Cara Membuat dan Menggunakan Ruang Breakout di Microsoft Teams

Semua yang perlu Anda ketahui untuk menggunakan Ruang Kerja Kelompok di Microsoft Teams

Ruang Breakout telah menempuh perjalanan yang cukup panjang sebagai bagian dari pengalaman pertemuan virtual, yang sebelumnya jarang menjadi fitur penting. Baik Anda adalah tim jarak jauh yang ingin bertukar pikiran untuk ide-ide dalam kelompok atau guru yang ingin siswa mengerjakan tugas kelompok selama kelas, ruang kerja kelompok ada untuk Anda.

Microsoft Teams juga telah menambahkan fitur ruang kerja resmi ke gudang senjata mereka. Anda tidak lagi harus puas dengan ruang kerja darurat lagi. Saluran yang menyamar sebagai ruang kerja kelompok adalah peretasan yang cerdas, tetapi sekarang saatnya untuk merangkul hal yang sebenarnya sekarang. Fitur Ruang Kerja Kelompok di Microsoft Teams membuatnya sangat mudah untuk melakukan dan mengelola sesi ruang kerja kelompok dalam rapat.

Membuat Ruang Breakout

Hanya tuan rumah/penyelenggara rapat yang dapat membuat dan memoderasi ruang kerja kelompok di Microsoft Teams.

Catatan: Saat ini, fungsionalitas Breakout Room hanya tersedia di aplikasi desktop untuk sistem Windows dan Mac.

Mulai rapat dan buka bilah alat rapat di bagian atas layar. Kemudian, klik opsi 'Ruang Breakout'.

Sebuah jendela kecil untuk membuat ruang kerja kelompok akan muncul. Pertama, pilih jumlah kamar yang Anda inginkan dari menu drop-down. Anda dapat memiliki maksimum 50 ruang kerja kelompok di Teams.

Kemudian, pilih apakah Anda ingin secara otomatis menetapkan peserta ke ruang kerja kelompok atau secara manual. Jika Anda memilih secara otomatis, Teams akan membagi peserta secara merata ke ruang kerja kelompok secara acak. Sebagai ilustrasi, jika ada 6 peserta selain Anda dan 3 ruang kerja kelompok, itu akan menetapkan 2 orang untuk setiap ruang.

Jika Anda memilih secara manual, Anda harus menetapkan satu per satu peserta ke ruang kerja kelompok.

Catatan: Ini adalah satu-satunya waktu Anda dapat memilih untuk secara otomatis menetapkan orang ke ruang kerja kelompok. Setelah Anda memilih secara manual, satu-satunya cara Anda menyelesaikannya adalah dengan membuat ulang ruangan dari awal. Namun jika Anda memilih untuk menetapkan orang secara otomatis, Anda masih dapat menetapkan mereka secara manual dari satu ruangan ke ruangan lainnya.

Terakhir, klik 'Buat Kamar'.

Menugaskan Orang Secara Manual

Saat Anda memilih untuk menetapkan orang secara otomatis, tidak ada lagi yang bisa dilakukan selain mulai menggunakan ruangan. Tetapi ketika Anda memilih sebaliknya, yaitu secara manual, tugas menetapkan orang ke ruangan masih tersisa sebelum Anda dapat menggunakan ruangan tersebut.

Panel ruang kerja kelompok akan muncul di sisi kanan layar. Klik opsi ‘Tugaskan Peserta’.

Daftar peserta yang tersedia untuk ditetapkan akan muncul di bawah opsi. Pilih semua peserta yang ingin Anda tetapkan ke ruangan yang sama dan klik tombol 'Tugaskan'.

Catatan: Orang yang bergabung ke rapat menggunakan perangkat PTSN atau Teams saat ini tidak dapat ditetapkan ke ruang kerja kelompok. Anda dapat menggunakan rapat utama sebagai ruang kerja sama untuk mereka.

Daftar kamar akan muncul. Pilih kamar untuk orang-orang yang telah Anda pilih, dan mereka akan ditugaskan ke ruangan itu. Ulangi langkah di atas sampai semua peserta ditempatkan di ruangan masing-masing.

Menggunakan Ruang Breakout

Kapan pun Anda siap untuk memindahkan peserta ke ruangan, klik opsi 'Mulai Ruangan'. Ini akan secara otomatis memindahkan semua peserta ke ruangan yang telah ditentukan.

Anda juga dapat memulai kamar satu per satu. Pergi ke ruangan itu dan melayang di atasnya. Ikon 'Opsi Lainnya' (menu tiga titik) akan muncul; klik di atasnya. Kemudian, pilih 'Open Room' dari menu.

Anda dapat membuka dan menutup ruang kerja kelompok sebanyak yang Anda inginkan selama rapat.

Bergabung dengan Ruang Breakout

Tuan rumah rapat bukan bagian dari ruang kerja kelompok mana pun, tetapi mereka dapat bergabung dengan ruang mana pun kapan pun mereka mau. Untuk bergabung dengan ruang dan berinteraksi dengan peserta, klik ikon 'Opsi Lainnya' di sebelah ruangan itu dan pilih 'Gabung ke Ruang' dari menu.

Untuk kembali ke rapat, klik tombol 'Keluar'. Ini akan secara otomatis mengembalikan Anda ke rapat.

Setiap kali Anda kembali ke rapat utama dari ruang kerja kelompok, rapat akan ditunda. Ini berlaku untuk penyelenggara dan peserta. Klik tombol 'Lanjutkan' untuk melanjutkan rapat dari akhir Anda. Anda dapat melompat di antara semua ruang kerja sama dengan cara yang sama.

Mengganti Nama Kamar

Ada beberapa pengaturan default di Microsoft Rooms untuk Breakout Rooms yang bisa Anda ubah. Salah satunya adalah nama-nama ruangan. Secara default, kamar-kamar tersebut diberi nama Kamar 1, Kamar 2, dan seterusnya. Untuk mengganti nama ruangan, buka 'Opsi lainnya' dan pilih 'Ganti Nama Kamar' dari menu.

Kemudian, masukkan nama baru dan klik 'Ganti Nama Kamar' untuk menyimpan perubahan. Mengganti nama ruangan menjadi sesuatu yang lebih mudah dikenali membuatnya lebih mudah untuk dimoderasi.

Mengirim Pengumuman ke Kamar

Sebagai moderator, Anda dapat mengirim pengumuman ke ruang kerja kelompok, seperti, memberikan pembaruan waktu, berbagi petunjuk diskusi, ide, sumber daya bermanfaat, dll.

Buka 'Opsi Lainnya' di bagian atas 'Ruang Breakout' dan pilih 'Buat pengumuman' dari menu.

Kemudian ketik pesan Anda dan klik tombol 'Kirim'.

Peserta di ruang breakout akan dapat membaca pengumuman dari obrolan. Obrolan Ruang Kerja Kelompok juga tersedia setelah rapat di daftar obrolan Teams utama Anda.

Menutup Kamar

Anda dapat menutup semua kamar sekaligus, atau menutup masing-masing kamar.

Klik 'Tutup Kamar' untuk menutup semua ruang kerja sama secara bersamaan.

Untuk menutup satu kamar, buka kamar dan klik 'Opsi Lainnya'. Kemudian pilih 'Tutup Kamar' dari menu.

Setelah kembali ke rapat utama, semua orang perlu melanjutkan rapat dari penahanan.

Catatan: Jika Anda ingin mengakhiri rapat utama, penting untuk menutup ruang kerja kelompok terlebih dahulu. Jika tidak, rapat ruang kerja kelompok akan terus berlangsung.

Pengaturan Tambahan

Mematikan Masuk Otomatis ke Ruangan: Secara default, ruang kerja kelompok di Microsoft Teams dikonfigurasi sedemikian rupa sehingga segera setelah Anda memulai ruang, peserta secara otomatis dipindahkan ke ruang tersebut. Tetapi jika Anda tidak ingin entri otomatis, Anda dapat menonaktifkan pengaturan ini. Saat pengaturan dinonaktifkan, peserta malah mendapatkan pesan yang meminta mereka untuk bergabung dengan ruang kerja kelompok saat Anda membukanya. Mereka kemudian memutuskan kapan harus bergabung dengan ruangan dengan mengklik tombol 'Gabung'.

Untuk mematikan pengaturan ini, buka panel Breakout Rooms dan klik 'More Options'. Kemudian, pilih 'Pengaturan Kamar' dari menu. Anda dapat mengakses pengaturan kamar hanya ketika kamar ditutup.

Kemudian, matikan sakelar untuk 'Pindahkan orang ke ruangan secara otomatis'.

Izinkan Peserta Kembali ke Rapat Utama: Konfigurasi default di Microsoft Teams mencegah peserta kembali ke rapat utama atas kemauan mereka sendiri. Mereka hanya dapat bergabung ke rapat yang lebih besar saat Anda, yaitu, penyelenggara rapat, menutup ruang kerja kelompok. Untuk memberi mereka opsi untuk meninggalkan ruang kerja kelompok, aktifkan setelan ini.

Buka ikon 'Opsi Lainnya' dan pilih 'Pengaturan Kamar'. Kemudian, aktifkan sakelar untuk 'Peserta dapat kembali ke rapat utama'. Melakukannya akan menambahkan tombol 'Keluar' ke ruang kerja sama untuk para peserta, seperti yang dimiliki tuan rumah.

Pindahkan Orang Sekitar: Untuk memindahkan seseorang dari satu ruang kerja kelompok ke ruang kerja lainnya, buka ruang tempat orang tersebut berada saat ini dan klik ruang tersebut. Daftar semua peserta dalam ruangan akan muncul.

Pilih nama orang yang ingin Anda pindahkan, dan klik tombol 'Tetapkan'. Kemudian, pilih ruangan lain untuk memindahkannya atau pilih 'Tidak ditetapkan' untuk memindahkannya sepenuhnya dari ruang kerja kelompok.

Tambah dan Hapus Ruangan: Anda juga dapat menambahkan lebih banyak ruangan atau menghapus ruangan saat ini di suatu titik selama rapat.

Untuk menambahkan ruang, buka panel ruang kerja kelompok dan klik opsi ‘Tambah Ruang’. Ruang baru akan dibuat secara instan.

Untuk menghapus kamar, buka kamar dan klik 'Opsi Lainnya'. Kemudian pilih 'Hapus Kamar' dari menu.

Buat Ulang Kamar: Kapan pun Anda ingin menghapus ruang kerja sama yang ada dan memulai dari awal, itu juga mungkin. Buka 'Opsi Lainnya' di bagian atas panel ruang kerja kelompok, lalu pilih 'Buat Ulang Ruang' dari menu. Ruangan yang ada akan dihapus, dan jendela untuk membuat ruangan akan muncul kembali.

Mungkin sulit untuk melakukan diskusi terbuka atau bermakna dalam pertemuan besar, terutama ketika kreativitas dibutuhkan. Ruang Breakout membantu orang melakukan brainstorming secara efisien dalam kelompok yang lebih kecil.