Undang peserta dengan mudah ke rapat Microsoft Teams terjadwal Anda dan lacak respons mereka.
Rapat virtual bisa melelahkan. Semua orang tahu itu. Jadi sebagai tuan rumah rapat, adalah tanggung jawab Anda untuk memuluskan prosesnya semaksimal mungkin. Sebagian besar dari itu adalah karena tidak mengadakan pertemuan dadakan sepanjang waktu.
Setiap orang memiliki banyak hal di kalender mereka. Dan mendapatkan informasi sebelumnya tidak hanya penuh perhatian tetapi juga profesional. Untungnya, mengundang orang ke rapat Microsoft Teams sangatlah mudah. Saat Anda menjadwalkan rapat di Microsoft Teams, Anda bisa langsung mengundang orang ke rapat.
Catatan: Untuk akun Microsoft Teams Free dan Personal, tidak ada opsi untuk menambahkan peserta saat menjadwalkan rapat. Anda harus mengirim tautan rapat secara manual. Opsi untuk mengirim undangan rapat hanya tersedia untuk akun Microsoft 365.
Buka tab 'Kalender' dari panel navigasi di sebelah kiri.
Klik tombol 'Rapat Baru' di sudut kanan atas layar. Jendela penjadwalan akan terbuka.
Beri judul rapat, lalu pilih waktu dan tanggal untuk acara tersebut. Lalu, buka 'Tambahkan peserta wajib' untuk menambahkan orang yang ingin Anda undang ke rapat. Anda dapat mengundang pengguna dari dalam dan luar organisasi Anda.
Untuk mengundang pengguna dari organisasi Anda, ketikkan nama mereka. Tim akan memberikan saran dari anggota dalam organisasi Anda. Klik nama mereka untuk menambahkannya.
Untuk mengundang pengguna dari luar organisasi Anda, Anda harus memasukkan alamat email lengkap orang tersebut. Tekan tombol enter setelah memasukkan alamat email mereka atau klik saran 'Undang' untuk menambahkan mereka sebagai peserta rapat.
Untuk pengguna yang kehadirannya tidak diperlukan, klik tombol 'Opsional' di akhir kotak teks.
Bidang baru akan berkembang. Masukkan peserta opsional di sini sama seperti yang Anda lakukan dengan peserta wajib. Untuk anggota organisasi, masukkan nama mereka lalu pilih dari saran Teams. Untuk anggota di luar organisasi Anda, masukkan alamat email lengkap.
Teams juga memiliki asisten penjadwalan yang memungkinkan Anda membandingkan kalender Anda dengan kalender peserta lain (untuk siapa saja tersedia) untuk menemukan waktu yang cocok untuk semua orang. Buka tab 'Asisten Penjadwalan' untuk mendapatkan bantuan dari Teams untuk menemukan waktu yang tepat.
Setelah memasukkan semua detail di jendela penjadwal rapat, klik tombol 'Kirim'.
Undangan akan dikirim ke semua peserta rapat (wajib maupun opsional) baik ke kotak surat Outlook mereka (untuk orang-orang dalam organisasi) atau alamat email mereka (untuk orang luar). Pengguna dapat RSVP ke rapat dan menambahkannya ke kalender mereka menggunakan undangan yang Anda kirim.
Anda dapat melihat RSVP mereka di detail rapat. Untuk melihat detail rapat, klik dua kali rapat dari kalender. Panel untuk 'Pelacakan' ada di sebelah kanan yang menunjukkan status RSVP semua orang.
Anda juga dapat mengundang lebih banyak orang ke rapat setelah awalnya menjadwalkan rapat. Buka detail rapat dari kalender dengan mengklik dua kali, atau memilih 'Edit' dari menu overlay.
Kemudian, tambahkan nama atau alamat email peserta di bagian 'Wajib' atau 'Opsional' dan klik tombol 'Kirim Pembaruan'. Pengguna yang sudah ditambahkan juga akan mendapatkan undangan lagi.
Anda juga dapat membatalkan rapat dan semua orang akan mendapatkan email yang mengabarkan bahwa rapat dibatalkan.
Buka detail rapat dan klik tombol 'Batalkan Rapat' di sudut kiri atas bilah alat detail rapat.
Sebuah kotak dialog akan muncul. Anda dapat menambahkan catatan pembatalan jika Anda memiliki pesan untuk disampaikan kepada peserta. Jika tidak, cukup klik tombol 'Batalkan rapat'.
Dan di sana Anda pergi. Mengirimkan undangan ke rapat Microsoft Teams adalah hal yang mudah. Yang perlu Anda lakukan adalah menambahkan pengguna yang ingin Anda undang ke penjadwal rapat. Microsoft juga membuatnya sangat mudah untuk melacak status undangan Anda atau membatalkan rapat sama sekali.