Ketika opsi obrolan pribadi menjadi gangguan, saatnya untuk menyingkirkannya
Banyak sekolah dan organisasi menggunakan Microsoft Teams untuk kolaborasi dan komunikasi, terutama saat ini. Ini adalah salah satu aplikasi terbaik di luar sana untuk tujuan ini, dengan banyak fitur untuk memfasilitasi komunikasi.
Tetapi terkadang menjadi penting untuk membatasi kemudahan dan tingkat komunikasi ini, khususnya komunikasi pribadi. Situasinya bisa sangat umum, seperti ketika seseorang mulai menyalahgunakan fitur, atau bertentangan dengan kebijakan sekolah/perusahaan. Obrolan pribadi adalah salah satu fitur yang dapat menjadi gangguan bagi banyak sekolah dan organisasi. Dan tidak ada pilihan lain selain menonaktifkannya.
Meskipun mungkin tampak seperti langkah ekstrem, itu menjadi perlu. Untungnya, Microsoft Teams memiliki ketentuan untuk mencapai prestasi ini dengan lebih mudah. Dan siswa/karyawan akan memiliki saluran komunikasi, jadi Anda tidak akan membatasi semua komunikasi sepenuhnya.
Nonaktifkan Obrolan Pribadi di Microsoft Teams
Anda dapat sepenuhnya menonaktifkan obrolan pribadi untuk seluruh organisasi di Microsoft Teams, yaitu, tidak ada pengguna organisasi/sekolah Anda yang dapat melakukan obrolan pribadi dengan pengguna lain. Tab 'Obrolan' untuk seluruh organisasi akan hilang begitu saja. Ini berguna untuk contoh ketika kebijakan organisasi Anda membatasi komunikasi pribadi.
Opsi lain yang memberikan lebih banyak fleksibilitas adalah menonaktifkan obrolan pribadi untuk sebagian pengguna dan bukan seluruh organisasi. Ini adalah pilihan yang lebih praktis untuk sekolah yang ingin membatasi komunikasi pribadi untuk semua siswa dan bukan guru, atau hanya siswa yang lebih muda.
Catatan: Hanya orang dengan akses admin yang dapat mengubah pengaturan ini dan menonaktifkan obrolan di Microsoft Teams.
Nonaktifkan Obrolan Pribadi untuk Seluruh Organisasi
Buka admins.teams.microsoft.com dan masuk dengan akun Microsoft Anda. Dasbor admin akan terbuka. Dari menu navigasi di sebelah kiri, klik 'Kebijakan Pesan'.
Untuk mengubah kebijakan seluruh organisasi, klik opsi ‘Global (Default seluruh organisasi)’.
Kemudian, temukan opsi untuk 'Obrolan' dari daftar dan matikan sakelar untuk menonaktifkannya.
Kemudian, klik tombol 'Simpan' di bagian bawah untuk menyimpan perubahan pada kebijakan global.
Kebijakan tersebut dapat memakan waktu mulai dari beberapa menit hingga beberapa jam untuk diterapkan. Dan setelah itu, tab 'Obrolan' akan hilang dari bilah navigasi di sebelah kiri di Microsoft Teams untuk semua orang.
Nonaktifkan Obrolan Pribadi untuk Beberapa Pengguna
Untuk menonaktifkan obrolan pribadi hanya untuk sebagian pengguna di organisasi, buka admin.teams.microsoft.com dan buka Kebijakan perpesanan dari menu navigasi di sebelah kiri.
Kebijakan perpesanan yang ada, default, dan kustom (jika ada), akan terbuka. Klik opsi 'Tambah' untuk membuat kebijakan kustom baru.
Layar untuk pengaturan kebijakan akan terbuka. Masukkan nama dan deskripsi (opsional) untuk kebijakan yang akan memudahkan untuk melacaknya di antara semua kebijakan khusus.
Lalu, buka 'Obrolan' dan matikan sakelar untuk menonaktifkan obrolan. Ini akan membuat pengaturan lainnya tetap sama seperti untuk pengguna lain (jika Anda menggunakan pengaturan default untuk semua orang). Kemudian, klik tombol ‘Simpan’.
Setelah membuat kebijakan, saatnya untuk menetapkannya kepada pengguna yang ingin Anda terapkan. Setelah menyimpan kebijakan, Anda akan secara otomatis kembali ke layar Kebijakan pesan. Buka kebijakan Anda yang baru dibuat, dan klik opsi 'centang' di sebelah kirinya untuk memilihnya.
Kemudian, klik opsi 'Kelola Pengguna'.
Layar untuk mengelola pengguna akan muncul di sebelah kanan. Cari dan tambahkan nama pengguna yang ingin Anda terapkan kebijakannya.
Kemudian, klik tombol 'Terapkan'. Kebijakan kustom sekarang akan berlaku untuk pengguna ini, dan mereka tidak akan memiliki akses ke tab 'Obrolan' pribadi di Microsoft Teams lagi.
Nonaktifkan Obrolan dalam Rapat di Microsoft Teams
Terkadang menonaktifkan obrolan pribadi tidak cukup. Obrolan rapat adalah tempat lain yang merupakan contoh klasik fitur yang dapat disalahgunakan di Microsoft Teams, terutama oleh siswa. Bahkan dapat menyebabkan terganggunya kelas. Dan untuk mengendalikan kekacauan, satu-satunya pilihan yang tersisa adalah membatasi komunikasi dalam rapat juga. Seperti obrolan pribadi, untuk menonaktifkan setelan ini, Anda memerlukan akses admin ke organisasi Anda.
Buka admin.teams.microsoft.com dan login dengan akun admin Anda. Kemudian, klik 'Rapat' di bilah navigasi di sebelah kiri. Opsi lebih lanjut yang tersedia untuk rapat akan diperluas di bawahnya.
Klik 'Kebijakan Rapat' dari opsi ini.
Halaman untuk kebijakan rapat akan terbuka. Buka 'Global (Default seluruh organisasi)'.
Kemudian gulir ke bawah ke bagian 'Peserta & tamu'. Dan klik menu tarik-turun di sebelah 'Izinkan obrolan dalam rapat'. Pilih 'Nonaktif' dari daftar.
Kemudian, klik opsi 'Simpan' untuk menerapkan perubahan.
Pengaturan memerlukan waktu (mulai dari beberapa menit hingga beberapa jam) untuk diterapkan. Jika tidak berlaku bahkan setelah beberapa waktu, memulai ulang Microsoft Teams akan membantu.
Catatan: Ini hanya menonaktifkan obrolan rapat untuk rapat yang diadakan dengan opsi 'Temu Sekarang', bukan rapat saluran. Selain itu, Anda tidak dapat menonaktifkan obrolan rapat hanya untuk rapat tertentu.
Menonaktifkan obrolan di Microsoft Teams adalah langkah ekstrem, mengingat banyak kegunaan yang ditawarkannya. Ini bisa sangat membantu untuk komunikasi, terutama obrolan pribadi dan rapat. Tetapi, ketika penggunaannya mulai menjadi lebih besar daripada masalah yang ditimbulkannya, tidak ada pilihan lain selain pergi ke ekstrem dan menonaktifkan fitur luar biasa ini.