Dari komputer Anda dan layanan penyimpanan cloud seperti Google Drive dan Dropbox
Salah satu fitur luar biasa dari Microsoft Teams adalah kemudahan berbagi file dalam aplikasi. Anda dapat memilih untuk berbagi dengan semua anggota tim Anda dalam sekejap atau secara pribadi dengan anggota tim mana pun agar tetap bekerja dalam harmoni yang sempurna. File dapat dibagikan dari komputer Anda, atau dari layanan cloud yang didukung di Microsoft Teams.
Fitur luar biasa lainnya dari Microsoft Teams adalah Anda juga dapat membatalkan berbagi file yang dibagikan sebelumnya dengan mudah. File yang tidak dibagikan tidak dapat dilihat oleh siapa pun setelah dihapus.
Cara Membagikan File ke Tim
Buka aplikasi Microsoft Teams di desktop atau browser web Anda dengan masuk ke teams.microsoft.com. Secara default, Anda dapat berbagi file di komputer Anda, atau akun Microsoft OneDrive Anda.
Jika Anda ingin berbagi file dari layanan cloud lain seperti Google Drive, Dropbox, Box, ShareFile, Anda harus menambahkannya ke akun Teams Anda. Buka 'File' di bilah navigasi di sebelah kiri.
Ini akan menampilkan semua file yang dibagikan di antara semua tim Anda. Di bawah Cloud Storage, OneDrive sudah ditambahkan. Jika Anda menggunakan OneDrive dengan akun Microsoft yang saat ini digunakan untuk Teams, semua konten Drive Anda akan tersedia untuk dibagikan di Teams. Untuk menggunakan layanan cloud lainnya, klik 'Tambahkan penyimpanan cloud' di sudut kiri bawah layar.
Sebuah layar akan muncul dengan opsi layanan cloud untuk dipilih. Klik pada layanan yang ingin Anda gunakan. Jendela masuk akan terbuka. Masuk ke akun Anda. Jika login berhasil (login hanya akan berhasil jika akun email yang sama digunakan pada layanan cloud dan Microsoft Teams), layanan cloud akan ditambahkan dan semua file di cloud akan tersedia untuk dibagikan.
Sekarang, buka 'Tim' dari bilah navigasi di sebelah kiri, pilih Tim yang ingin Anda bagikan file, lalu pilih Saluran tujuan pengiriman file.
Di bagian bawah layar, buka kotak tulis dan klik ikon 'Lampirkan' (klip kertas).
Menu pop-up akan muncul di layar. Anda akan memiliki opsi untuk membagikan file dari file yang sudah dibagikan di semua tim dan saluran, OneDrive atau layanan penyimpanan cloud lainnya, atau mengunggahnya dari komputer Anda. Pilih opsi pilihan Anda, lalu pilih file yang ingin Anda bagikan.
File akan muncul di kotak pesan. Tunggu hingga diunggah; itu akan memiliki bilah kemajuan hijau di bagian bawah saat masih mengunggah. Setelah file diunggah, klik tombol 'Kirim' untuk membagikan file.
Cara Menghapus File yang Dikirim ke Tim
Anda juga dapat membatalkan berbagi file yang telah Anda bagikan dengan Tim. Buka saluran tempat Anda berbagi file sebelumnya. Untuk membuka saluran, buka 'Tim' di bilah navigasi di sebelah kiri, lalu pilih saluran di bawah nama tim.
Sekarang, buka tab 'File' di saluran. Tab adalah tautan cepat di bagian atas saluran. Tab 'File' memiliki semua file yang dibagikan di saluran itu.
Temukan file yang ingin Anda hapus dari daftar file, dan arahkan kursor Anda ke sana. Opsi 'Tampilkan tindakan' (ikon tiga titik) akan muncul di sebelah nama file. Klik di atasnya. Kemudian, dari menu konteks yang muncul, pilih opsi ‘Hapus’.
Kotak dialog pesan konfirmasi akan muncul di layar. Klik 'Ya' untuk menghapus file.
File akan dihapus dari saluran dan dari daftar semua file di bawah bagian 'File' pada bilah navigasi di sebelah kiri. Tak seorang pun di tim akan memiliki akses ke sana lagi.
Cara Berbagi File Secara Pribadi di Microsoft Teams
File yang Anda bagikan di saluran dibagikan dengan semua anggota tim tersebut. Jika Anda tidak ingin semua anggota tim memiliki akses ke file, Anda dapat membagikannya secara pribadi dengan individu atau sekelompok individu.
Di bilah navigasi di sebelah kiri, klik 'Obrolan'. Buka obrolan kontak yang ingin Anda kirimi file, atau klik tombol 'Obrolan Baru' di bagian atas untuk memulai obrolan dengan kontak baru atau membuat grup baru. Kemudian di kotak tulis, klik ikon 'Lampirkan' dan pilih file yang ingin Anda bagikan. Anda hanya dapat mengirim file dari OneDrive atau komputer Anda dalam obrolan pribadi.
Saat file diunggah, itu akan memiliki bilah kemajuan hijau di bawahnya. Setelah file diunggah di kotak pesan yaitu bilah hijau menghilang, klik tombol 'Kirim' untuk membagikan file.
Cara Menghapus File yang Dikirim Secara Pribadi
File yang dikirim secara pribadi dapat tidak dibagikan dari dalam obrolan itu sendiri. Buka pesan dengan file yang ingin Anda batalkan pembagiannya, dan arahkan kursor ke sana. Serangkaian emoji reaksi akan muncul di atas pesan dengan ikon 'Opsi lainnya' (menu tiga titik) di bagian akhir. Klik di atasnya.
Menu konteks akan muncul di layar. Pilih opsi 'Hapus'. Pesan dengan file tersebut akan dihapus dari obrolan di kedua ujungnya dan penerima tidak akan memiliki akses lagi.
Catatan: Anda juga dapat menghapus pesan yang berisi file seperti yang kami lakukan di atas untuk file yang dibagikan di saluran, tetapi tindakan itu hanya akan menghapus pesan dan bukan file. File akan tetap tersedia di bawah tab 'File' dan semua File di bilah navigasi di sebelah kiri.
Kesimpulan
Berbagi dan tidak berbagi file dengan seluruh tim atau hanya beberapa anggota tim dapat dilakukan dengan mudah di Microsoft Teams. Dan dukungan untuk semua layanan penyimpanan cloud utama seperti Dropbox dan Google Drive membuatnya semakin nyaman untuk berbagi file di Microsoft Teams.