Ubah status Anda agar semua orang tahu mengapa Anda tidak membalasnya
Orang-orang menggunakan Microsoft Teams untuk komunikasi dan kolaborasi dengan rekan satu tim mereka. Faktanya, sangat banyak pengguna yang sepenuhnya beralih dari email ke Microsoft Teams untuk tujuan komunikasi.
Jadi, wajar jika Anda mencari cara di Microsoft Teams untuk memberi tahu rekan tim Anda saat Anda tidak dapat menerima pesan mereka dan tidak akan dapat membalas, sehingga tidak ada ruang lingkup miskomunikasi. Apakah Anda jauh dari meja Anda selama satu jam, sehari, atau seminggu, apakah Anda keluar untuk makan siang klien, seminar atau Anda sedang pergi berlibur, itu selalu merupakan praktik yang baik untuk membiarkan status Anda mencerminkan itu dan itu adalah persis apa yang dapat Anda lakukan dengan Status 'Di Luar Kantor' di Microsoft Teams.
Jika Anda tidak tahu status apa yang ada di Microsoft Teams, titik hijau/kuning/merah akan muncul di samping Gambar Profil Anda di Microsoft Teams dan menunjukkan kepada sesama anggota tim apakah Anda tersedia untuk koneksi atau tidak.
Jika Anda sedikit bingung dengan opsi status baru ini, itu bukan salah Anda. Seperti yang mungkin Anda perhatikan, opsi Di Luar Kantor bukanlah salah satu opsi standar yang tersedia di fitur 'Status' di Teams. Menetapkan status 'Di Luar Kantor' di Microsoft Teams juga tidak sesederhana mengubah status Anda dari 'Tersedia' menjadi 'Sibuk' atau 'Jangan Ganggu' – sesuatu yang dapat Anda lakukan dalam sekejap.
Dari mana Mengatur Status 'Di Luar Kantor' di Tim?
“Di mana saya mengatur status Di Luar Kantor ini di Teams jika bukan dari opsi Status?” Nah, masalahnya Anda tidak dapat mengatur status Out of Office dari Microsoft Teams sama sekali. Anda memerlukan Outlook untuk melakukannya.
Microsoft Teams menyinkronkan dengan akun Outlook Anda dan mengambil status Di Luar Kantor dari Outlook dan secara otomatis mencerminkannya di akun Teams Anda. Jadi, tidak heran Anda tidak segera menemukan opsi untuk mengatur status. Microsoft tentu tidak membuatnya mudah.
Bagaimana cara mengatur Di Luar Kantor di Outlook?
Untuk mengatur status Di Luar Kantor di Teams, Anda perlu menyiapkan 'Balasan Otomatis' di akun Outlook Anda. Apa itu balasan otomatis? Fitur ini mengirim pesan secara otomatis ke email apa pun yang Anda terima saat aktif. Microsoft Teams melihat saat Anda mengaktifkan balasan otomatis di Outlook, dan mengubah status Anda untuk mencerminkan keberadaan Anda.
Anda dapat menyiapkan balasan otomatis di Outlook dari aplikasi desktop atau web Outlook.
Untuk menyiapkan balasan otomatis dari aplikasi desktop Outlook, buka aplikasi dan klik opsi 'File' di Menu Bar.
Sekarang, klik opsi 'Balasan Otomatis' di layar Informasi Akun.
Kotak dialog untuk menyiapkan balasan otomatis akan terbuka. Saat ini, itu akan menunjukkan 'Jangan Kirim'. Pilih tombol radio untuk 'Kirim Balasan Otomatis'.
Anda juga dapat menentukan rentang waktu untuk mengirim pesan di luar kantor. Centang kotak 'Hanya kirim selama rentang waktu ini' dan pilih tanggal dan waktu.
Anda dapat mengatur pesan khusus untuk membalas pesan yang diterima. Sekarang, jika Anda menggunakan akun organisasi, akan ada dua opsi untuk pesan tersebut. Anda dapat mengatur pesan yang berbeda untuk orang-orang internal dan eksternal organisasi Anda. Untuk akun pribadi, tidak akan ada perbedaan. Terakhir, klik 'OK' untuk menyimpan perubahan.
Setelah mengaktifkan balasan Di Luar Kantor, buka Microsoft Teams. Status Anda akan berubah menjadi Di Luar Kantor, dan pesan yang Anda atur di balasan otomatis juga akan ditampilkan dengan status Anda saat seseorang mengarahkan kursor ke gambar profil Anda.
Untuk menyiapkan balasan otomatis dari Outlook untuk Web, buka outlook.live.com dan masuk dengan akun Anda. Kemudian, klik opsi ‘Pengaturan’ (ikon roda gigi) di sudut kanan atas layar.
Di kotak teks pencarian, ketik 'Out of office' atau 'Automatic Balasan' dan kemudian klik pada hasil pencarian untuk pengaturan Balasan Otomatis.
Kotak dialog untuk balasan otomatis akan terbuka. Nyalakan sakelar untuk 'Balasan Otomatis Aktif'.
Jika Anda ingin mengirim balasan otomatis untuk jangka waktu tertentu, centang kotak 'Kirim balasan hanya selama jangka waktu tertentu' dan tentukan tanggal dan waktu serta atur pesan khusus Anda.
Menyiapkan balasan otomatis adalah cara terbaik untuk mengatur status Di Luar Kantor di Microsoft Teams. Anda dapat mengatur status untuk jangka waktu tertentu, dan juga memiliki pesan khusus yang menjelaskan bersamanya. Tapi itu jelas bukan satu-satunya cara.
Anda juga dapat mengatur status di luar kantor dengan membuat janji temu di kalender Anda dan mengaturnya ke 'Out of Office'. Buka aplikasi desktop Outlook dan alihkan ke kalender, bukan email.
Klik opsi 'Janji Baru' di menu Beranda.
Kotak dialog untuk membuat janji akan terbuka. Buat janji kapan Anda akan keluar dari kantor. Sekarang, klik 'Opsi'.
Dari drop-down di sebelah 'Show as', pilih 'Out of Office' dan simpan janji temu.
Microsoft Teams akan mengubah status Anda menjadi Di Luar Kantor selama Anda mengatur janji temu di Outlook.
Sekarang, Anda dapat menjauh dari meja Anda tanpa khawatir. Semua orang akan dapat melihat status Di Luar Kantor Anda. Dalam obrolan pribadi, peringatan di sisi pengirim akan mengingatkan mereka bahwa Anda berada di luar kantor dan mungkin tidak dapat menghubungi mereka kembali saat itu.