Buat daftar drop-down item di Excel untuk membuat entri data lebih mudah, lebih cepat, dan bebas kesalahan. Dengan fitur Validasi Data Excel, Anda dapat dengan mudah membuat daftar drop-down untuk memasukkan data pada lembar kerja atau buku kerja.
Daftar drop-down atau menu drop-down Excel adalah elemen kontrol grafis yang memungkinkan pengguna untuk memilih opsi dari daftar opsi yang telah ditentukan sebelumnya. Ini akan membuat entri data lebih mudah, lebih cepat dan mengurangi ketidakakuratan dan kesalahan ketik.
Misalnya, pengguna dapat dengan mudah memilih status pekerjaan sebagai SELESAI dari menu drop-down. Tetapi jika Anda memberi mereka pilihan untuk memasukkannya secara manual, mereka dapat mengetikkan seluruh kata FINISHED atau PENDING atau ONGOING, atau FAILED. Ini akan memakan banyak waktu untuk mengetik status untuk setiap pekerjaan, tetapi jika itu adalah daftar drop-down, itu akan mempercepat proses entri data.
Dalam posting ini, kami akan menunjukkan cara cepat dan mudah untuk membuat daftar drop-down menggunakan data dari sel, atau dengan memasukkan data secara manual, atau dengan menggunakan rumus di Excel.
Membuat Daftar Drop-Down menggunakan Data dari Sel
Misalnya, Anda dapat membuat menu tarik-turun untuk melacak status setiap perjalanan yang Anda rencanakan (seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah).
Pertama, ketik item yang ingin Anda tampilkan di drop-down dalam array sel. Anda dapat melakukan ini pada lembar yang akan berisi daftar drop-down, atau pada lembar yang berbeda.
Dalam contoh ini, kami mengetikkan daftar item untuk daftar drop-down di Lembar 2.
Kembali ke Lembar 1 lalu pilih sel B2 (ini adalah sel tempat Anda akan mengatur drop-down Anda).
Selanjutnya, buka tab 'Data' dan klik ikon 'Validasi Data', dan pilih 'Validasi Data' dari menu tarik-turun.
Di kotak dialog 'Validasi Data', pilih 'Daftar' dari menu tarik-turun 'Izinkan:' dan klik 'OK'.
Klik di kotak 'Sumber' dan Anda dapat memilih daftar item yang ingin Anda tambahkan sebagai opsi yang akan muncul dalam daftar.
Sekarang, pilih daftar item (A1:A5) dari Lembar 2.
Dan lokasi di mana nilai untuk menu drop-down akan ditambahkan secara otomatis ke kotak Sumber. Sekarang, klik 'OK'. Jika Anda menghapus centang pada opsi 'Abaikan hitam', Excel akan memaksa pengguna untuk memilih nilai dari daftar.
Sekarang Anda telah membuat daftar drop-down di sel B2 kolom Status.
Untuk menyalin daftar drop-down ke semua 5 baris, cukup klik pada kotak hijau kecil di kiri bawah kotak drop-down dan seret ke bawah ke sel B6.
Sekarang, daftar drop-down disalin dari sel B2 ke B6.
Membuat Daftar Drop-down dengan Memasukkan Data Secara Manual
Atau, Anda dapat menambahkan item langsung ke drop-down dengan memasukkannya secara manual di bidang 'Sumber' pada jendela dialog Validasi Data.
Dalam contoh ini, Anda menambahkan daftar drop-down untuk musim apa Anda mengunjungi kota. Jadi, pilih sel C2 untuk membuat daftar drop-down.
Buka kotak dialog 'Validasi Data' dari tab 'Data'.
Pilih 'Daftar' dari kriteria Validasi dan ketik daftar Anda di kotak 'Sumber'. Semua item harus dimasukkan tanpa spasi, dipisahkan dengan koma di antara setiap item.
Di sini, masukkan 'Musim Semi, Musim Panas, Musim Gugur, Musim Dingin' di bidang sumber dan klik 'OK'.
Sekarang, semua item (opsi) yang dimasukkan di bidang Sumber akan muncul di baris yang berbeda di daftar turun bawah. Kemudian, Anda dapat menyeret dan menyalin daftar ke baris lainnya seperti yang Anda lakukan pada metode sebelumnya.
Membuat Daftar Drop-down Menggunakan Rumus
Cara lain Anda dapat membuat daftar drop-down adalah dengan menggunakan rumus OFFSET di bidang sumber.
Dalam contoh ini, kami membuat daftar drop-down di kolom Tahun. Pilih sel D1 dan buka Data -> Alat Data -> Validasi Data.
Di jendela Validasi Data, masukkan bidang sumber rumus ini alih-alih referensi sel atau item yang dimasukkan secara manual:
=OFFSET(referensi, baris, kolom, [tinggi], [lebar])Sekarang masukkan daftar item untuk daftar drop-down (Tahun) di Lembar 2.
Dalam rumus, tentukan referensi sel sebagai B1 (titik awal daftar), tentukan baris dan kolom sebagai 0 untuk menghindari penyeimbangan referensi, dan tentukan sebagai Tinggi sebagai 5 untuk item dalam daftar.
=OFFSET(Lembar2!$B$1,0,0,5)Sekarang, jika Anda memasukkan rumus ini di bidang sumber, ia mengembalikan larik yang memiliki daftar tahun (B1:B5).
Ini akan membuat daftar drop-down yang menunjukkan semua tahun dalam rentang sel B1:B5 dari Lembar 2.
Menghapus Daftar Drop-down
Anda juga dapat menghapus daftar drop-down di Excel. Untuk menghapus daftar drop-down, pilih sel dengan daftar drop-down. Lalu pergi ke Data -> Alat Data -> Validasi Data.
Klik tombol 'Hapus Semua' di sudut kiri bawah kotak dialog 'Validasi Data' dan klik 'OK'. Ini akan menghapus daftar drop-down pada sel yang dipilih.
Jika Anda ingin menghapus semua daftar drop-down di lembar kerja, centang 'Terapkan perubahan ini ke semua sel lain dengan pengaturan yang sama' sebelum Anda mengklik tombol 'Hapus Semua'. Kemudian, klik 'OK' untuk mendaftar.
Sekarang, Anda dapat membuat dan menghapus daftar drop-down dengan mengikuti panduan langkah demi langkah ini.