Kewalahan dengan banyaknya fitur yang tersedia di Google Chat Spaces? Butuh panduan cepat dan mudah? Nah, Anda baru saja dilayani!
Sejak pandemi ini terjadi, komunikasi yang efektif menjadi tantangan utama bagi hampir setiap organisasi. Meskipun kita benci untuk mengakuinya, kita semua bersalah karena komunikasi yang buruk, dalam satu atau dua cara. Terlalu banyak komunikasi mencegah pekerjaan apa pun untuk diselesaikan atau terlalu sedikit komunikasi membuat pekerjaan yang salah disampaikan.
Nah, Spaces adalah jawaban Google untuk masalah komunikasi ini. Spaces selalu menjadi tempat tujuan ketika tim membutuhkan ruang sentral tempat orang dapat berbagi file, menetapkan tugas, dan tetap terhubung untuk proyek jangka panjang.
Dengan Gmail yang memiliki jangkauan 1,8 miliar orang, tidak ada platform kolaborasi lain yang bisa menandingi persaingan. Ini berguna ketika Anda ingin berkolaborasi dengan sumber daya eksternal untuk berkolaborasi dalam suatu proyek, dan tidak ada yang harus mengunduh aplikasi lain terutama untuk melacak proyek tunggal itu.
Populasi platform yang sangat besar ini juga bisa menjadi alasan mengapa Google memutuskan untuk mempertahankan batas anggota di 'Ruang' menjadi 8.000 orang.
Entah Anda baru saja bergabung dengan platform yang terus berkembang ini atau Anda ingin kursus penyegaran cepat tentang fitur-fiturnya, panduan ini menyajikan semuanya.
Buat Space di Google Chat Spaces
Pertama, buka chat.google.com dan masuk ke akun Anda. Untuk membuat Space, ketuk ikon '+' di tab 'Spaces'. Kemudian klik opsi 'Buat ruang'.
Sekarang, beri nama yang sesuai untuk ruang tersebut. Anda juga dapat dan memilih ikon/emoji jika Anda mau. Selanjutnya, ketik nama atau alamat email orang yang ingin Anda tambahkan ke ruang khusus ini.
Setelah Anda selesai menambahkan orang, ketuk tombol 'Buat' untuk membuat Space.
Bergabung dengan Space di Google Chat Spaces
Kemungkinannya adalah, lebih dari sekadar membuat Space, Anda akan bergabung dengannya. Jadi, penting untuk mengetahui di mana mencari undangan.
Untuk bergabung dengan Space, buka ikon '+' di tab Spaces dari sidebar. Kemudian, klik opsi 'Jelajahi ruang' dari daftar.
Sekarang, Anda akan melihat semua grup yang Anda minta untuk bergabung. Klik ikon '+' pada tab Space tertentu untuk bergabung. Anda juga dapat mencari undangan tertentu dengan mengetikkan nama spasi di bidang 'Nama spasi'.
Pratinjau Ruang Sebelum Bergabung
Mungkin ada undangan Space yang tidak Anda kenal atau hanya ingin melihat peserta dan pesannya sebelum membuat keputusan.
Untuk melihat pratinjau Ruang sebelum bergabung, buka opsi 'Jelajahi Ruang' dengan memilih ikon '+' dari bilah sisi.
Sekarang, saat Anda mengarahkan kursor ke nama Space, Anda akan dapat melihat opsi 'Pratinjau'. Klik opsi 'Pratinjau' untuk melihat sekilas Space.
Anda akan dapat 'Bergabung' atau 'Blokir' ruang dari opsi yang tersedia dari sudut kanan bawah jendela Pratinjau.
Untuk melihat daftar lengkap anggota yang ada di Space. Klik pada ikon karat terbalik yang terletak tepat di samping nama grup. Kemudian, pilih opsi 'Lihat anggota' dari daftar drop-down.
Anda akan dapat melihat daftar anggota yang hadir, serta anggota yang diminta untuk bergabung.
Memeriksa Undangan Spam
Sama seperti email, beberapa undangan Space yang sah mungkin berakhir di daftar spam. Pastikan untuk memeriksanya ketika Anda tidak dapat menemukan undangan yang Anda harapkan.
Sama seperti langkah sebelumnya, pilih opsi 'Jelajahi spasi' dari daftar dari bilah sisi.
Sekarang, klik menu kebab (tiga titik vertikal). Kemudian, klik opsi ‘Undangan spam’ untuk melihat semua undangan yang berakhir sebagai spam.
Menyebut Seseorang di Google Chat Space
Hampir selalu Ruang Obrolan Google Anda akan memiliki banyak orang, dan Anda tidak bisa begitu saja mengirim pesan tanpa menyebut orang yang bersangkutan. Jadi untuk mengontrol kekacauan, Anda dapat mengarahkan pesan Anda ke orang tertentu.
Untuk menyebut orang tertentu, ketik '@' lalu nama mereka. Anda juga dapat memilih orang yang bersangkutan dari daftar pop-up dengan menekan Memasuki atau mengklik opsi.
Berbagi file di Google Chat Spaces
Berbagi file di Space sangat berguna dan fitur penting untuk dimiliki karena berguna dalam berbagai situasi.
Unggah File Lokal
Pertama, buka 'ruang' yang ingin Anda unggah file. Selanjutnya, klik ikon 'panah ke atas' dari bagian bawah layar.
Sekarang, telusuri file dari drive yang ingin Anda bagikan. Klik dua kali pada file untuk memilihnya.
Setelah dipilih, Anda dapat menambahkan beberapa informasi tekstual untuk memberikan konteks untuk file atau menekan tombol kirim untuk berbagi file dengan semua orang.
Tambahkan File dari Drive
Pertama, buka 'ruang' yang ingin Anda unggah file. Setelah itu, klik ikon 'Drive' dari sudut kanan bawah layar.
Sekarang, telusuri file dari drive yang ingin Anda bagikan. Klik dua kali pada file untuk memilihnya.
Setelah dipilih, Anda dapat menambahkan beberapa informasi tekstual untuk memberikan konteks untuk file atau menekan tombol kirim untuk berbagi file dengan semua orang. Google Chat Spaces akan secara otomatis memperbarui preferensi file sehingga semua orang dapat melihatnya.
Buat Dokumen Baru
Anda dapat membuat dokumen baru langsung dari jendela obrolan Space. Ini akan disimpan ke Drive Anda dan akan langsung dibagikan dengan anggota Space saat ini.
Untuk membuat dokumen baru untuk Space. Klik ikon 'Buat dokumen baru' dari bagian kanan bawah jendela obrolan.
Anda akan dapat memilih jenis dokumen yang ingin Anda buat. Opsinya mencakup Google Spreadsheet, Dokumen, dan Slide. Klik pada opsi pilihan Anda.
Selanjutnya, masukkan nama untuk dokumen yang dibagikan dan klik tombol 'Bagikan' untuk membagikan dokumen.
Setelah itu, dokumen akan terbuka dalam tampilan berdampingan dengan obrolan untuk menawarkan pengalaman kolaboratif yang maksimal.
Menemukan File di Obrolan
Anda sering ingin menemukan file dengan cepat dan perlu melihat pesan yang dibagikan dengannya. Yah, Google tidak akan membiarkan Anda menggulir ratusan pesan.
Dari jendela obrolan Ruang tertentu, Buka tab 'File' yang terletak di bagian atas layar.
Anda akan dapat melihat daftar semua file yang dibagikan di Space. Sekarang, klik opsi 'Lihat dalam obrolan' yang ada di sisi paling kanan dari file tertentu.
Tambahkan dan Tetapkan Tugas di Google Chat Spaces
Menambahkan dan menetapkan tugas adalah fitur hebat dari Google Chat Spaces. Mari jelajahi secara detail.
Untuk membuat tugas, buka tab 'Tugas' dari bagian atas layar.
Sekarang, klik opsi 'Tambahkan tugas ruang' untuk menambahkan tugas. Atau, Anda dapat menekan Memasuki untuk membuat tugas juga.
Catatan: Bagian Tugas mendukung pintasan keyboard untuk sebagian besar tindakan. Untuk membuka daftar pintasan yang didukung, tekan Ctrl+/.
Selanjutnya, berikan tugas itu judul yang sesuai dan tambahkan beberapa detail tentangnya, jika ada. Anda dapat menekan Memasuki untuk menyisipkan baris baru di bagian detail.
Sekarang, tekan tab atau klik opsi 'Tambahkan tanggal/waktu' untuk menetapkan tenggat waktu untuk tugas Anda.
Setelah itu, pilih tanggal dan waktu untuk menyelesaikan tugas, lalu klik 'OK' untuk mengonfirmasi.
Catatan: Untuk membatalkan tindakan apa pun, tekan Ctrl+Z
Sekarang, tekan tab atau klik 'Tugaskan' untuk menetapkan penerima tugas untuk tugas tersebut.
Sekarang, masukkan nama atau alamat email orang yang ingin Anda tetapkan tugas.
Setelah itu, tekan tab kemudian Memasuki. Jika tidak, klik 'Tambahkan Tombol' untuk menambahkan tugas.
Hapus Tugas
Untuk menghapus tugas, tekan ikon 'Tempat sampah' di sisi paling kanan item tugas dari daftar.
Sekarang, klik hapus untuk mengonfirmasi penghapusan tugas yang dipilih.
Menyortir Tugas
Tugas juga dapat diurutkan agar memiliki keterlihatan yang lebih baik dan memberikan keterlacakan yang relatif lebih banyak.
Untuk mengurutkan tugas, buka tab 'Tugas' dan klik menu kebab (tiga titik vertikal). Selanjutnya, pilih Tanggal, Penerima Tugas, atau Urutan Ruang untuk melihat tugas dalam urutan tertentu itu.
Menambahkan Acara Kalender di Google Chat Spaces
Acara kalender dapat melayani banyak tujuan. Biarlah untuk rapat umum tim, atau tenggat waktu yang akan datang, atau hari pendirian organisasi. Fitur acara kalender tidak akan pernah mengecewakan Anda.
Untuk menambahkan acara kalender. Klik ikon 'Kalender' dari bagian bawah jendela obrolan Spaces.
Sekarang, ketuk ikon karat untuk membuka semua yang dapat dikonfigurasi untuk acara kalender.
Untuk mengatur tanggal dan waktu acara kalender, klik pada tanggal atau waktu masing-masing untuk mengatur setiap komponen satu per satu.
Jika acara yang Anda tambahkan adalah acara yang berulang, klik opsi 'Tidak berulang' untuk mengatur pengulangan acara dari drop-down.
Untuk menambahkan lebih banyak Space atau orang untuk acara tersebut, klik opsi 'Tambahkan tamu' dan ketik nama Space atau alamat email untuk orang yang ingin Anda tambahkan.
Untuk mengatur tingkat izin untuk tamu Anda, ketuk opsi 'Izin tamu' untuk melihat izin yang diberikan. Centang atau hapus centang item yang sesuai dari daftar untuk memberikan atau menolak akses ke tamu.
Sekarang, jika itu adalah pertemuan di luar ruangan di lokasi tertentu. Anda juga dapat memilih lokasi dari opsi 'tambah lokasi'.
Jika Anda ingin menyertakan tautan untuk Google Meet, karena sebagian besar dunia terkunci atau tidak aman untuk keluar. Klik opsi 'Tambahkan konferensi video Google Meet', dan tautan untuk rapat akan disertakan dengan undangan yang dikirimkan ke semua tamu.
Setelah itu, jika Anda ingin menambahkan beberapa informasi mengenai pertemuan seperti meminta semua orang untuk membawa laptop mereka untuk pertemuan di luar ruangan atau hanya ikhtisar topik pertemuan. Anda dapat melakukannya dengan mengeklik dan memasukkan detail di opsi 'Tambahkan deskripsi'.
Selanjutnya, jika Anda tidak ingin orang lain melihat rapat ini di kalender Anda atau ingin menyembunyikan peserta karena sifat rahasia rapat. Anda dapat melakukannya dengan mengklik opsi 'Visibilitas' dan mengubahnya menjadi 'Pribadi' untuk menyembunyikan rapat dan peserta.
Terakhir, Anda juga dapat mengatur waktu untuk mengirimkan pengingat rapat kepada semua tamu. Pilih opsi pilihan Anda dari daftar drop-down.
Sekarang, klik 'Simpan dan Bagikan' dari sudut kanan bawah panel.
Selanjutnya, untuk mengirimkan surat undangan kepada peserta, klik opsi ‘Kirim’. Jika Anda tidak ingin mengirim undangan, klik opsi 'Jangan kirim' atau jika Anda ingin mengubah sesuatu, klik opsi 'Kembali ke pengeditan'.
Buat/Gabung Rapat Google Meet dari Google Chat Spaces
Bertemu dari Google sangat andal dan terutama di saat-saat seperti ini, salah satu alternatif terbaik untuk melakukan diskusi tatap muka tanpa rekan kerja. Sejak pembaruan Google Chat, Meet telah terintegrasi dengan indah dengan Spaces untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi peralihan aplikasi.
Ada dua cara untuk menggabungkan Google Meet di Space Anda. Mari kita periksa keduanya.
Bertemu dari Obrolan dalam Satu Klik
Ada situasi di mana Anda tidak bisa menunggu sampai malam atau hari berikutnya untuk membahas perkembangan terbaru dari proyek tersebut. Baik itu umpan balik dari klien pada modul tertentu atau Anda baru saja menemukan bug utama. Memanggil Meet semudah itu.
Untuk Rapat dadakan, buka jendela Obrolan di Space tertentu. Kemudian, tambahkan beberapa konteks tekstual sehingga orang dapat mempersiapkan diri secara mental untuk melakukan hal itu sepanjang malam.
Sekarang, klik ikon camcorder dari sudut kanan bawah jendela. Setelah itu, tekan kirim untuk mengirimkan tautan untuk bergabung ke Meet.
Tambahkan Meet ke Acara yang Ada
Kami tahu apa yang akan Anda katakan, kami baru saja menunjukkan cara untuk memasukkan Google Meet saat membuat acara kalender baru. Namun bagaimana jika Anda sudah membuat acara dan sekarang ingin menyisipkan link Meet? Nah, baca bersama.
Untuk menambahkan link Google Meet ke acara yang ada. Klik ikon 'Kalender' yang ada di bagian paling kanan layar tepat di bawah ikon akun Anda.
Sekarang, klik acara yang ada yang ingin Anda tambahkan tautan Google Meet.
Selanjutnya, klik ikon 'Edit acara' untuk membuka konfigurasi acara.
Setelah itu, klik opsi ‘Tambahkan konferensi Google Meet’ untuk menambahkan tautan Meet.
Sekarang, klik 'Simpan' untuk mengonfirmasi perubahan Anda.
Setelah itu, Anda dapat memilih untuk mengirim undangan ke semua tamu dengan informasi terbaru. Untuk melakukan itu, klik opsi 'Kirim'. Anda juga dapat menambahkan beberapa konteks untuk menambahkan link Meet, sehingga peserta akan mengetahui alasan mereka menerima undangan sekali lagi.
Kiat Cepat Ruang Obrolan Google
Berikut ini beberapa kiat cepat untuk Google Chat Spaces. Kiat-kiat ini akan membantu Anda menggunakan Spaces lebih efisien dari sebelumnya karena Anda akan terbiasa dengan setiap sudut dan sudutnya.
Ubah Nama Ruang dan Emoji
Pertama, ketuk nama Spaces dari bagian atas layar. Kemudian, klik opsi 'Edit nama & emoji'.
Mengelola Notifikasi Ruang
Ada kalanya Space sangat cerewet atau ratusan pesan masuk dan menghambat produktivitas Anda.
Beri tahu lebih sedikit
Untuk hanya menerima notifikasi saat Anda disebutkan. Klik menu kebab (tiga titik vertikal) yang terletak di sebelah nama Spasi di sidebar. Selanjutnya, klik opsi 'Pemberitahuan' dari daftar.
Sekarang, klik opsi 'Beri tahu lebih sedikit' untuk hanya menerima pemberitahuan saat Anda disebutkan. Selanjutnya, klik simpan untuk mengonfirmasi perubahan Anda.
Matikan Notifikasi
Anda juga dapat sepenuhnya mematikan notifikasi untuk Space tertentu. Namun, Google akan mengirimi Anda email untuk setiap sebutan yang belum dibaca.
Pertama, klik menu kebab (tiga titik vertikal) yang terletak di sebelah nama Spasi di sidebar. Setelah itu, klik opsi 'Pemberitahuan' dari daftar.
Selanjutnya, klik opsi 'Notifikasi nonaktif' dan tekan simpan untuk mengonfirmasi perubahan Anda.
Lihat Anggota Online Saat Ini
Jika suatu saat muncul kebutuhan untuk melihat anggota Space mana yang sedang online. Google memiliki ketentuan tambahan untuk itu.
Dari jendela obrolan Space, klik nama Space. Kemudian, Klik opsi lihat anggota dari daftar.
Sekarang, untuk mengidentifikasi anggota yang sedang online, lihat titik hijau di samping nama mereka dalam daftar.
Buka File Bersama dalam Tampilan Berdampingan di Obrolan
Ada kalanya Anda ingin melihat file yang dibagikan di Google Chat Space dan membuka jendela obrolan untuk mengambil keputusan cepat di sepanjang baris yang sama.
Untuk membuka file dalam tampilan berdampingan, cari file dalam obrolan dan klik ikon 'Buka dalam obrolan' untuk membuka dokumen dan juga menyematkan jendela obrolan di samping.
Minimalkan Jendela Ruang Obrolan Google
Jendela obrolan Google Space secara default terbuka maksimal. Ini dapat menciptakan sedikit ketidaknyamanan saat Anda mencoba melakukan lebih dari satu percakapan. Namun, Anda dapat meminimalkan dan mengubah ukuran sesuai kebutuhan Anda.
Untuk meminimalkan jendela obrolan di ruang tertentu, klik ikon panah ke dalam.
Obrolan luar angkasa sekarang akan diminimalkan dan terletak di bagian bawah layar Anda.
Ubah ukuran Jendela Obrolan
Mengubah ukuran jendela bisa berguna, ketika pesan yang masuk ke Ruang agak panjang dan dengan demikian menjadi sedikit rumit untuk dibaca di jendela yang lebih kecil.
Ubah Ukuran Secara Vertikal
Pada tab yang diperkecil dari Space tertentu, arahkan mouse Anda ke tepi atas jendela. Setelah Anda melihat ikon panah ke atas, klik dan tahan tombol mouse Anda dan seret ke atas untuk mengubah ukuran jendela.
Ubah Ukuran Secara Horizontal
Pada tab yang diperkecil dari Space tertentu, arahkan mouse Anda ke kedua sisi tepi jendela. Setelah Anda melihat ikon panah ke samping, klik dan tahan tombol mouse Anda dan seret ke samping untuk mengubah ukuran jendela.
Ubah Ukuran Secara Diagonal
Pada tab yang diperkecil dari Space tertentu, arahkan mouse Anda ke tepi sudut jendela. Setelah Anda melihat ikon panah diagonal, klik dan tahan tombol mouse Anda dan seret secara diagonal untuk mengubah ukuran jendela.
Sematkan Spasi
Anda selalu dapat menyematkan Space ke atas di bagian Space agar selalu muncul, terlepas dari pesan yang belum dibaca dari kumpulan Spaces Anda.
Untuk menyematkan Spasi, klik menu kebab (tiga titik vertikal) yang terletak tepat di sebelah nama Spasi dan klik opsi 'Pin' dari daftar.
Nah, itu saja yang perlu diketahui tentang Google Chat Spaces. Sekarang, jadilah komunikator yang efisien dan kolaborator yang sama efektifnya.