Semua yang perlu Anda ketahui tentang membuat polling langsung dalam rapat Teams terjadwal dan ad-hoc.
Microsoft Teams mungkin merupakan aplikasi yang bagus untuk berkolaborasi dan mengadakan rapat video. Tapi itu sama sekali tidak sempurna bagi banyak orang. Polling, misalnya, tidak tersedia secara langsung dalam rapat seperti di banyak aplikasi lain.
Jajak pendapat adalah cara sempurna untuk membuat rapat online lebih interaktif dan menjauhkannya dari zona kebosanan. Inilah sebabnya mengapa mereka ideal untuk skenario saat ini. Tapi bagaimana Anda membuat polling dalam rapat Microsoft Teams dan bukan saluran? Microsoft akhirnya menambahkan dukungan untuk polling langsung dalam rapat Teams. Ini mungkin sedikit rumit tetapi bukan tidak mungkin dengan berbagai aplikasi yang ditawarkan Microsoft Teams.
Microsoft Teams adalah pembangkit tenaga listrik aplikasi, dan telah memiliki aplikasi untuk Polling jauh sebelum pergantian acara saat ini. Jadi masuk akal bahwa mereka belum menambahkan fitur langsung ke antarmuka rapat. Karena banyak pengguna sudah terbiasa dengan aplikasi ini, menambahkan fitur ke antarmuka rapat mungkin tidak masuk akal karena memerlukan sumber daya yang tidak perlu.
Yang perlu Anda lakukan adalah mempelajari cara menggunakan aplikasi ini dalam rapat untuk melakukan polling langsung. Jika Anda tidak terbiasa dengan aplikasi apa pun untuk melakukan polling, jangan khawatir. Panduan ini juga akan memperkenalkan Anda pada dua aplikasi tersebut. Jadi, mari kita mulai!
Membuat Polling untuk Rapat Terjadwal
Sebagian besar rapat atau kelas profesional di Microsoft Teams dijadwalkan. Dan kebetulan, jajak pendapat paling dibutuhkan di lingkungan ini untuk menjaga hal-hal menarik. Untungnya, di Microsoft Teams, Anda dapat membuat polling untuk rapat terjadwal dengan lebih mudah, dan itu juga, baik sebelum maupun selama rapat.
Membuat Polling Sebelum Rapat Untuk Pengguna Microsoft 365
Antarmuka untuk menjadwalkan rapat berbeda untuk pengguna Microsoft 365 dan Microsoft Teams Free. Jadi, prosesnya juga berbeda untuk membuat polling sebelum rapat.
Buka tab 'Kalender' dari menu navigasi di sebelah kiri.
Dari kalender Anda, buka rapat yang ingin Anda buat pollingnya, lalu klik.
Sebuah pop-up akan muncul untuk rapat; klik 'Edit'.
Kemudian, klik opsi 'Tambahkan Tab' (+ikon) di bagian atas.
Jika tidak ada opsi untuk menambahkan tab, berarti belum ada peserta dalam rapat Anda.
Membuat polling sebelum rapat hanya berfungsi saat Anda menambahkan peserta dalam opsi 'Peserta Wajib'. Itu karena menambahkan tab adalah fitur Obrolan, dan obrolan rapat tersedia sebelum rapat hanya jika ada peserta lain untuk mengobrol.
Buka 'Peserta wajib' dan tambahkan seseorang dari organisasi Anda. Jika Anda tidak ingin menambahkan seseorang, Anda harus meninggalkan ide membuat polling sebelum rapat.
Setelah Anda menambahkan peserta, klik tombol 'Kirim Pembaruan'.
Kemudian buka rapat lagi, dan Anda akan menemukan opsi 'Tambahkan Tab' telah muncul. Klik dan cari 'Formulir' dari aplikasi. Microsoft Forms adalah salah satu aplikasi terbaik untuk melakukan Polling di Teams untuk pengguna Microsoft 365.
Catatan: Hanya penyelenggara dan penyaji rapat yang dapat membuat polling menggunakan aplikasi Formulir. Aplikasi lain yang dapat Anda gunakan untuk Polls adalah aplikasi Polly, yang tercakup dalam bagian untuk pengguna Microsoft Teams Free.
Ikhtisar aplikasi akan terbuka. Klik tombol 'Tambah'.
Pratinjau lain tentang apa yang dapat dilakukan Formulir akan terbuka. Klik opsi 'Simpan'.
Tab untuk Formulir akan muncul dengan moniker 'Polls'. Klik untuk mulai membuat polling.
Sekarang, klik tombol 'Buat Jajak Pendapat Baru'.
Tambahkan pertanyaan dan tanggapan dan konfigurasikan pengaturan lainnya. Anda dapat menyimpan jajak pendapat secara anonim atau non-anonim, membagikan hasilnya dengan orang lain atau memilih untuk tidak membagikannya. Pertanyaannya juga dapat memiliki beberapa tanggapan. Setelah menyelesaikan semua konfigurasi, klik tombol 'Simpan'.
Jajak pendapat akan muncul sebagai draf. Klik tombol 'Luncurkan' untuk membuatnya hidup. Jika Anda tidak meluncurkannya sekarang, itu akan tersedia untuk diluncurkan selama rapat. Anda dapat membuat pertanyaan polling sebanyak yang Anda inginkan, dan meluncurkan semua atau beberapa pertanyaan sebelum rapat.
Peserta lain akan dapat melihat dan berpartisipasi dalam polling aktif dari obrolan rapat sebelum rapat. Anda dapat memantau hasil Polling dari obrolan.
Catatan: Penyaji juga dapat melihat draf apa pun dan meluncurkannya atau juga membuat jajak pendapat baru sendiri. Anda dapat menghapus orang yang tidak ingin Anda beri suara dalam membuat polling dari peran penyaji dari opsi rapat.
Membuat Polling Sebelum Rapat Untuk Pengguna Gratis Microsoft Teams
Pengguna Microsoft Teams Free juga dapat menjadwalkan rapat sekarang. Namun opsi untuk menjadwalkan rapat sama sekali tidak seluas untuk pelanggan Microsoft 365. Misalnya, satu perbedaannya adalah Anda tidak dapat menambahkan peserta saat menjadwalkan rapat.
Namun dengan Microsoft Teams Free, obrolan rapat dibuat untuk setiap rapat yang Anda jadwalkan bahkan tanpa peserta. Buka 'Obrolan' dari menu navigasi di sebelah kiri.
Buka obrolan untuk rapat yang Anda jadwalkan.
Kemudian, klik tombol 'Tambahkan Tab' di sebelah kanan tab lainnya.
Sekarang, Microsoft Forms tidak tersedia untuk pengguna Microsoft Teams Free. Tetapi Anda dapat menggunakan aplikasi Polly untuk membuat polling langsung dan interaktif. Cari 'Polly' dan klik ikon aplikasi.
Halaman ikhtisar aplikasi akan terbuka. Klik tombol 'Tambah'.
Pertama kali Anda menambahkannya, itu akan meminta izin tambahan. Klik 'Terima' untuk melanjutkan.
Halaman pratinjau untuk apa yang dapat Anda lakukan dengan Polly akan muncul. Klik 'Simpan'.
Tab untuk 'Polly' akan ditambahkan. Buka untuk membuat polling menggunakan Polly.
Klik tombol 'Buat' untuk membuat polling baru.
Menggunakan Polly, Anda dapat membuat pertanyaan pilihan, kuis, Trivia, dan Tanya Jawab. Pilih jenis polling yang ingin Anda buat. Anda juga dapat menggunakan salah satu template yang tersedia.
Buat pertanyaan dan opsi. Dengan Polly, Anda dapat menambahkan beberapa pertanyaan dalam satu polling. Konfigurasikan pengaturan tambahan untuk polling dan klik 'Simpan'.
Anda dapat menyimpan polling untuk diluncurkan selama rapat. Atau Anda dapat menambahkan peserta ke obrolan dan meluncurkan polling sebelum rapat. Untuk menambahkan peserta, klik ikon 'Peserta' di sudut kanan atas, dan pilih 'Tambahkan orang'.
Setelah menambahkan orang, klik tombol 'Kirim' untuk meluncurkan pertanyaan polling. Anda dapat melihat hasil polling dari obrolan itu sendiri.
Membuat Polling Langsung Selama Rapat
Baik Anda pengguna Microsoft 365 atau Teams Free, jika Anda telah menambahkan Formulir/ Polly atau aplikasi polling lainnya yang dioptimalkan untuk rapat ke rapat terjadwal, melakukan polling selama rapat ini akan semudah kue untuk Anda.
Buka bilah alat rapat di jendela rapat, dan Anda akan melihat bahwa ikon tambahan untuk Formulir atau Polly akan muncul di sana.
Klik untuk polling peserta selama rapat. Untuk Formulir, panel untuk Jajak Pendapat akan terbuka di sebelah kanan. Jajak pendapat atau konsep apa pun yang aktif akan tersedia di sana. Klik tombol 'Buat Baru' untuk memulai jajak pendapat baru.
Demikian pula, panel untuk Polly juga akan muncul di sebelah kanan dengan draf atau jajak pendapat aktif yang tersedia. Untuk membuat jajak pendapat baru, klik tombol 'Buat Cepat'.
Luncurkan polling dari panel polling untuk melakukan polling aktif selama rapat. Jajak pendapat yang Anda luncurkan akan muncul sebagai jendela di layar peserta selama rapat yang sedang berlangsung. Mereka juga dapat mengaksesnya kapan saja dari obrolan rapat. Anda dapat melacak kemajuan jajak pendapat dan melihat tanggapannya dari panel itu sendiri.
Jika Anda tidak menambahkan aplikasi polling ke rapat terjadwal sebelum rapat dimulai, maka proses untuk menambahkannya selama rapat akan sama seperti untuk Rapat Ad-Hoc yang dijelaskan di bawah ini.
Membuat Polling Langsung untuk Rapat Ad-Hoc
Jajak pendapat tidak tersedia hanya untuk rapat terjadwal, meskipun penelusuran Google akan membuat Anda percaya akan hal itu. Ada solusi tertentu yang akan memberi Anda akses ke Polling di rapat Microsoft Teams ad-hoc.
Sekarang, jika Anda hanya ingin mengajukan pertanyaan kecil, Anda bahkan tidak memerlukan solusi. Mari kita lihat kedua cara Anda dapat mengakses Polling dalam rapat Microsoft Teams yang tidak dijadwalkan.
Baik Anda Pengguna Microsoft 365 atau Teams Free, langkah-langkah untuk membuat polling dalam rapat ad-hoc akan tetap sama. Hanya pilihan aplikasi Anda yang mungkin berbeda.
Untuk jajak pendapat cepat (dengan satu pertanyaan), buka bilah alat rapat dan klik ikon 'Obrolan'.
Panel obrolan akan terbuka di sebelah kanan. Buka kotak tulis di bagian bawah layar, dan klik ikon 'Ekstensi Pesan' (menu tiga titik).
Kemudian, klik aplikasi polling yang ingin Anda gunakan. Jika tidak langsung terlihat, carilah.
Antarmuka untuk aplikasi akan muncul. Jika Anda menggunakan Formulir, jendela untuk membuat pertanyaan akan terbuka. Bingkai pertanyaan dan opsi Anda, konfigurasikan pengaturan, dan klik tombol 'Simpan'.
Pratinjau polling akan muncul. Klik tombol 'Kirim' untuk meluncurkannya.
Jika Anda menggunakan aplikasi Polly, antarmuka untuk memilih jenis polling akan terbuka. Pilih 'Pertanyaan' untuk membuat jajak pendapat pilihan ganda.
Rumuskan pertanyaan, dan klik tombol 'Kirim sekarang' untuk meluncurkan polling.
Jajak pendapat akan muncul di layar peserta serta di obrolan. Anda dapat melihat jajak pendapat dan tanggapannya dari obrolan.
Catatan: Ikon 'Ekstensi Pesan' tidak dapat diklik untuk rapat saluran. Untuk membuat polling untuk rapat saluran, perkecil jendela rapat dan masuk ke saluran di Microsoft Teams. Buka pos 'Rapat di' dan klik tombol 'Balas'. Kotak tulis akan muncul. Klik ikon 'Ekstensi Pesan' dan ikuti langkah-langkah selanjutnya seperti di atas.
Opsi di atas cocok ketika Anda tidak perlu membuat terlalu banyak pertanyaan dalam polling. Tetapi untuk jajak pendapat yang panjang, itu tidak layak. Sebagai permulaan, Anda harus mengulangi prosesnya setiap kali Anda ingin menambahkan pertanyaan. Selain itu, mengelola jajak pendapat dari panel obrolan bisa jadi membosankan.
Saatnya untuk mendapatkan solusi. Metode ini akan menambahkan ikon aplikasi Polling ke bilah alat rapat, sama seperti rapat terjadwal.
Catatan: Peretasan ini tidak berfungsi dengan rapat Saluran, tetapi hanya dengan rapat pribadi yang dimulai dari tab 'Kalender'/ 'Rapat'. Untuk rapat saluran, Anda dapat melakukan polling di saluran.
Minimalkan jendela rapat dengan rapat masih berlangsung dan buka jendela Microsoft Team. Buka 'Obrolan' dari menu navigasi di sebelah kiri.
Obrolan untuk rapat yang sedang berlangsung akan muncul dengan nama rapat di daftar obrolan. Itu juga akan memiliki ikon kamera video untuk menunjukkan bahwa rapat sedang berlangsung. Klik untuk membuka obrolan rapat.
Kemudian, klik opsi 'Tambahkan Tab' (+ ikon) di sebelah kanan tab yang ada.
Jendela untuk menambahkan aplikasi akan muncul. Tambahkan aplikasi Formulir/ Polly untuk polling. Demi contoh ini, kami hanya menambahkan aplikasi Formulir, tetapi Anda dapat memilih salah satunya.
Klik tombol 'Simpan' ketika jendela muncul untuk menambahkan aplikasi ke rapat.
Sekarang, kembali ke jendela rapat. Ikon untuk aplikasi polling akan muncul di toolbar rapat Anda. Klik untuk membuat dan memantau jajak pendapat langsung di obrolan rapat dari panel jajak pendapat.
Menggunakan polling untuk mengadakan kuis atau mengumpulkan umpan balik dapat membuat rapat virtual jauh lebih interaktif. Dan dengan bantuan panduan ini, Anda dapat membuat polling langsung di rapat Microsoft Teams seperti Pro.