Untuk melacak hal-hal penting yang dibahas dalam rapat Teams
Dengan krisis pandemi yang dihadapi dunia saat ini, banyak organisasi telah beralih ke aplikasi kolaborasi alur kerja, dan mungkin sulit untuk membuat transisi yang mulus. Beberapa orang bahkan tidak merasa nyaman dengan pengaturan rapat virtual karena mereka merasa itu terlalu membatasi. Tetapi begitu Anda mengenal semua fitur aplikasi, Anda akan menyadari bahwa aplikasi kolaborasi yang baik memiliki banyak hal untuk ditawarkan dan dianggap sebagai media komunikasi tempat kerja masa depan karena suatu alasan.
Microsoft Teams adalah salah satu aplikasi WSC terkemuka dan sarat dengan fitur untuk membuat rapat virtual dan kolaborasi menjadi mulus bagi pengguna. Menyelenggarakan rapat di Microsoft Teams semudah itu. Sebagian besar pengguna membuat catatan saat rapat dan bagi banyak orang, itu berarti membuka aplikasi lain seperti Word, atau semacamnya. Tetapi rapat Teams memiliki permata yang tidak semua orang sadari. Anda dapat membuat catatan dalam rapat Microsoft Teams langsung dari aplikasi menggunakan fitur 'Catatan Rapat' bawaan aplikasi.
Apa itu Catatan Rapat di Microsoft Teams?
Catatan Rapat di Teams adalah cara yang bagus untuk merekam setiap detail tentang rapat Anda di platform. Anda dapat membuat dan mengakses catatan sebelum, selama, dan setelah rapat di teams. Tetapi ada beberapa fakta tentang catatan yang harus Anda ketahui.
- Hanya orang-orang yang merupakan bagian dari organisasi yang dapat memulai atau mengakses Catatan Rapat. Itu berarti siapa pun yang bergabung sebagai tamu tidak dapat mengakses catatan.
- Catatan Rapat tidak tersedia jika rapat memiliki lebih dari 20 orang.
- Anda hanya dapat mengakses catatan jika Anda diundang ke rapat sebelum catatan dibuat.
Untuk rapat yang berulang, catatan tersebut berlaku untuk semua rapat. Setiap rapat menjadi bagian baru di Catatan.
Membuat Catatan Sebelum Rapat Dimulai
Anda dapat membuat catatan untuk rapat bahkan sebelum dimulai. Buka 'Kalender' dari bilah navigasi di sebelah kiri.
Kemudian, klik rapat yang ingin Anda buat catatannya.
Halaman detail rapat akan terbuka. Klik pada tab 'Catatan rapat' di bagian atas.
Kemudian, klik tombol 'Ambil Catatan' untuk membuat catatan rapat.
Sekarang, Anda dapat menambahkan agenda rapat atau poin penting lainnya untuk rapat tersebut. Gunakan '@' di catatan untuk menyebut orang lain untuk menambahkan sesuatu yang khusus untuk mereka. Anda juga dapat menggunakan opsi pemformatan di bagian atas untuk memformat teks dalam catatan.
Mungkin ada bagian terpisah dalam catatan. Klik ikon '+' untuk membuat bagian baru.
Catatan: Saat ini, catatan dapat diakses sebelumnya hanya untuk rapat yang tidak berlangsung di saluran.
Mencatat dalam Rapat yang Sedang Berlangsung
Anda dapat menambahkan catatan selama rapat sehingga Anda tidak melewatkan sesuatu yang penting. Klik ikon 'Opsi lainnya' (tiga titik), lalu pilih opsi 'Tampilkan catatan Rapat'.
Catatan akan muncul di sebelah kanan layar. Jika Anda belum pernah membuat catatan untuk rapat ini sebelumnya, layar akan menampilkan 'Silakan dan mulai membuat catatan!' Klik opsi 'Buat catatan' untuk mulai membuat catatan.
Jika tidak, catatan hanya akan terbuka dan Anda dapat langsung mulai mengetik.
Membuat Catatan Setelah Rapat Berakhir
Untuk rapat saluran, buka saluran tempat rapat diadakan. Klik Tim di bilah navigasi di sebelah kiri lalu pilih saluran dari daftar tim.
Lalu buka postingan tentang rapat, dan klik 'Tampilkan catatan dalam layar penuh' untuk melihat dan mengedit catatan.
Untuk rapat pribadi, buka Obrolan dari bilah navigasi di sebelah kiri, dan temukan obrolan rapat di daftar obrolan.
Kemudian, klik tab 'Catatan Rapat' di bagian atas layar obrolan untuk mengakses catatan rapat untuk rapat pribadi.
Microsoft Teams memungkinkan pengguna membuat catatan untuk rapat. Catatan Rapat adalah fitur hebat yang dapat Anda gunakan untuk menangkap tujuan rapat, agenda, poin diskusi penting, atau tindakan lainnya. Satu hal yang hebat tentang mereka adalah bahwa mereka dapat diakses sebelum, selama dan bahkan setelah pertemuan. Jadi, simpan semua catatan Anda di satu tempat sambil membagikannya dengan rekan kerja Anda.