baik daripada harus secara obsesif menguntit dan menunggu mereka muncul online saat Anda memiliki urusan penting.
Klik tombol profil di Microsoft Teams dan buka opsi 'Pengaturan' dari menu.
Buka 'Pemberitahuan' dari menu navigasi di sebelah kiri.
Temukan opsi 'Orang' dan klik tombol 'Edit' di sebelahnya.
Sekarang, tambahkan orang yang statusnya ingin Anda ikuti dan dapatkan pemberitahuannya.
Anda dapat menghentikan notifikasi ini kapan saja dengan mengklik tombol 'Matikan' di sebelah nama orang tersebut.
Pengaturan status di Microsoft Teams adalah alat yang sangat berharga yang tersedia bagi Anda untuk memastikan bahwa tidak ada ruang untuk miskomunikasi. Anda juga dapat menggunakan berbagai pengaturan seperti Jangan ganggu, atau Fokus, dll. untuk memastikan bahwa Anda dapat fokus pada tugas yang ada, dan tidak ada yang dapat mengganggu Anda. Anda masih menerima pesan dari orang-orang, hanya saja bukan notifikasi, sehingga Anda dapat tetap berada di zona Anda.