Lembar contekan yang Anda butuhkan untuk memulai di Google Workspace
Google adalah bagian dari kehidupan hampir semua orang pada saat ini, dengan satu atau lain cara. Dan meskipun Google menikmati popularitas terbesar dalam kehidupan duniawi, kehadirannya dalam ekosistem bisnis juga tidak dapat disangkal.
Tetapi peristiwa baru-baru ini telah mengubah cara bisnis bekerja. Dan transformasi ini juga telah menemukan jalannya ke rangkaian layanan produktivitas Google. Google Workspace adalah hasil akhir dari metamorfosis yang dimulai tahun lalu ketika seluruh dunia melihat perubahan yang belum pernah terjadi sebelumnya dalam cara kita bekerja. Mari kita lihat apa sebenarnya layanan ini dan apa yang ditawarkannya.
Apa itu Google Workspace?
Jika Anda tidak mengetahui Google Workspace, mungkin Anda sudah familiar dengan G Suite – mantan moniker untuk Google Workspace. Menyelam lebih dalam ke masa lalu juga akan mengingatkan Anda tentang Google Apps for Domain, titik awal perjalanan ini. Tetapi semua perubahan nama ini juga menimbulkan kebingungan.
Sederhananya, Google Workspace adalah bentuk G Suite yang lebih berkembang yang merupakan evolusi dari Google Apps for Domain. Anggap saja sebagai proses evolusi Pokemon!
Dalam nada yang sama, Google Workspace menawarkan pengalaman yang lebih kaya dengan lebih banyak fitur daripada iterasi sebelumnya. Aplikasi sekarang memiliki integrasi yang lebih dalam satu sama lain alih-alih menjadi pengalaman yang berdiri sendiri.
Sebelumnya, semua layanan Google harus diakses secara terpisah karena memang begitulah desainnya. Dengan Google Workspace, Anda mendapatkan semua yang Anda butuhkan di satu tempat – Gmail, Chat, Kalender, Drive, Meet, Dokumen, Spreadsheet, Tasks, dll. – Anda mengerti maksudnya. Integrasi yang lebih dalam ini memungkinkan bisnis untuk berkolaborasi secara lebih efisien, daripada berpindah antar aplikasi sepanjang waktu.
Apakah Google Workspace Gratis?
Meskipun layanan individual yang ditawarkan Google seperti Gmail, Meet, Chat, Drive, dll., tersedia tanpa biaya bagi pengguna dengan akun Google pribadi, Google Workspace secara keseluruhan adalah layanan berbayar. Itu termasuk solusi bisnis lengkap Google Workspace.
Google Workspace for Everyone gratis untuk digunakan, tetapi kami akan membahasnya sebentar lagi. Google Workspace, pada intinya, hanya tersedia untuk pelanggan berbayar, atau lembaga pendidikan dan Nonprofit secara gratis.
Ada fitur yang dapat diakses pengguna hanya sebagai bagian dari Google Workspace, seperti integrasi Meet yang lebih dalam yang memungkinkan Picture-in-Picture rapat di Chat, Dokumen, Slide, dan Spreadsheet. Fitur ini memungkinkan seseorang untuk berkolaborasi dan mempresentasikan dengan lebih efektif.
Apa itu Google Workspace untuk Semua Orang?
Google baru-baru ini mengumumkan bahwa mereka telah membuat Google Workspace tersedia untuk semua orang. Dan itu berarti orang-orang dengan akun Google gratis juga. Tapi, apa arti sebenarnya? Versi gratis Google Workspace tidak terlalu melibatkan banyak perubahan saat ini.
Ini pada dasarnya melibatkan rebranding lengkap dan integrasi yang lebih dalam dari aplikasi Google seperti Google Workspace untuk bisnis. Google telah meluncurkan perubahan ini secara perlahan sejak Oktober lalu dan kemungkinan Anda sudah menggunakannya. Satu-satunya perbedaan adalah sekarang tersedia secara resmi untuk semua orang, dan tidak dalam akses awal.
Untuk mengaktifkan pengalaman Google Workspace ini untuk akun Google Anda, Anda perlu mengaktifkan Google Chat. Setelah Anda mengaktifkan Google Chat, itu akan menggantikan Google Hangouts, dan Chat dan Ruangan akan diintegrasikan ke dalam Gmail.
Kamar memungkinkan Anda memiliki ruang untuk berkolaborasi di mana Anda dapat berkomunikasi, berbagi ide, dan melacak informasi penting.
Akhir tahun ini, Google akan mengubah Kamar menjadi Ruang dengan antarmuka pengguna yang lebih ramping. Spaces akan tersedia untuk semua orang, akun Google Workspace berbayar dan gratis. Spaces juga akan menawarkan fitur seperti threading topik in-lin, indikator kehadiran, status kustom, reaksi ekspresif, bersama dengan antarmuka baru.
Setelah Spaces tiba, antarmuka untuk Gmail juga akan berubah. Menu navigasi kiri akan menjadi lebih seperti bilah alat bawah dari aplikasi Android dan iOS. Bilah samping akan lebih ringkas dan dapat dilipat.
Menggunakan Google Workspace, pengguna akan dapat menyimpan informasi penting di satu tempat, merencanakan perjalanan keluarga berikutnya, menyimpan foto dan video mereka di satu tempat, melacak anggaran keluarga dengan Google Spreadsheet.
Tapi hanya itu yang dibawa Google Workspace ke meja untuk akun Google Workspace gratis untuk saat ini. Nah, itu dan skema warna baru yang merupakan bagian dari rebranding. Namun, tampaknya, Google juga berencana untuk membawa lebih banyak perubahan dan peningkatan ke Workspace sepanjang tahun dalam bentuk Smart Canvas.
Smart Canvas: Ruang Kerja Arah Masa Depan Sedang Dituju
Google serius untuk menjadikan Workspace sebagai tempat berkembangnya kolaborasi. Akhir tahun ini, Google akan memperkenalkan banyak perubahan pada Google Workspace dalam bentuk Smart Canvas yang akan mengembangkan kolaborasi di seluruh aplikasi Google.
Smart Canvas akan menyempurnakan aplikasi seperti Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide. Sudah tersedia, saat Anda menggunakan @-sebutan di Google Documents, sebuah chip pintar muncul yang menampilkan informasi tambahan seperti orang yang direkomendasikan, file, dan rapat yang dapat Anda sisipkan dalam dokumen.
Kolaborator lain dalam dokumen kemudian dapat dengan cepat membaca sekilas rapat dan orang, atau melihat pratinjau dokumen tanpa harus mengubah tab. Chip pintar juga akan hadir di Spreadsheet dalam beberapa bulan mendatang.
Dalam beberapa bulan mendatang, chip pintar ini akan menjadi bagian dari blok bangunan interaktif. Blok bangunan interaktif baru akan berisi chip pintar, templat, dan daftar periksa.
Anda juga dapat menetapkan item tindakan daftar periksa ke orang lain dari Google Documents. Item tindakan ini juga akan muncul di Google Tasks secara otomatis, sehingga lebih mudah untuk mengelola daftar Tugas Anda.
Perubahan lain yang datang sebagai bagian dari Smart Canvas adalah template tabel di Documents. Beberapa jenis template akan menyertakan tabel 'pemilihan topik' untuk mengumpulkan umpan balik tim dan tabel 'pelacak proyek' untuk menangkap pencapaian dan status.
Spreadsheet juga akan mendapatkan beberapa peningkatan besar. Seiring dengan chip Smart, Google juga memperkenalkan tampilan baru di Spreadsheet. Tampilan Timeline, salah satu tampilan yang merupakan bagian dari pemutakhiran ini, akan mengatur ulang lembar dalam tampilan yang memudahkan pelacakan tugas.
Untuk mempermudah kolaborasi, tombol 'Google Meet' juga ditambahkan ke Dokumen, Spreadsheet, dan Slide. Sudah tersedia, Anda dapat menggunakan tombol ini untuk mempresentasikan dokumen yang sedang Anda kerjakan langsung di Google Meet tanpa harus membuka Google Meet untuk memulai rapat. Setiap rapat di kalender Anda akan muncul secara otomatis.
Dapat dikatakan bahwa sepanjang tahun ini, Google Workspace akan menjadi pengalaman yang jauh lebih baik dengan kolaborasi sebagai pusatnya. Dan itu akan tersedia untuk semua pengguna Google Workspace, gratis dan berbayar.
Jenis Paket (Edisi) untuk Google Workspace
Google Workspace adalah layanan untuk pemilik bisnis dan memiliki edisi yang berbeda (paket bulanan) untuk berbagai jenis bisnis. Tetapi ketika Google Workspace pertama kali memulai debutnya, itu hanya masuk akal untuk bisnis besar dan bisnis kecil yang memiliki setidaknya beberapa karyawan, seperti G Suite, karena itu adalah paket yang ditawarkan.
Namun sekarang, Google Workspace juga sangat cocok untuk pemilik usaha kecil yang pada dasarnya adalah tim satu orang. Dalam upaya menjadikan Google Workspace sebagai tempat bagi semua orang, Google kini juga meluncurkan 'Google Workspace Individuals'.
Individu Google Workspace adalah untuk pemilik bisnis individu yang mengubah gairah mereka menjadi ide bisnis. Tetapi ketika Anda adalah bisnis kecil, kebutuhan Anda akan alat Produktivitas dan Kolaborasi berbeda dengan kebutuhan pemilik bisnis besar. Google Workspace Individual mengingat hal itu dan dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Google Workspace Individual menawarkan fitur premium yang dibutuhkan bisnis sekaligus menjaga kerumitan yang tidak diperlukan oleh operasi satu orang. Menawarkan rapat tanpa batas, rekaman panggilan, peredam bising, polling, dan Tanya Jawab di Google Meet, kalender profesional yang membuat janji lebih mudah, pengalaman Gmail yang disesuaikan dengan daftar email, logo merek, dan banyak lagi.
Catatan: Google Workspace Individual saat ini hanya tersedia di Amerika Serikat, Kanada, Meksiko, Brasil, Jepang, dan segera hadir di Australia.
Berikut ini ikhtisar semua paket atau edisi yang ditawarkan Google Workspace.
- Pemula Bisnis – $6 USD/pengguna/bulan
- Standar Bisnis – $12 USD/pengguna/bulan
- Bisnis Plus – $18 USD/pengguna/bulan
- Perusahaan – Harga khusus yang bisa Anda dapatkan dengan menghubungi Tim Penjualan untuk Google. Ini adalah edisi paling mahal tetapi juga yang menawarkan fitur paling banyak.
- Individu Google Workspace – $9,99 per bulan ($7,99 per bulan hingga Januari 2022 sebagai bagian dari promosi)
- Google Workspace untuk Pendidikan – Gratis untuk fitur Fundamental. Fitur premium dapat dibeli dengan paket berbayar yang mencakup Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan langganan Education Plus.
- Google Workspace untuk Nonprofit – Google menawarkan fitur paket Business Starter ke Nonprofits secara gratis dan Paket Bisnis Standar $3/pengguna/bulan dan Business Plus seharga $5,04/pengguna/bulan. Editin perusahaan juga ditawarkan dengan diskon 70% dari harga standar.
Mengapa Google Workspace?
Pertanyaan terpenting adalah apa yang ditawarkan Google Workspace. Mengapa ini cocok untuk Anda? Salah satu aspek terpenting dari Google Workspace adalah bahwa akun Workspace dibuat oleh admin organisasi, berbeda dengan akun Google dasar yang dibuat oleh individu.
Ini pada dasarnya berarti lebih banyak kontrol. Admin memiliki kontrol lebih besar atas default untuk akun Workspace serta akses aplikasi dan pengaturan keamanan. Dan semua itu terjadi di cloud. Tim TI tidak perlu mengonfigurasi perangkat satu per satu atau secara fisik untuk karyawan atau siswa Anda. Anda juga dapat memiliki kebijakan terpisah untuk orang atau kelompok orang.
Jadi, ini memungkinkan Anda mengontrol aplikasi dan pengaturan apa yang ingin Anda izinkan untuk karyawan atau siswa Anda yang tidak dapat Anda miliki dengan akun pribadi.
Google Workspace juga memiliki banyak fitur tambahan yang tidak dapat Anda akses dengan akun dasar gratis. Perlu diingat bahwa tingkat fitur yang ditawarkan Workspace berbeda sesuai dengan edisi atau jenis paketnya.
Aplikasi Dasar di Google Workspace
Sebagian besar edisi Google Workspace menawarkan aplikasi ini sebagai bagian dari pengalaman inti mereka dengan fitur yang disempurnakan.
- Gmail: Email bisnis khusus untuk bisnis Anda dengan perlindungan spam dan phishing serta pengalaman email bebas iklan
- Bertemu: Hingga 250 peserta rapat tergantung pada edisi Anda. Anda juga mendapatkan fitur tambahan seperti papan tulis digital, rekaman rapat, peredam bising, polling dan Tanya Jawab, ruang kerja kelompok, pelacakan kehadiran, kontrol moderasi, pengangkatan tangan, streaming langsung dalam domain (tergantung pada edisi Workspace).
- Obrolan dan Ruang (Segera menjadi Spaces): Selain fitur dasar Google Chat dan Ruang tempat Anda dapat berkolaborasi dengan lancar, Google Workspace memungkinkan fitur yang lebih disempurnakan. Ini termasuk ruang obrolan lanjutan dengan ruang berulir dan akses tamu. Akses tamu memungkinkan Anda untuk terhubung dengan pelanggan dan mitra yang bukan bagian dari organisasi Anda. Anda dapat berkolaborasi dengan mereka pada file dan dokumen dari obrolan. Dan dengan tingkat akses dan visibilitas yang sama, pekerjaan Anda tidak terganggu.
- Kalender: Jadwalkan janji temu, bagikan kalender, dan jelajahi serta pesan ruang konferensi dengan Workspace.
- Menyetir: Penyimpanan cloud yang diperluas (dari 30 GB hingga tidak terbatas), Drive untuk desktop, drive bersama untuk tim Anda, berbagi audiens target, dan dukungan untuk lebih dari 100 jenis file.
- Dokumen, Lembar: Buat dokumen kolaboratif, Bantuan penulisan dengan penulisan cerdas, koreksi otomatis ejaan, dan saran tata bahasa, Interoperabilitas dengan Microsoft Office, dan Pencitraan merek khusus untuk dokumen.
- Slide: Berkolaborasi dalam presentasi
- Formulir: Bangunan survei yang mencakup analisis yang lebih mudah dengan pengisian cerdas, pembersihan cerdas, dan Jawaban, formulir templat merek khusus
- Menyimpan: Tangkap ide dengan catatan kolaboratif
- Situs: Berkolaborasi saat membangun situs
- Arus: Jejaring Sosial untuk organisasi Anda di mana karyawan dapat berkomunikasi dan terlibat satu sama lain
Aplikasi Tambahan di Google Workspace
Bergantung pada Edisi Google Workspace Anda atau pembelian tambahan, Google Workspace juga menawarkan aplikasi ini kepada pelanggan.
- Domain: Pendaftaran domain dengan pendaftaran dan konfigurasi Google Workspace terintegrasi
- Pencarian Awan: Penelusuran cerdas di seluruh Google Workspace Anda (data pihak pertama & ketiga)
- Grup dan Grup untuk Bisnis: Daftar email dan manajemen akses
- Kubah: Retensi data, arsip, dan eDiscovery
- Jamboard: Papan tulis digital kolaboratif yang bahkan dapat Anda gunakan dalam rapat
- Suara: Panggilan Suara Cerdas dengan sistem telepon virtual yang berfungsi di semua perangkat dan web
- Skrip Aplikasi: Tingkatkan kecanggihan Google Apps seperti Kalender, Documents, Drive, Gmail, Spreadsheet, dan Slide dengan Apps Script. Anda dapat memublikasikan skrip ke seluruh dunia atau merahasiakannya untuk domain Anda.
- Lembar Aplikasi: Bangun aplikasi tanpa kode
- Kelas: Ruang belajar terstruktur untuk guru dan siswa
- Add-on: Integrasikan aplikasi pihak ketiga dan pengaya Apps Script
Google Workspace juga menawarkan perangkat keras untuk Google Meet, Panggilan suara, dan Jamboard. Perangkat keras ini memungkinkan organisasi yang saat ini memilih model hibrida – di kantor dan bekerja dari pendekatan rumah – untuk bekerja secara efektif.
Google juga akan segera meluncurkan mode Companion di Google Meet untuk mendorong kesetaraan kolaborasi di tempat kerja hybrid. Ini untuk organisasi di mana hanya sedikit orang yang berada di ruang konferensi saat terhubung dengan orang lain dari jarak jauh.
Mode pendamping memberi orang-orang di ruang konferensi ubin video mereka sendiri dan akses ke fitur lain Google Meet seperti angkat tangan, polling, dll. di layar mereka sambil memanfaatkan yang terbaik dari audio dalam ruangan dan kemampuan konferensi video lainnya yang Meet Hardware penawaran.
Cara Menggunakan Google Workspace
Pengalaman Google Workspace berbeda untuk pengguna berbayar (terutama admin) dan gratis, dan dengan demikian, belajar menggunakannya adalah dua kurva yang sama sekali berbeda. Untuk pengguna akhir Workspace, menggunakan aplikasi di Google Workspace sangat mirip, kecuali untuk fitur eksklusif.
Untuk mengakses aplikasi yang tersedia untuk akun Google Worskapce Anda, buka ikon menu 'Google Apps' dari layanan Google mana pun. Menu akan mencantumkan semua aplikasi yang tersedia untuk Anda gunakan.
Berikut tipnya. Baik Anda pengguna Google Workspace gratis atau berbayar, Google menawarkan pintasan cepat '.baru' yang dapat Anda masukkan langsung di bilah alamat browser Anda dan itu akan membuat item baru dari aplikasi itu.
- cal.new – Buat acara Kalender baru
- doc.new – Buat dokumen Google
- meet.new – Mulai rapat baru di Google Meet
- sheet.new – Buat Google Sheet baru
- slide.new – Buat slide baru
- form.new – Buat formulir baru
- keep.new atau note.new – Memulai catatan baru
- site.new – Buat situs baru
- jam.new – Mulai papan tulis baru
Menggunakan Google Workspace sebagai Pengguna Berbayar
Untuk memulai Google Workspace, buka workspace.google.com. Klik tombol 'Memulai' atau 'Mulai Uji Coba Gratis', tergantung pada apa yang Anda lihat di layar. Untuk bisnis kecil, Business Starter atau Business Standard mungkin merupakan cara yang tepat. Google menawarkan uji coba gratis selama 14 hari sehingga Anda memiliki banyak waktu untuk memahami dan melihat apakah Google Workspace cocok untuk Anda. Batalkan uji coba Anda sebelum 14 hari habis, dan Anda tidak akan dikenakan biaya untuk berlangganan.
Jika Anda adalah tim yang terdiri dari satu orang dan tinggal di salah satu negara yang didukung, Anda dapat mencoba Google Workspace Individual dengan membuka di sini.
Catatan: Google Workspace Individual tidak mendukung alamat email khusus.
Karena Google Workspace ditujukan untuk bisnis, Anda secara otomatis menjadi admin untuk organisasi Anda saat menyiapkannya. Namun saat menambahkan pengguna baru di organisasi, Anda dapat menjadikan orang lain sebagai admin.
Masukkan nama bisnis Anda, jumlah karyawan, dan negara Anda dan klik 'Berikutnya'.
Kemudian, berikan informasi kontak Anda dan klik 'Berikutnya'.
Sekarang, Anda harus memilih apakah Anda memiliki domain atau tidak. Jika Anda memilikinya, klik opsi 'Tidak, saya punya satu' dan Anda dapat memasukkan domain yang sudah Anda miliki dan menggunakannya. Anda harus memverifikasi bahwa Anda adalah pemilik domain ini sebelum benar-benar dapat mulai menggunakannya. Jika tidak, Anda dapat membelinya menggunakan Google Domains. Klik opsi 'Ya, saya punya satu yang dapat saya gunakan'. Jika Anda tidak memiliki domain, Anda juga dapat membelinya dari tempat lain selain Google Domains, tetapi ketika Anda membelinya melalui Google, Anda tidak perlu melalui proses verifikasi.
Kemudian, Anda harus membuat nama pengguna untuk akun Google Workspace Anda. Ini akan menjadi alamat email bisnis pertama untuk domain Anda. Anda dapat membuat lebih banyak alamat bisnis untuk tim Anda nanti setelah menyiapkan Google Workspace. Buat kata sandi lalu klik 'Setuju dan lanjutkan'.
Google Workspace Anda disiapkan dengan akun Google bisnis. Klik 'Buka Penyiapan' dan Anda dapat mengelola Google Workspace untuk organisasi Anda dari konsol admin.
Setelah memverifikasi domain, Anda dapat menambahkan pengguna baru ke organisasi dan menyiapkan aplikasi seperti Gmail dari konsol admin. Tetapi jika Anda tidak ingin melakukan semua itu segera, Anda dapat melewatinya untuk saat ini dan melakukannya dari Google Admin kapan saja nanti.
Mengelola Google Workspace
Sebagai admin, Anda dapat mengelola dan mengontrol Google Workspace dari konsol admin. Baik Anda ingin menambah atau menghapus pengguna, mengelola unit organisasi (istilah Google untuk membuat kebijakan untuk organisasi Anda), membuat dan mengelola grup untuk milis dan menerapkan kebijakan, mengelola aplikasi mana yang dapat diakses oleh pengguna di domain Anda dan dari perangkat apa, dan semuanya jika tidak, konsol admin adalah tempat Anda akan menemukannya.
Untuk mengakses konsol admin, buka admin.google.com dan masuk dengan akun Google Workspace Anda. Atau Anda dapat mengaksesnya dari menu 'Aplikasi' dari layanan Google apa pun. Klik ikon 'Google Apps' dari hampir semua layanan Google tempat Anda masuk (google.com, gmail.com, dll.)
Kemudian, klik opsi untuk 'Admin' dari aplikasi. Opsi untuk 'Admin' hanya tersedia untuk pengguna Workspace yang merupakan admin untuk organisasi.
Beranda konsol admin akan terbuka. Menu navigasi yang dapat dilipat di sebelah kiri memungkinkan Anda menelusuri semua opsi untuk mengelola Google Workspace untuk organisasi Anda dengan cepat.
Menambahkan Pengguna ke Organisasi Anda
Setelah Anda menyiapkan Google Workspace untuk organisasi Anda, langkah terpenting adalah menambahkan pengguna ke organisasi Anda. Sama seperti membuat alamat bisnis untuk Anda sendiri, Anda harus membuat nama pengguna dan kata sandi untuk pengguna lain yang ingin Anda tambahkan dan bagikan kredensial dengan mereka. Anda juga harus menetapkan lisensi agar mereka dapat menggunakan layanan.
Buka konsol admin Anda dan klik opsi 'Direktori' dari menu navigasi di sebelah kiri.
Beberapa opsi akan diperluas di bawahnya. Klik 'Pengguna' dari opsi yang tersedia.
Kemudian, pilih unit organisasi dari 'Semua organisasi' tempat Anda ingin menambahkan pengguna. Klik tombol 'Tambahkan pengguna baru' untuk menambahkan pengguna satu per satu jika Anda tidak memiliki tim yang besar.
Masukkan informasi pengguna: nama depan dan belakang mereka, lalu email utama mereka. Workspace akan menyarankan nama pengguna untuk email utama yang akan berbeda dari semua email yang ada di domain Anda; Anda dapat menggunakannya atau memasukkannya sendiri.
Jika organisasi Anda memiliki lebih dari satu domain, Anda dapat memilih domain lain. Klik panah bawah di samping tanda @ dan pilih domain dari menu tarik-turun.
Kemudian, masukkan email sekunder untuk pengguna. Email sekunder dapat berupa email pribadi mereka tempat mereka akan menerima detail akun. Anda juga dapat memasukkan alamat email Anda sendiri untuk menangkap informasi login dan meneruskannya kepada mereka nanti.
Kemudian, klik panah di samping ‘Kelola kata sandi pengguna, unit organisasi, dan foto profil. Menyetel foto profil atau mengedit unit organisasi bersifat opsional.
Tetapi Anda harus mengatur kata sandi untuk pengguna baru. Anda dapat membuat kata sandi secara otomatis, atau memasukkan kata sandi Anda sendiri. Untuk meminta pengguna menyetel sandi baru saat mereka masuk, Anda harus mengaktifkan opsi tersebut.
Setelah Anda menambahkan semua informasi, klik tombol 'Tambahkan Pengguna Baru'.
Asalkan nama pengguna tidak berbenturan dengan nama pengguna yang ada, pengguna baru akan berhasil ditambahkan. Jika tidak, Anda akan mendapatkan prompt yang meminta Anda untuk memperbaiki konflik.
Sekarang, yang tersisa hanyalah membagikan kredensial login dengan orang yang dituju dan mereka dapat mulai menggunakan Google Workspace. Jika Anda meminta pengguna untuk mengubah sandi setelah masuk, mereka memiliki waktu 48 jam untuk mengubah sandi. Ketika waktunya habis, tautan reset akan kedaluwarsa, dan Anda (admin) harus membuat kata sandi baru untuk mereka.
Untuk pengguna baru, diperlukan waktu hingga 24 jam agar semua layanan Google Workspace aktif. Jika Anda mencoba mengakses layanan selama periode ini, Anda mungkin mendapatkan pesan bahwa Anda tidak memiliki akses.
Menambahkan Pengguna secara Massal
Untuk organisasi besar, Anda juga dapat menambahkan pengguna secara massal dan ada banyak opsi untuk melakukannya. Bergantung pada jenis organisasi Anda, Anda dapat memilih apa yang tepat untuk Anda.
- Tambahkan pengguna dari file CSV
- Gunakan API Direktori Admin SDK jika Anda tahu pemrograman
- Sinkronkan data dari server LADP Anda, seperti Microsoft Active Directory
- Bermigrasi dari HCL Notes ke Google Workspace
- Tambahkan pengguna dengan Akun Google yang ada
Sebelum menambahkan pengguna secara massal ke Google Workspace, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki cukup lisensi. Jika tidak, beli lebih banyak jika paket Anda memungkinkan.
Jadikan Pengguna sebagai Admin
Anda dapat menjadikan pengguna lain di organisasi sebagai admin super. Secara default, orang yang membuat dan menyiapkan Google Workspace untuk organisasi adalah admin super. Admin super memiliki akses penuh ke tugas pengelolaan organisasi Anda, jadi hanya berikan peran ini kepada orang yang Anda percayai. Untuk tanggung jawab terbatas, Anda dapat menetapkan mereka peran admin tertentu seperti Admin Grup, Admin Manajemen Pengguna, Admin Meja Bantuan, Admin Layanan, dll.
Dari menu navigasi di sebelah kiri, klik opsi 'Direktori' dan pilih 'Pengguna' dari daftar yang diperluas. Temukan pengguna dari daftar pengguna dan klik nama mereka.
Halaman akun mereka akan terbuka. Gulir ke bawah dan klik opsi untuk 'Peran dan hak istimewa Admin'.
Kemudian, klik opsi untuk peran 'Admin Super'.
Ini akan menampilkan sakelar di sebelah semua peran yang tersedia sebelumnya. Untuk menjadikannya admin super, aktifkan sakelar di sebelahnya. Untuk menetapkan mereka peran admin tertentu, aktifkan sakelar di sebelah peran yang diinginkan. Anda juga dapat membuat peran khusus jika peran yang dibuat sebelumnya tidak sesuai dengan keinginan Anda.
Dan ta-da! Anda memiliki orang lain untuk berbagi tanggung jawab admin dengan Anda.
Menggunakan Google Workspace sebagai Pengguna Gratis
Untuk mengaktifkan pengalaman terintegrasi yang ditawarkan Google Workspace untuk akun gratis, buka akun Gmail Anda dan klik ikon 'Setelan' di sudut kanan atas.
Panel pengaturan cepat akan muncul di sebelah kanan. Klik 'Lihat semua pengaturan'.
Kemudian, pilih tab 'Obrolan dan Bertemu' dari opsi pengaturan.
Di Obrolan, pilih 'Google Chat', bukan 'Hangouts Klasik'.
Spanduk selamat datang mungkin muncul. Klik 'OK' untuk melanjutkan.
Kemudian, klik ‘Simpan perubahan’.
Gmail akan dimuat ulang dan kini Anda akan mendapatkan pengalaman terintegrasi baru dengan Obrolan dan Ruang di Gmail.
Salah satu tambahan terbaik yang disertakan dengan Google Workspace adalah Room (segera menjadi Spaces) di Google Chat. Kamar adalah pusat komunikasi dan kolaborasi. Anda dapat mengobrol dengan anggota ruang, berbagi file, menetapkan tugas, dan melakukan lebih banyak lagi, semuanya di satu tempat dengan Ruang. Jika Anda pernah menggunakan Microsoft Teams, Ruangan seperti saluran Teams.
Anda juga dapat membuka file di Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide langsung di Ruangan dan mengerjakannya langsung di sana. File apa pun yang Anda unggah ke Ruang selalu mudah diakses dari tab 'File'. Dan Anda dapat melacak tugas yang perlu dilakukan tim dan menugaskannya kepada orang-orang dari tab 'Tugas'.
Untuk mempelajari cara menggunakan Ruangan di Google Chat, buka di sini.
Mempertimbangkan cara kerja yang telah sepenuhnya berubah tahun lalu, Google Workspace membawa perubahan yang sangat dibutuhkan untuk membuat kolaborasi menjadi lancar, baik Anda bekerja dari jarak jauh atau tidak. Dan dengan Google Workspace untuk semua orang, Anda bahkan dapat menggunakannya untuk mengatur kehidupan pribadi Anda.